1. Benchmark là gì? Lợi ích và tầm quan trọng của Benchmark ra sao?

1.1. Benchmark là gì?

Benchmark hay Benchmarking là một từ tiếng Anh, dịch nghĩa sang tiếng Việt nghĩa là điểm chuẩn hay thước đo chuẩn. Benchmark chính là tiêu chuẩn, tiêu chí được sử dụng để so sánh, phân tích, đánh giá giữa các bộ phận trong 1 công ty, doanh nghiệp với nhau hoặc so sánh giữa các công ty, doanh nghiệp cùng hoạt động trong 1 lĩnh vực cụ thể.

Ngày này, Benchmark được sử dụng rất nhiều trong các ngành khác nhau, tuy nhiên được sử dụng chủ yếu trong lĩnh vực kinh tế. Khi biết được Benchmark là gì, bạn sẽ có thể đánh giá, so sánh được các sản phẩm, quy trình của công ty, doanh nghiệp và sử dụng các tiêu chí cơ bản để đo lường như chi phí, thời gian, hiệu quả, chất lượng hay sự hài lòng của khách hàng.

Benchmark có mục đích chính là sử dụng để so sánh sự hoạt động kinh doanh trong công ty của bạn với những đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Qua đó, bạn sẽ có những ý tưởng mới để có thể đưa ra phương pháp mới, cải tiến quy trình, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí cần thiết và gia tăng lợi nhuận.

1.2. Benchmark có tầm quan trọng thế nào?

Trong hoạt động tài chính, Benchmark có hai chỉ số quan trọng là Dow Jones và S&P 500, đánh giá và đại diện tổng quan cho thị trường. Đầu tư cá nhân bị ảnh hưởng rất lớn bởi cách thiết lập và xác định các chỉ số đánh giá khác nhau và tùy theo chiến lược, nhiệm vụ cụ thể mà những chỉ số này cũng sẽ khác nhau. 

Khi thực hiện tốt Benchmark, công ty của bạn sẽ phản ánh đúng phong cách, chiến lược của đầu tư và các nhà đầu tư thể hiện được sự kỳ vọng vào lợi nhuận.

Chẳng hạn như, Russell 2000 là chuẩn mực cực kỳ phù hợp trong lĩnh vực cổ phiếu hóa nhỏ ở thị trường trong nước với danh mục đầu tư độc quyền, tuy nhiên nó sẽ không thích hợp với việc đầu tư vào các trái phiếu.

1.3. Benchmark có những lợi ích gì?

1.3.1. Phân tích khả năng cạnh tranh

Khi bạn xác định được các lĩnh vực trong doanh nghiệp cần cải thiện, cũng như có thể so sánh, đánh giá hiệu suất của bạn so với đối thủ cạnh tranh, công ty của bạn sẽ có thể hoạt động hiệu quả, nâng cao gấp nhiều lần. Khi sử dụng Benchmark áp dụng để phân tích khả năng chiến lược của đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp sẽ đạt được lợi thế chiến lược mới và nâng cao được tăng trưởng bình quân trong ngành của mình.

1.3.2. Kiểm tra hiệu năng

Tùy theo mục tiêu bạn muốn đạt được, Benchmark liên quan tới việc xem xét các xu hướng có trong dữ liệu hiện tại và trong tương lai có thể dự đoán các xu hướng mới. Để có thể thành công, Benchmark cần phải diễn ra liên tục và một thuộc tính cố hữu trong quy trình này là kiểm tra hiệu năng.

1.3.3. Cải tiến liên tục và thiết lập mục tiêu

Khi thực hiện Benchmark, cải tiến liên tục là một thuộc tính quan trọng và cần thiết, giúp doanh nghiệp khi hoạt động kinh doanh có thể cải tiến một yếu tố nhất định. Cải tiến cần thực hiện trong thời gian liên tục và không chỉ xảy ra một lần.

Các chỉ số và mục tiêu sau khi thực hiện Benchmark sẽ được thiết lập hiệu quả để cải tiến hiệu suất. Các mục tiêu cần là mục tiêu mang tính khả thi và là mục tiêu mới cần thực hiện.

1.3.4. Khích lệ nhân viên

Trong doanh nghiệp, khi thực hiện Benchmark, các thành viên trong doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về vai trò của mình và tự hào về công việc mà bản thân đang thực hiện. Thông qua đó, hiệu suất làm việc sẽ được nâng cao hơn, dẫn tới chất lượng làm việc trong doanh nghiệp cao hơn.

Bên cạnh đó, khi thực hiện Benchmark, bạn sẽ hiểu được thế mạnh của doanh nghiệp mình và sau đó có thể xem xét cải thiện các quy trình trong doanh nghiệp. Đây chính là cách để bạn biết được bản thân đang có năng lực ra sao và đang ở vị trí nào, qua đó có thể đạt được các mục tiêu cụ thể bằng việc đưa ra kế hoạch và quy trình cần thiết.

2. Những bên liên quan và mức độ áp dụng Benchmark

2.1. Các bên liên quan

Trong Benchmark sẽ có 3 bên liên quan mật thiết tới Benchmark, gồm có:

- Bộ phận kinh doanh: Nhằm đáp ứng mục tiêu đề ra, bộ phận kinh doanh cần tìm kiếm và đưa ra những dịch vụ mới, độc đáo và hiệu quả. Khách hàng thường quan tâm nhất tới việc chất lượng dịch vụ có được cải thiện hay không, bởi vậy thông qua dịch vụ doanh nghiệp, cần phải hỗ trợ kinh doanh.

- Người sử dụng (ví dụ như khách hàng): Những người khi sử dụng các dịch vụ trong doanh nghiệp, trong quá trình thực hiện giao dịch hay tiếp cận các thông tin đều có một mối quan tâm chung là các dịch vụ trong doanh nghiệp được cải tiến ra sao để đáp ứng được các yêu cầu của họ.

- Nhà cung cấp dịch vụ: Trong Benchmark, nhà cung cấp sẽ có mối quan tâm lớn nhất tới việc làm cách nào để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, các vấn đề khác như chi phí, hiệu quả, thời gian cung cấp cũng được quan tâm.

2.2. Các cấp độ trong Benchmark

Trong hoạt động kinh doanh, Benchmark sẽ có 3 cấp độ cơ bản được áp dụng gồm có:

- Cấp độ hoạt động: Cấp độ hoạt động trong Benchmark được áp dụng theo từng đơn vị riêng biệt.

- Cấp độ chức năng: Cấp độ chức năng áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp, giúp các bộ phận trong doanh nghiệp đều nhận được lợi ích.

- Cấp độ chiến lược: Cấp độ chiến lược ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình lập kế hoạch chiến lược, hệ thống của một doanh nghiệp nhất định. Tuy Benchmark không thể mang lại hiệu quả cao bằng cách thắng lợi tức khắc nhưng mang tới cho doanh nghiệp nhiều cơ hội, lợi ích trong thời gian dài.

3. Các bước thực hiện Benchmark

Khi thực hiện Benchmark, bạn có thể tham khảo quy trình dưới đây.

3.1. Lập kế hoạch

Đây chính là giai đoạn đầu tiên khi thực hiện Benchmark, cũng là giai đoạn quan trọng nhất không thể thiếu. Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần đưa ra những điều mà mình muốn sửa đổi, cải thiện, cần so sánh các mục tiêu đạt được với đối thủ cạnh tranh của mình. Sau khi lập kế hoạch hoàn thiện, bạn mới có thể thu thập thông tin hiệu quả.

3.2. Thu thập thông tin

Khi đã hoàn thành bước 1, bạn cần thực hiện thu thập những thông tin cần thiết, các mục tiêu, chiến lược mà đối thủ cạnh tranh đang thực hiện. Chẳng hạn như bạn đang cần cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng trong doanh nghiệp về các dịch vụ của mình thì cần phải nắm vững và hiểu được cách giao tiếp, xử lý cuộc gọi, hiểu được các quy trình liên quan và tìm ra sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp.

3.3. Phân tích dữ liệu

Khi đã có các dữ liệu cần thiết bằng cách thu thập thông tin, bạn cần thực hiện phân tích các nhược điểm, hạn chế mà doanh nghiệp của mình đang gặp phải. Tất nhiên, sẽ chẳng có một doanh nghiệp nào hoàn hảo tất cả mọi thứ, bởi vậy bạn cần sử dụng thái độ khách quan nhất để đánh giá, phân tích. Khi bạn đã phát hiện những nhược điểm đang tồn tại, bạn cần tìm ra các giải pháp để cải thiện chúng hiệu quả nhất.

3.4. Bắt đầu thực hiện

Quá trình nêu ra những điểm yếu, điểm tồn tại của công ty không phải việc dễ dàng, đặc biệt là trong quá trình bạn đề xuất thay đổi những điểm yếu trong doanh nghiệp. Khi bạn thực hiện được các thay đổi cũng như cải thiện được hiệu suất trong doanh nghiệp, quá trình thu thập và phân tích thông tin mới có giá trị, giúp bạn thực hiện được mục tiêu khi thực hiện giai đoạn đầu tiên là lập kế hoạch.

3.5. Giám sát hoạt động

Trong quá trình thực hiện Benchmark, bạn cần phải sát sao từng hoạt động để đảm bảo kế hoạch có thể thực hiện thành công. Các giai đoạn khi thực hiện sẽ chỉ có những mục tiêu, chỉ số để thành công trong một khoảng thời gian nào đó, vì vậy bạn cần phải giám sát thì mới có thể biết được hiệu quả những thay đổi của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào kết quả bạn mong muốn trong doanh nghiệp, thời gian giám sát sẽ khác nhau.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin cần thiết về Benchmark và hiểu được khái niệm Benchmark là gì. Trong hoạt động kinh doanh, Benchmark đóng vai trò vô cùng quan trọng và cực kỳ cần thiết, đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích đáng kể. Bạn có thể tham khảo quy trình thực hiện Benchmark kể trên để có thể thực hiện hiệu quả những kế hoạch, mục tiêu đề ra, tăng khả năng và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.