1. Công việc tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống xã hội. Nhắc đến sự kiện bạn có thể liên tưởng đến những sự kiện lớn được báo đài,truyền hình đưa tin như Seagames, liên hoan tiếng hát truyền hình, các cuộc thi hoa hậu, các sự kiện ra mắt phim, sản phẩm âm nhạc, bộ sưu tập thời trang,...

Những sự kiện nhỏ hơn thường diễn ra ở các doanh nghiệp như các buổi hội thảo, họp báo, khai trương, ra mắt sản phẩm, tổ chức triển lãm. 

Ngoài ra, những hoạt động mang ý nghĩa cộng đồng có sự góp mặt của đông đảo quẩn chúng cũng được xem là sự kiện như cưới hỏi, tiệc sinh nhật,...

Nói về khái niệm sự kiện, bạn có thể hiểu sự kiện chính là hoạt động có mục đích diễn ra tại một địa điểm nhất định, nhằm truyền đạt một ý tưởng nào đó thu hút sự quan tâm của đối tượng tham gia.

Việc làm sự kiện tại TPHCM

2. Các sự kiện điển hình ở Việt Nam

Có nhiều hình thức tổ chức sự kiện khác nhau, mỗi sự kiện cũng sẽ có cách tổ chức đặc thù khác nhau. Người làm trong ngành sự kiện cần phải biết về các sự kiện liên quan đến các lĩnh vực như:

• Bussiness event: sự kiện trong lĩnh vực kinh doanh

• Corporate event: sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như ngày kỉ niệm, hội thảo, hội nghị

• Fundraising events: sự kiện gây quỹ

• Exhibitions: hoạt động triển lãm

• Trade fairs: sự kiện hội chợ thương mại

• Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

• Concerts/ live performances: buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc

• Festive events: liên hoan, lễ hội

• Government events: Các sự kiện như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng

• Meetings: Các buổi gặp gỡ, giao lưu, họp hành

• Seminars: buổi hội thảo chuyên đề

• Workshps: bán hàng

• Conferences: hội thảo

• Conventions: hội nghị

• Social and Cultural events: Các sự kiện về văn hóa, xã hội

• Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

• Marketing Events: Sự kiện liên quan đến marketing

• Promotional events: Sự kiện xúc tiến thương mại

• Brand and product launches: Sự kiện giới thiệu, ra mắt sản phẩm, thương hiệu.

3. Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện tại TPHCM

Nhân viên tổ chức sự kiện phải làm nhiều công việc khác nhau, từ công đoạn chuẩn bị cho sự kiện, đến khi sự kiện diễn ra và sau khi kết thúc sự kiện.

Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện tại TPHCM

3.1. Trước khi sự kiện diễn ra

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện, nhân viên tố chức sự kiện cần phải thực hiện những công việc sau: 

• Tìm hiểu về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện

• Nghiên cứu các yếu tố như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…của sự kiện

• Xác định chủ đề và lập kế hoạch cho sự kiện

• Lên kế hoạch cụ thể tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….

• Bắt đầu thực hiện quá trình xúc tiến và quảng bá sự kiện

3.2. Trong khi thực hiện sự kiện

Sau khi đã chuẩn bị sẵn sàng cho sự kiện, trong thời gian diễn ra sự kiện, nhân viên trong ngành cần làm những công việc cụ thể như:

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

• Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

• Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

3.3. Sau khi kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện, nhân viên tổ chức sự kiện vẫn cần  giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

• Xúc tiến và quảng bá sự kiện

• Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

•  Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

• Chăm sóc khách hàng

4. Yêu cầu đối với nhân viên tổ chức sự kiện

Không phải ai cũng có thể làm việc trong ngành sự kiện, nhiều người mặc dù yêu thích công việc này nhưng cũng không thể theo nghề, lý do là bởi họ không có những tố chất, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc. Vậy muốn gắn bó với công việc này, bạn cần có những tố chất, kỹ năng gì và để làm những kỹ năng đó nổi bật hơn trong CV tổ chức sự kiện của bạn.

Yêu cầu đối với nhân viên tổ chức sự kiện

4.1. Sự sáng tạo

Sự sáng tạo để tạo nên những sự kiện mới lạ, độc đáo, thu hút người xem, người tham dự là tố chất đầu tiên rất cần thiết ở người tổ chức sự kiện. Sự sáng tạo là đặc biệt cần thiết trong giai đoạn lên ý tưởng tổ chức sự kiện, suy nghĩ về concept, cách tổ chức, trang trí,...

Không có sự sáng tạo, các sự kiện sẽ được tổ chức hoàn toàn giống nhau, không có điểm nhấn và không để lại dư vị trong lòng người tham dự.

4.2. Khả năng sắp xếp, tổ chức tốt

Một sự kiện diễn ra suôn sẻ đòi hỏi người làm việc trong ngành phải có khả năng phối hợp nhịp nhàng với những người khác làm việc trong bộ phận. Nếu không có khả năng sắp xếp công việc, đặc biệt là trong giai đoạn thực hiện sự kiện thì mọi thứ sẽ diễn ra bát nháo, lộn xộn, đầy thiếu sót, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng. 

4.3. Khả năng giao tiếp tốt

Người làm việc trong ngành sự kiện cần phải luôn có thái độ vui vẻ, hòa nhã, có kỹ năng giao tiếp tốt không chỉ với khách hàng đến tham dự sự kiện mà còn với các bên liên quan phối hợp tổ chức sự kiện. 

Kỹ năng giao tiếp tốt với thái độ niểm nở sẽ giúp sự kiện diễn ra tốt đẹp hơn, mang lại thiện cảm và ấn tượng tốt hơn với khách hàng. Hơn nữa, kỹ năng giao tiếp tốt cũng giúp người làm việc trong ngành sự kiện dễ dàng giải quyết và xử lí các vấn đề phát sinh một cách suôn sẻ hơn.

4.4. Khả năng làm việc dưới áp lực cao

Lúc nào chúng ta cũng thấy nhân viên tổ chức sự kiện nở nụ cười trên môi với thái độ niềm nở mà không biết họ đang gánh trên vai những trách nhiệm và áp lực công việc rất lớn. Họ phải chịu áp lực từ nhiều phía như phía công ty, khách hàng, đối tác.

Làm thế nào để tổ chức được sự kiện đúng như yêu cầu của công ty, đúng với ngân sách đề ra và đúng với chủ đề của sự kiện?

Làm thế nào để mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng, để khách hàng nhớ đến doanh nghiệp và có ấn tượng tốt với doanh nghiệp?

Nếu không có khả năng làm việc dưới áp lực để hoàn thành công việc đúng tiến độ thì rất khó để bạn có thể trở thành nhân viên tổ chức sự kiện xuất sắc. 

5. Một số vị trí trong nghề tổ chức sự kiện

Bạn muốn làm việc trong ngành tổ chức sự kiện nhưng chưa biết có thể làm việc ở vị trí nào? Vậy thì hãy tham khảo một số vị trí nổi bật sau đây:

Một số vị trí trong nghề tổ chức sự kiện

5.1. Đạo diễn sự kiện 

Trong một ekip chạy sự kiện, đạo diễn sẽ là người có vị trí cao nhất, chịu trách nhiệm cho toàn bộ tiến trình thực hiện và kết quả của sự kiện. 

Đạo diễn sự kiện cũng được chia ra phụ trách từng mảng riêng như: 

• đạo diễn sân khấu

• đạo diễn âm nhạc

• đạo diễn kịch bản

•  đạo diễn ánh sáng. 

Đạo diễn có nhiệm vụ lên ý tưởng, thực hiện và đảm bảo các nhiệm vụ cụ thể như:

• Lập kế hoạch và giám sát việc tổ chức sự kiện

• Phát triển kế hoạch quản lí và thực hiện sự kiện

• Đại diện để giao tiếp, kí kết hợp đồng với bên đối tác, khách hàng

Mức lương của đạo diễn sự kiện: 20.000.000 VNĐ – 50.000.000 VNĐ tùy theo năng lực, kinh nghiệm làm việc và quy mô của sự kiện tổ chức. 

5.2. Điều phối viên sự kiện

Điều phối viên chạy sự kiện hay còn được gọi với cái tên Event Coordinator, là người thường phải hoạt động rất nhiều trong khi sự kiện diễn ra. Từ những khâu như lên ý tưởng cho sự kiện, chuẩn bị kinh phí, sắp xếp thời gian, lịch trình cho sự kiện. 

Trong khi sự kiện diễn ra, những khu vực điều phối viên hoạt động nhiều nhất đó là khu vực bàn điều khiển, cánh gà sân khấu và đôi khi là ở bàn đón khách để hỗ trợ tiếp tân. 

Điều phối viên có trách nhiệm đảm bảo sự kiện hoạt động trơn tru, bằng cách điều phối nhân sự, âm thanh, ánh sáng, đảm bảo không có bất kì sự cố nào có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.

Điều phối viên sự kiện

Yêu cầu đối với điều phối viên sự kiện đó là:

•  Kinh nghiệm tối thiểu 1 năm

• Là người năng động, biết cách tổ chức, sắp xếp công việc

• Biết cách xử lí vấn đề nhanh chóng

Mức lương theo sự kiện có thể lên đến 10.000.000 VNĐ tùy vị trí phụ trách, năng lực của người làm việc và quy mô sự kiện thường xuyên phụ trách.  

Tuy nhiên, điều phối viên sẽ có mức lương trung bình khoảng 3.000.000 VNĐ/sự kiện hoặc nhận lương cứng theo tháng là 10 triệu đồng/tháng. 

5.3. Nhân viên kinh doanh sự kiện (sale event)  

Sale event là người tư vấn cho khách hàng những thiết bị địa điểm và ý tưởng cho sự kiện. Công việc này đòi hỏi nhân viên phải có ngoại hình và sự khéo léo để thuyết phục khách hàng. Ngoài ra mối quan hệ và kinh nghiệm cá nhân cũng là yếu tố để sale sự kiện có thể hoàn thành tốt công việc của mình.

Nếu thuyết phục được nhiều khách hàng, nhân viên sale sự kiện sẽ nhận được một mức lương rất lớn. 

Mức lương cho nhân viên sale chủ yếu từ  10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ (bao gồm cả lương cứng và doanh số). Nếu bạn làm ở vị trí cao hơn như trưởng phòng kinh doanh của công ty sự kiện thì mức thu nhập một tháng khoảng 50.000.000 VNĐ đến 80.000.000 VNĐ. 

5.4. Thiết kế đồ họa 2D 

Nhân viên thiết kế đồ họa thực hiện nhiệm vụ thiết kế các ấn phẩm, quà tặng, card, portfolio, hồ sơ năng lực hỗ trợ đấu thầu sự kiện, backdrop, banner, standee và các ấn phẩm hỗ trợ trng sự kiện. 

Mức lương thiết kế 2D thường từ 8.000.000 VNĐ đến 12.000.000 VNĐ/tháng hoặc có thể từ  20.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ/tháng nếu như có năng lực làm việc tốt. 

5.5. Thiết kế đồ họa 3D 

Nhân viên thiết kế đồ họa 3D chịu trách nhiệm dựng 3D sân khấu, 3D toàn bộ chương trình sự kiện. Người thiết kế đồ họa 3D, đóng vai trò quyết định trong việc chốt sale, nhận dự án. 

Mức lương của designer 3D thường từ 15.000.000 VNĐ đến 30.000.000 VNĐ/tháng. 

5.6. Nhân viên hỗ trợ sự kiện 

Hỗ trợ sự kiện đảm nhận những đầu việc khác nhau như  cài mic cho ca sĩ, chỉ đường, bê đồ, dán sticker. Công việc hỗ trợ sự kiện phù hợp cho sinh viên, thực tập sinh, PG, PB mong muốn làm việc part time để kiếm thêm thu nhập.

Mức lương của nhân viên hỗ trợ sự kiện thường là 500.000 VNĐ – 1.000.000 VNĐ cho một sự kiện, tùy vào quy mô lớn nhỏ và tính chất của sự kiện cũng như doanh nghiệp chi trả.

5.7. Người phụ trách âm thanh, ánh sáng  

Người phụ trách âm thanh, ánh sáng  

Âm thanh, ánh sáng là phần không thể thiếu, góp phần vào thành công của các sự kiện. Nhân viên phụ trách âm thanh, ánh sáng là người chịu trách nhiệm điều khiển âm thanh, ánh sáng cho toàn bộ sự kiện. 

Ở những sự kiện nhỏ hơn, thì công việc đảm bảo âm thanh, ánh sáng sự kiện sẽ do điều phối viên phụ trách. Trường hợp ekip sự kiện thiếu nhân sự hoặc sự kiện quá lớn thì mới cần sử dụng đến nhân sự bên ngoài. 

Mức lương cho người phụ trách âm thanh, ánh sáng từ 1.000.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ/ 1 sự kiện. 

5.8. Content/ copywriter 

Người làm content sẽ chịu trách nhiệm về nội dung của sự kiện, từ nội dung quảng cáo đến các văn bản được in ấn trong sự kiện hay thậm chí là diễn văn mở đầu sự kiện. 

Mức lương cơ bản của content đó là 8.000.000 VNĐ đến 12.000.000 VNĐ/tháng.

Như vậy, trên đây là các thông tin việc làm sự kiện tại TPHCM mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng bài viết của vieclam123.vn đã mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích, chúc các bạn sớm tìm được vị trí công việc trong ngành tổ chức sự kiện tại TPHCM.