1. Tìm hiểu chung về Slack

1.1. Slack là gì bạn có biết?

Công cụ slack là gì vẫn được khá nhiều người thắc mắc và đặt dấu chấm hỏi lớn. Slack được hiểu một cách đơn giản đó là toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp sử dụng phòng chat riêng đó. Các đối tượng sử dụng Slack này có thể chia sẻ hình ảnh các file thông tin tài liệu có thể trò chuyện nhắn tin,.. một cách cực kỳ nhanh chóng dành cho các đối tượng trong nhóm chat đó. Chức năng giữa Slack và IRC hay còn gọi là Internet Relay Chat đều khá tương tự giống nhau. Bạn có thể quản lý theo từng bộ phận, từng nhóm riêng hay thảo luận riêng khi sử dụng Slack hay bất cứ một công việc nào mong muốn khi các kênh đó được tạo ra.

Slack được xem là một ứng dụng hoàn hảo để các ứng dụng đó được thay thế đủ khả năng cho nhóm chat được sử dụng. Slack cũng có khả năng hạn chế đi những email nội bộ mệnh danh là sát thủ email.

Người sử dụng khi đến với công cụ này thông qua các channel có thể giao tiếp theo nhóm hay thông qua Direct Message có thể giao tiếp 1 -1. Trong slack có workspace cho phép mọi người chia sẻ hữu ích các file tài liệu thông tin trong đó. Bạn có thể sử dụng máy tính hay điện thoại khi có công cụ slack hỗ trợ bạn các thông báo mới nhất và hay các thông tin mới nhất được cập nhật dễ dàng. Người sử dụng cũng có thể có sự hỗ trợ thêm của các công cụ như GIF hay emoji nên sẽ không bị nhàm chán hay nhạt nhẽo khi giao tiếp trên slack. Bạn có thể vừa làm việc nhóm, vừa giao tiếp lại còn có thể hiểu thêm về những người đồng nghiệp, anh em của mình mà không bắt buộc phải ở chung trong 1 căn phòng. Hơn thế nữa thì tính năng tích hợp các công cụ ứng dụng khác cũng có trong slack nhờ đó mà chỉ trong một duy nhất mà luồng công việc có thể quản lý.

1.2. Các khái niệm liên quan đến Slack

1.2.1. Slack workspace

Đây là một trong số cái niệm trong slack được cho là cơ bản nhất, Slack workspace là tổng hợp toàn bộ các kênh riêng tư và công khai của tổ chức. Tại workspace xuất hiện nhiều công cụ giao tiếp nhiều công nghệ như:

Các kênh tương tự giống với các phòng chat.

Ngay lập tức cho phép nhắn tin cho nhóm hay nhắn tin riêng trực tiếp.

Nâng cao công cụ tìm kiếm

Đối với các đối tượng sử dụng gói premium chia sẻ màn hình

Gọi video và kèm thêm nhiều tính năng đa dạng khác nữa.

Đối với những người tham gia workspace thì sẽ được kiểm soát bởi admin. Một thành viên có thể tham gia những kênh công khai khi tham gia một workspace và những kênh riêng tư được thêm vào. Với các tổ chức số lượng lớn hơn 5 phòng ban thì workspace khá hữu ích và 5 kênh là sự tương ứng hay cũng có sự phù hợp với dự án lớn hơn tại workspace nếu nhiều dự án được tổ chức.

1.2.2. Channel

Bạn sẽ nhìn thấy một section có tên là channel ngay dưới tên tài khoản và tên team slack của bạn. Các kênh thước có ký hiệu bởi hình chiếc khoá nếu như đó là kênh riêng tư, còn nếu là kênh công khai thì sẽ có ký hiệu trước tên là #. Bao gồm 2 loại channel:

Channel công khai: Đều có thể tiến hành tham gia các kênh công khai trong toàn bộ thành viên trong một workspace. Các thông tin chung được sử dụng để sẻ chia kèm những kênh công khai đó với những thành viên được tiềm kiếm đối với toàn bộ. 

Channel riêng tư: Channel riêng tư bất kỳ ai cũng có thể tạo mặc du vậy để có thể gia nhập thì chỉ có xuất hiện là thành viên mới nếu như trong kênh riêng tư đó có mặt các thành viên. Trong kênh riêng tư các file tài liệu các tin nhắn thì chỉ thấy được với các kênh thuộc trong thành viên đó, số lượng người có thể chứa trong một kênh riêng lên tới con số 1000.

2. Tính năng và cách sử dụng slack

2.1. Slack có những tính năng nào nổi bật

Slack có ưu điểm nổi bật nhất chính là có thể sử dụng đa dạng các nền tảng khác nhau ví dụ như IOS, Android, máy tính do đó có thể chát nhóm và sử dụng với nhau đối với toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp khi mà chỉ cần kết nối internet mà không có thiết bị gì cần phải kể tới. Bên cạnh đó thì một số ứng dụng lưu trữ có sự liên kết trong khả năng với slack hay tương tự các hãng khác còn lưu trữ ví dụ như GitHub, Dropbox, Google Drive,... Trong ứng dụng slack có gói miễn phí để có thể lưu trữ đến 5GB dung lượng, 10 nghìn tin nhắn và cho phép 5 dịch vụ khách hàng có thể liên kết lại với nhau. Và hiển nhiên có nhiều dung lượng lưu trữ và nhiều chức năng thoải mái với gói trả phí tương tự.

2.1.1. Thiết lập nhắc nhở và ghim tin nhắn

Khi bạn có nhu cầu note lại hay ghi chú lại các khoảng thời gian hay công việc quan trọng tiến hành công việc để đề phòng trường hợp bạn bị lỡ việc hay bị quên, việc nhắc nhở ghi nhớ và tạo lịch slack sẽ hỗ trợ bạn.

Bạn nên ghim tin nhắn nếu muốn gửi một thông điệp nào đó quan trọng để bảo đảm rằng thông điệp đó đều sẽ được tiếp cận bởi toàn bộ thành viên trong nhóm chat. Tính năng này hết sức hữu ích mà lại không cầu kỳ.

2.1.2. Chỉnh sửa tin nhắn

Không thể tránh khỏi việc bạn nhắn tin sai chính tả hay sai lỗi, bạn có thể điều chỉnh lại nội dung cho đúng qua tính năng chỉnh sửa tin nhắn của slack. Bạn chỉ cần nhấp chuột hay nhấn vào nội dung tin nhắn vừa gửi sau đó chọn vào mục dấu răng cưa vào điều chỉnh lại thông tin muốn gửi gắm đến người xem là đã thành công rồi đó. 

2.1.3. Emoji và theme

Trong khi trò chuyện không thể thiếu Emoji, để cuộc trò chuyện trở nên thú vị và sinh động hơn nhất là khi hoàn toàn có thể tạo nên khi sử dụng slack nếu chưa có slack thì có thêm các emoji khác nhau.

Theme: Chủ đề được mặc định sử dụng với màu tím nhưng bạn vẫn có thể thay đổi màu sắc theo đặc trưng công việc hay theo sở thích cá nhân. Trong nhóm chat sẽ cảm thấy không khí mới mẻ hơn khi chủ đề thỉnh thoảng được thay đổi.

2.1.4. Team directory

Khá ít người biết tới tính năng team directory này, nó hỗ trợ cho người sử dụng cung cấp các thông tin tổng quan về công ty và các thành viên. Không chỉ đơn thuần việc thông báo tình trạng offline hay online mà còn hỗ trợ thêm người đó trong cơ quan hay trong team biết được chức vụ của họ qua slack.

2.1.5. Tính năng tìm kiếm tin nhắn và người sử dụng

Slack có tính năng nổi bật đó là tìm kiếm tin nhắn và người dùng. Sẽ được nhanh chóng thu hồi với toàn bộ mọi thứ trên slack được đăng tải lên. Slack sẽ hiển thị các gợi ý đến những điều liên quan bạn đang tìm khi bạn nhập nội dung cuộc hội thoại hay tin người dùng vào ô tìm kiếm. Bên cạnh đó bạn có thể nhập yesterday, after để phạm vi tìm kiếm được thu hẹp lại các tin nhắn trong ngày hôm nay hiển thị toàn bộ.

2.2. Slack sử dụng như thế nào?

Bạn cần phải tiến hành đăng nhập vào ứng dụng trong trang chủ để sử dụng slack, nếu muốn truy cập toàn bộ những thiết lập thì bạn phải trong vai trò admin của team. Sau khi đăng nhập xong thì có một số thay đổi quan trọng cần thực hiện như:

Hạn chế tính năng tin nhắn: Tính năng này sử dụng để gửi cho các thành viên team các tính năng cho phép thông báo đối với người xem, đối với số lượng thành viên lớn trong phòng chat lớn thì không cần giao tiếp, trao đổi mà có thể áp dụng tính năng này luôn.

Trên slack có một thiết lập tiếp theo khá quan trọng đó là quản lý private group và channel. Bạn nên vô hiệu hoá tính năng này nếu không muốn nhân viên hay người sử dụng tạo riêng cho mình channel.

Trên đây là những bật mí liên quan tới khái niệm Slack là gì và những tính năng nổi bật mà công cụ này sở hữu. Công việc bạn chắc chắn sẽ được sắp xếp khoa học và thoải mái hơn khi biết cách sử dụng slack. Đừng quên theo dõi website của chúng tôi thường xuyên để không bỏ lỡ nhiều thông tin hữu ích.