1. Tìm hiểu về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Kế toán trong nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận chiếm một vai trò chủ chốt trong một doanh nghiệp. Các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng sẽ được dựa trên nhiều phân khúc khác nhau cho nên mỗi doanh nghiệp sẽ cần phải có quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng để ghi nhận và xử lý các thông tin liên quan trong doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán bán hàng là một tài liệu quan trọng minh chứng cho việc kinh doanh liên quan đến hàng hóa và đồng thời là căn cứ hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ kế toán viên. Chính vì vậy chứng từ kế toán bán hàng sẽ cần phải thể hiện được các thước đo bằng hiện vật, trị giá và lao động.

Trong quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thì nghiệp vụ bán hàng là một việc đem lại thu nhập cho doanh nghiệp cho nên quá trình luân chuyển chứng từ là vô cùng quan trọng.

Những loại chứng từ kế toán bán hàng trong quy trình luân chuyển sẽ rất nhiều loại giấy tờ khác nhau như là hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, báo cáo bán hàng, các loại biên bản, phiếu thu và vô vàn giấy tờ khác có liên quan…

Khi các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thì cần phải căn cứ vào những đặc điểm, tổ chức bộ máy kế toán, cách quản lý lưu kho…Những yếu tố này cần phải đảm bảo một cách hợp lý thì quy trình luân chuyển chứng từ đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp sẽ trở nên chính xác hơn và hạn chế được việc nhầm lẫn, vòng vo.

2. Chi tiết về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

2.1. Các căn cứ để luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Để xây dựng được một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng chuẩn chỉnh và đúng quy định thì mỗi doanh nghiệp sẽ phải căn cứ vào những đặc điểm như sau:

- Căn cứ theo tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

- Dựa vào yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp với nghiệp vụ phát sinh kinh tế trên chứng từ kế toán bán hàng.

- Dựa theo cách quản lý tổ chức lưu kho của doanh nghiệp.

Ba căn cứ quan trọng trên đều là những yếu tố quan trọng để cho quá trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng đến các bộ phận trong doanh nghiệp được diễn ra một cách khoa học và hợp lý nhất. Doanh nghiệp cần dựa trên những căn cứ này để tiến hành xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng thật hợp lý và tránh được tình trạng bỏ sót.

2.2. Bật mí quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng chuẩn nhất

Với quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng khi tiến hành sẽ cần phải thực hiện theo trình tự các bước dưới đây:

- Bước 1 là nhận đặt hàng, các khách hàng sẽ tự chủ động đặt hàng hoặc là các nhân viên kinh doanh sẽ có nghĩa vụ đàm phán chốt đơn rồi thiết lập đơn hàng. Lúc này, nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng tiến hành kiểm tra. Khi mà trưởng phòng kinh doanh tiến hành phê duyệt đơn mà không được thông qua thì nhân viên cần phải thông báo đến cho khách hàng vì lý do hủy đơn.

- Bước tiếp theo là tiến hành kiểm tra tình trạng công nợ của khách hàng:

Quá trình này sẽ do thủ kho và kế toán bán hàng đảm nhiệm. Cá nhân thủ kho sẽ có nghĩa vụ giao hóa đơn giá trị gia tăng cho bộ phận kế toán công nợ và khi nhận hóa đơn về sẽ cần phải ký và sổ giao nhận rồi lưu lại tạo kho.

Nhân viên kế toán bán hàng cần phải căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng của hàng bán rồi từ đó đối chiếu số liệu trên hóa đơn và chương trình kế toán. Nếu như có phát sinh chênh lệch thì kế toán bán hàng sẽ phải phản hồi lại thông tin cho nhân viên để giải quyết các sai sót phát sinh.

- Bước tiếp theo là kiểm tra hàng tồn kho và lập lệnh bán hàng. Trong đó hóa đơn bán hàng sẽ được phê duyệt và chuyển đến bộ phận quản lý khi để nhân viên phụ trách kiểm tra còn đối với việc lập lệnh bán hàng thì cần thông báo  chuẩn bị cho đúng chủng loại.

- Khi đã chuẩn bị xong và lập lệnh bán hàng thì tiếp đến sẽ là chuẩn bị hàng giao. Khi đó sẽ cần phải xác định được vị trí để hàng, các thông số liên quan đến hàng hóa, dịch vụ. Sau cùng nhân viên sẽ giao và đưa hóa đơn cho khách và ký nhận nếu cần thiết.

- Để cho kế toán viên lập các hóa đơn, chứng từ thì nhân viên lập hóa đơn sẽ tiến hành in các hóa đơn dựa vào các phiếu, đơn đặt hàng đã giao.

- Một khi tiếp nhận đủ các chứng từ bán hàng do nhân viên bán hàng cung cấp thì lúc này bộ phận kế toán bán hàng sẽ kiểm tra sự đồng nhất của các chứng từ và đối chiếu toàn bộ hóa đơn lên phía hệ thống. Trong quá trình đó thì nếu như có phát sinh chênh lệch nào đi nữa thì sẽ giải quyết với nhân viên bán hàng và ghi nhận công nợ cho khách hàng.

- Trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng đến tay các bộ phận kế toán doanh thu, công nợ nếu có nhận giấy báo ngân hàng thì điều này sẽ khẳng định rằng tiền phải thu khách hàng đã được thanh toán toán bộ. Việc kiểm tra số tiền phải thu khách hàng sẽ được diễn ra ngay sau đó và cập nhật vào bảng thu tiền khách hàng.

- Cuối cùng là sẽ tiến hành hạch toán tổng hợp từ các chứng từ và lập báo cáo chi tiết.

Như vậy quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng không hề quá khó như nhiều người nghĩ. Đây là hoạt động thường xuyên diễn ra trong các doanh nghiệp. Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng này sẽ hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ quản lý tự động để các chứng từ được đảm bảo hơn.

2.3. Lưu ý về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng

Hoạt động liên quan đến bán hàng trong mỗi doanh nghiệp đều có một vai trò quan trọng và luôn được chú trọng nhiều nhất. Và một trong số đó không thể nào thiếu đi được quy trình luân chuyển chứng từ. Vì thế quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng cần phải thực hiện từng bước và chính xác thì mới có thể đảm bảo được tính liên tục của bộ bán hàng trong doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng sẽ cần phải kiểm tra những tình hình tồn kho của hàng hóa và hạn mức tín dụng của khách hàng để rồi từ đó báo cho phụ trách kinh doanh. Khi mà đã xác định được những thông tin về đơn hàng thì kế toán bán hàng sẽ tiến hành lập các chứng từ có liên quan để chuyển đến xuống cho bộ phận kho và tiến hành lập các căn cứ xuất kho rồi mới tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng.

Nhìn chung quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng trong doanh nghiệp là hoạt động cực kỳ quan trọng và cần thiết. Khi đó,, các bộ phận cần phải lập chứng từ tiến hành kiểm tra, ghi sổ kế toán  rồi tiến hành bảo quản và hủy khi cần. Đây sẽ là một bước ảnh hưởng rất nhiều đến tiến trình hoạt động của doanh nghiệp nên sẽ cần được chú trọng nhiều.

Mong rằng qua bài viết bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng. Cảm ơn bạn đọc đã dành thời gian xem bài viết của chúng tôi, đừng xem cập nhật liên tục các bài viết của vieclam123.vn để có thêm nhiều thông tin bổ ích và lý thú hơn nhé!