1. Tìm hiểu chung về Personal Assistant

1.1. Personal Assistant là gì bạn có biết?

Personal Assistant được viết tắt thành PA được hiểu nghĩa là trợ lý cá nhân, vai trò của nó tương tự như một người hỗ trợ cá nhân. Trong lĩnh vực tài chính và kinh tế thì cụm từ viết tắt PA ám chỉ thư ký hoặc trợ lý cá nhân. Họ có nhiệm vụ hỗ trợ công việc cho chủ nhân, Personal Assistant hỗ trợ về tinh thần, thể chất qua các hành với mục tiêu giúp đỡ hỗ trợ những đối tượng có hoàn cảnh thương tâm, đáng buồn, khó khăn như một phần trong cơ thể bị dị tật. Bên cạnh đó cũng được xem như là một nhà tư vấn tâm lý trong công việc của Personal Assistant, đem lại cho người khuyết tật sự thoải mái và niềm vui, giúp họ thành công trong việc hoà nhập với cộng đồng, với xã hội.

Trợ lý cá nhân là tên gọi của PA chỉ làm việc cũng như hỗ trợ cho một người với các yêu cầu, thủ tục trách nhiệm đối với hành chính. Phổ biến đều là các chủ tịch, các nhà quản lý, tổ chức thương mại, giám đốc điều hành, tổ chức phi lợi nhuận. Trước đây phổ biến thuật ngữ thư ký cá nhân dành cho PA nhưng đến nay nó không còn được ưa chuộng sử dụng nhiều vì đã lỗi thời.

Tuy nghi thoáng qua thì công việc trợ lý và công việc PA có vẻ giống nhau nhưng PA trong nhiều tình huống được người giám đốc, quản lý, chủ tịch hay những nhà điều hành thuê và chỉ làm việc riêng với họ, sự kiểm soát của tổ chức và công ty có thể có hoặc có thể không.

Về người mà họ đang hỗ trợ thì cần có nhận thức rõ ràng thấu đáo từ Personal assistant kèm theo tổ chức hay công ty có các cơ cấu riêng với mục tiêu chung hay nhân sự quan trọng. Nhà quản lý trên thực tế căn cứ vào Personal assistant với suy nghĩ khi họ không có mặt ở đó cũng có thể nhanh chóng hoàn thành được công việc. Các PA có thể làm việc cho một cá nhân giàu có hay một gia đình giàu có hay vì làm việc tại một doanh nghiệp. Bên cạnh đó thì Personal assistant cũng có thể làm công việc trợ lý dành cho người nổi tiếng, nữ diễn viên, ngôi sao hay đơn giản là người khuyết tật tại các quốc gia khác rất phổ biến được xem là hỗ trợ cá nhân.

1.2. Công việc cần phải làm của một Personal Assistant

Personal Assistant có công việc đặc biệt đó là hỗ trợ các đối tượng hỗ trợ công việc hàng ngày cho cá nhân sử dụng dịch vụ như giặt nhà, rửa chén, dọn dẹp nhà cửa, nấu ăn, vệ sinh cá nhân, đi lại,..Để trò chuyện và thảo luận với họ thì Personal Assistant cũng cần có thời gian để sự nghi ngờ bản thân có thể vượt qua. Các thuật ngữ PA và tình nguyện trộn lẫn lộn với nhau tuy trong mục tiêu hành động có khá nhiều điểm tương đồng tuy nhiên lại thật sự khác biệt hoàn toàn về khái niệm của cả hai. Công việc của PA chính là một công việc cụ thể có sự nghiệp và mang lại nguồn thu nhất định trong khi ấy nỗ lực phi lợi nhuận lại thuộc về hoạt động tình nguyện.

Đối với các đối tượng bản thân mình không thể tự chăm sóc thì vai trò thư ký riêng gọi tên Personal Assistant, đơn giản trong việc thay vì hỗ trợ tất cả thành viên trong gia đình như công tác tình nguyện thì chỉ giúp đỡ hỗ trợ người sử dụng dịch vụ này mà thôi.

2. Yêu cầu cần có để trở thành Personal Assistant

2.1. Yêu cầu bằng cấp

Đối với bằng cấp nói chung hay bằng cấp dành riêng cho công việc Personal Assistant thì có khá ít sự cụ thể trong yêu cầu tuy nhiên các ứng viên được nhà tuyển dụng thích có bằng cử nhân đổ lên. Có xu hướng tăng trưởng về các chuyên ngành kinh tế, truyền thông, công nghệ, quản trị kinh doanh. Với tư cách đã làm công việc liên quan tới hành chính hay cụ thể là trợ lý cá nhân thì nhà tuyển dụng có quyền hỏi về quá khứ bán có những kinh nghiệm nào và thời gian hai năm là ít nhất. 

2.2. Yêu cầu về kỹ năng

Để bạn có thể thích nghi nhanh chóng và tồn tại lâu trong môi trường mới cần có khả năng thích ứng và sự linh hoạt cần thiết để các công việc được giao cũng được hoàn thành.

Kỹ năng đa nhiệm và tổ chức: Biết cách tổ chức logics khoa học các công việc, cùng một lúc có thể xử lý nhiều dự án và quản lý thời gian.

Bạn sẽ không phải là một người thụ động nếu như trở thành PA mà sẽ là một người có sự khéo léo không khéo, có trí thông minh, nghĩa vụ, chức năng của họ hỗ trợ cung cấp tới mức cao nhất về hiệu quả và chức năng.

Ngoại giao và giao tiếp: Personal assistant có các kỹ năng giao tiếp cơ bản gồm có tiếp nhận thông tin, khả năng lắng nghe, nói lên ý tưởng hay suy nghĩ thích hợp trong thời điểm và cần thiết khi im lặng. Ngoài ra PA trong nhiều tình huống sẽ đại diện sếp cấp trên làm hình ảnh vì thế rất cần thiết xây dựng ngoại giao cũng các mối quan hệ quan trọng. 

Kỹ năng công nghệ: Xử lý cộng tác với những bộ phận khác trong doanh nghiệp hay công việc có liên quan tới hành chính.

2.3. Yêu cầu tuyển dụng

PA nhân đạo là mục đích thực chất mặc dù vậy thì đó vẫn là một nghề. Đãi ngộ hay thu nhập không quá cao như các công việc được hưởng, cho người làm việc có thêm sự mới mẻ trong trải nghiệm tạo ra chủ yếu. Vì thế vào công việc này về yêu cầu ứng tuyển không quá khắt khe với công việc này.

Độ tuổi sẽ dao động từ 18 cho tới 35 tuổi.

Thời gian làm việc: Sẽ không có khung giờ cố định để làm việc đối với công việc này mà bạn có thể đăng ký tuỳ theo thời gian mà bạn rảnh đăng ký làm theo giờ. Đây sẽ là một chọn lựa thích hợp nếu như bạn muốn kiếm thêm thu nhập khi mình có thời gian rảnh.

Tính cách: PA cần phải là một con người cảm thông, nhiệt tình, thấu hiểu, trung thực biết chia sẻ vì đây mục đích vẫn là hướng về sự nhân đạo do đó cần phải có sự chân thành thật lòng muốn hỗ trợ các hoàn cảnh gia đình khó khăn. Gắn kết lan toả yêu thương thì là công việc bạn thật sự mong muốn chứ không phải để trục lợi cá nhân.

3. Giới trẻ được rèn mình qua nghề Personal assistant

Các bạn trẻ khi làm công việc PA sẽ học được cách biết chăm sóc chăm lo cho gia đình của mình hay chăm sóc cho chính bản thân mình vì các công việc trong nhà bạn sẽ được trải nghiệm và rèn luyện qua mà trước đây hầu như chưa bao giờ bạn động đến.

Với các hoàn cảnh khó khăn hơn mình khi bạn trẻ tiếp xúc thì bạn sẽ biết thấu hiểu đồng cảm sẽ chia cho họ, yêu quý và dành tình cảm cho họ nhiều hơn và nghĩ lại những gì mình đang có lại càng trân trọng nhiều hơn. Còn có nhiều giá trị tốt đẹp khác trong cuộc sống này mà không đơn thuần là sự lo lắng xoay quanh cơm áo gạo tiền đè nặng lên đôi vai, bạn có thể dùng trái tìm của mình để cảm nhận những điều này.

PA còn sẽ học hỏi được nhiều thứ tốt đẹp ý nghĩa từ người khiếm khuyết chứ không đơn giản chỉ có bạn mời giúp đỡ được họ ví dụ như nghị lực, ý chí, cố gắng, nỗ lực vươn lên phấn đấu trong cuộc sống. Tuy nhiều người không có khả năng chăm sóc chính mình vì bị khuyết tật nhưng bù lại trong các lĩnh vực khác họ lại rất giỏi do đó các yếu tố như vậy bạn trẻ nên tiếp thu học hỏi.

Với mục đích nhân đạo trong nghề PA do đó không đem lại thu nhập cao nó chỉ thích hợp với những bạn sinh viên đang tìm kiếm công việc làm thêm ngoài giờ, tuỳ theo từng giờ và tính chất khối lượng công việc thì sẽ có sự khác nhau về mức lương. So với nhân viên chính thức thì thu nhập của nhân viên thử viên thấp hơn rất nhiều, bạn sẽ có thu nhập cao nếu bạn có nhiều thời gian rảnh có thể kiếm được hơn 10 triệu trên 1 tháng qua công việc làm thêm giờ này.

Trên đây là những chia sẻ khái quát về thông tin Personal Assistant là gì và cần có các yêu cầu cụ thể như thế nào cho ứng viên? Đây là một công việc hết sức nhân văn mà lại mang cho bạn nhiều giá trị tốt đẹp nên nếu có cơ hội hãy thử sức mình với vai trò này nhé. Hẹn gặp lại trong bài viết khác với những tin tức mới mẻ được bổ sung sau.