1. Trợ lý tổng giám đốc là gì?

Trợ lý tổng giám đốc tiếng Anh là Assistant general manager, viết tắt là AGM, là người trợ thủ đắc lực của tổng giám đốc, luôn đồng hành, sát cánh cùng tổng giám đốc trong mọi việc. Vì tính chất đặc biệt quan trọng, do đó để làm được công việc này, đòi hỏi bạn cần có nhiều kỹ năng khác nhau, ví dụ như kỹ năng tổ chức, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng dùng máy tính và phần mềm…

Thông thường, tổng giám đốc sẽ ủy thác cho trợ lý của mình tiếp quản công việc nhất định, thường dựa trên sự ủy thác về chính sách công ty hoặc nhu cầu cá nhân, có trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động hàng ngày, tạo lịch trình cho tổng giám đốc…

2. Mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc chi tiết và đầy đủ nhất

Trợ lý tổng giám đốc là người đảm nhiệm rất nhiều công việc khác nhau, dưới đây là bản mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc chi tiết nhất.

2.1. Trợ lý tổng giám đốc làm những công việc gì?

2.1.1. Công tác nghiệp vụ trợ lý

Trợ lý tổng giám đốc sẽ là người liên lạc giữa ban giám đốc và tổng giám đốc, cũng như nhắc nhở, sắp xếp các lịch trình quan trọng cho tổng giám đốc. Những sự kiện, cuộc họp và buổi làm việc có sự tham gia của tổng giám đốc thì trợ lý sẽ hỗ trợ tổ chức, điều phối chương trình tổng kết, sơ kết của công ty.

Trợ lý cần đảm bảo không vượt quá quyền ủy thác của tổng giám đốc, theo dõi những vấn đề liên quan đúng với thẩm quyền, chức năng, tham mưu cho tổng giám đốc, chủ tịch về hồ sơ, công việc cần làm. Trong quá trình thực hiện chỉ đạo của cấp trên, bạn cũng cần đề xuất ra những giải pháp xử lý khó khăn, khi cần thiết cũng sẽ ra mặt giải quyết, xử lý các vấn đề phát sinh. Tổng giám đốc có các chuyến công tác, trợ lý sẽ là người lên kế hoạch và chuẩn bị để chuyến công tác chu toàn.

2.1.2. Công tác hành chính, văn thư lưu trữ

Trợ lý của tổng giám đốc không thể không am hiểu về các công tác hành chính, văn thư lưu trữ, vị trí này cần phải biết sắp xếp giấy tờ, hồ sơ chuyên nghiệp và khoa học, có thể xuất trình cho tổng giám đốc khi cần thiết.

Dựa vào yêu cầu của cấp trên, mô tả công việc của trợ lý tổng giám đốc sẽ bao gồm công tác soạn thảo, lưu trữ, ban hành các văn bản, cũng như hướng dẫn, biên soạn các biểu mẫu báo cáo các tình hình công việc của các phòng ban trong doanh nghiệp cho cấp trên.

Các văn thư lưu trữ cần được sắp xếp, xử lý gọn gàng, các văn bản tài liệu gửi đến cần tiếp nhận và thông báo lại cho tổng giám đốc. Vị trí này cũng cần tiếp đón khách hàng, giúp tổng giám đốc quản lý danh sách, đón tiếp đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước trực tiếp hoặc trực tại văn phòng và trả lời điện thoại.

2.1.3. Công tác tổng hợp

Chưa dừng lại ở đó, trợ lý giám đốc cần đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, trong đó có việc đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận, phòng ban báo cáo đầy đủ. Các bộ phận liên quan được phân công, trợ lý là người cập nhật quá trình thực hiện và báo lại với tổng giám đốc, chủ tịch.

Dựa theo chỉ đạo của cấp trên, kiểm tra, theo dõi tiến độ triển khai dự án, kế hoạch được phân công, cũng như ghi nhận các thông tin phản hồi của các đơn vị. Những vấn đề thị trường, văn bản pháp luật ngành có ảnh hưởng tới công ty cần cập nhật đầy đủ thông tin cần thiết.

2.2. Trợ lý tổng giám đốc có nhiệm vụ gì?

Ngoài mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc kể trên, vị trí này còn có các nhiệm vụ như sau:

- Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho tổng giám đốc chu toàn.

- Hỗ trợ, điều phối công tác tổ chức như sắp xếp nhân lực, soạn thư mời, tổng hợp tài liệu, báo cáo cho các cuộc họp, buổi làm việc hoặc những sự kiện có mặt tổng giám đốc.

- Giúp việc, tham mưu cho tổng giám đốc về định hướng, kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, công ty; hỗ trợ các bộ phận, phòng ban thực hiện kế hoạch, mục tiêu, chính sách dựa theo tổng giám đốc phân công.

- Báo cáo theo định kỳ, soạn thảo văn bản nội bộ và làm thư ký cuộc họp.

- Tóm lược, cập nhật các thông tin về tình hình báo chí, văn bản pháp luật mới liên quan tới xu hướng thị trường, ngành nghề, lĩnh vực liên quan tới hoạt động của công ty.

- Báo công công việc được phân công cho tổng giám đốc, trả lời điện thoại, trực văn phòng và làm những công việc mà tổng giám đốc yêu cầu.

3. Làm thế nào để trở thành trợ lý tổng giám đốc?

Trợ lý tổng giám đốc là vị trí được đánh giá cao, vì vậy để có thể ứng tuyển vào vị trí này thì bạn cần đạt một số tiêu chí, yêu cầu về công việc.

Đầu tiên là về trình độ chuyên môn, bạn cần tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan tới Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Marketing… hệ Đại học trở lên. Bên cạnh đó, tùy vào lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động, trợ lý tổng giám đốc cần có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực đó.

Ví dụ: Bạn ứng tuyển vào vị trí trợ lý tổng giám đốc của công ty làm về Logistics, bạn cần hiểu biết về luật kinh doanh, am hiểu các kiến thức về những thủ tục nhập khẩu…

Về kinh nghiệm, công việc này đòi hỏi bạn cần có kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương tự, ít nhất 2 đến 3 năm kinh nghiệm.

Ngoài ra, bạn cần trang bị các kỹ năng cần thiết cho vị trí này như: Kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng ứng xử, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng sắp xếp thời gian, lên kế hoạch, tính quyết đoán trong công việc…

4. Tìm hiểu trợ lý tổng giám đốc lương bao nhiêu?

Tùy thuộc vào trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và quy mô hoạt động của doanh nghiệp mà trợ lý tổng giám đốc sẽ có mức thu nhập khác nhau. So với các vị trí khác, tuyển dụng công việc này rất khắt khe, đòi hỏi kỹ năng và kiến thức chuyên môn cao nên mức lương cực kỳ hấp dẫn.

Với những người làm trợ lý tổng giám đốc, thu nhập trung bình khoảng 9 đến 16 triệu đồng. Theo số năm kinh nghiệm, mức lương của vị trí này sẽ tăng dần. Khi có kinh nghiệm khoảng vài năm, mức lương của bạn nhận được là 20 đến 30 triệu đồng. Bên cạnh đó, nếu bạn đảm nhiệm công việc quan trọng và làm việc ở công ty lớn, mức lương của bạn có thể lên đến 45 triệu/tháng hoặc cao hơn. Do đó, so với lương của thư lý thông thường, trợ lý giám đốc giỏi sẽ có mức lương cao gấp đôi.

Trên đây là mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc chi tiết nhất và một số thông tin liên quan tới vị trí này. Trợ lý tổng giám đốc là cánh tay đắc lực của tổng giám đốc, quán xuyến nhiều công việc khác nhau, đòi hỏi cần có kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm. Đặc biệt, cơ hội việc làm của vị trí này vô cùng cao với mức lương hấp dẫn, do đó nếu bạn đáp ứng các yêu cầu trên thì hãy truy cập vieclam123.vn để làm việc làm ngay hôm nay nhé!