1. Mô tả công việc lễ tân tòa nhà chi tiết

Lễ tân tòa nhà là người phụ trách quầy lễ tân ở các tòa nhà và có nhiệm vụ đón tiếp, hướng dẫn khách hàng khi đến với tòa nhà theo nhu cầu và mục đích cá nhân nào đó. Đây là người đại diện cho bộ mặt của tòa nhà và những đơn vị hoạt động trong tòa nhà để trao đổi và giao tiếp với khách hàng. Vậy, cụ thể thì các công việc của lễ tân tòa nhà gồm những gì? Ngay sau đây sẽ là bản mô tả công việc lễ tân tòa nhà chi tiết nhất gửi tới các bạn.

1.1. Các công việc vận hành

- Thực hiện việc trực tại quầy lễ tân theo ca trực được phân công.

- Đảm bảo quầy lễ tân luôn có người đứng hỗ trợ.

- Tiếp đón khách hàng và cung cấp các thông tin, hướng dẫn khách hàng khi khách hàng đến với toà nhà.

- Giải đáp các thắc mắc của khách hàng các thông tin về toà nhà và tiến hành ghi chép những vấn đề đã thực hiện theo sự yêu cầu của khách hàng.

- Thực hiện việc tiếp thị các dịch vụ của toà nhà với khách hàng tiềm năng.

- Đảm bảo công tác vận hành các thiết bị trong tòa nhà được trơn tru, ổn định, giảm thiểu tối đa nguy cơ bị hỏng hóc hay thiệt hại về tài sản.

- Hỗ trợ khách hàng trong việc gọi xe di chuyển khi khách có nhu cầu.

- Phối hợp với bộ phận an ninh đẻ duy trì trật tự, ổn định trong tòa nhà, giám sát việc ra vào tòa nhà của khách hàng, cư dân.

- Thực hiện việc liên hệ với cơ quan chức năng trong trường hợp không may xảy ra sự cố ngoài ý muốn.

1.2. Các công việc hành chính

- Cập nhật và ghi chép đầy đủ các thông tin về khách hàng vào sổ sách tương ứng được yêu cầu.

- Tiếp nhận các ý kiến, phản hồi từ khách hàng, cư dân trong tòa nhà và ghi chép các thông tin một cách chính xác.

- Tiếp nhận các đơn hàng thay khách hàng trong trường hợp khách hàng vắng mặt.

- Trực điện thoại tổng đài và tiếp nhận, xử lý những vấn đề mà khách hàng, cư dân tại toà nhà đề cập qua điện thoại.

- Ghi chép lại thông tin và báo cáo lại cấp trên trong trường hợp không thể tiến hành việc chuyển tiếp cuộc gọi theo yêu cầu của khách.

- Tiếp nhận và tổng hợp các đơn từ liên quan tới việc sử dụng dịch vụ của toà nhà và trình lên Bản Quản lý toà nhà để được xem xét và phê duyệt.

- Thông báo và phát các công văn của tòa nhà tới cư dân cũng như các đơn vị hoạt động trong tòa nhà về trách nhiệm cần thực hiện cũng như các vấn đề mới nhất cần lưu ý mà Ban Quản lý tòa nhà cung cấp thông tin.

- Tiếp nhận và thực hiện việc gửi đi các bưu phẩm, văn kiện chung.

- Tổng hợp các vấn đề, sự cố diễn ra trong ngày và báo cáo lại với cấp trên sau mỗi ca trực.

- Theo dõi và giám sát chất lượng dịch vụ của các bên cung cấp dịch vụ tòa nhà tương ứng (vệ sinh, an ninh, thang máy,...) để kịp thời có sự khắc phục khi cần thiết.

- Tham gia vào các cuộc họp định kỳ, đột xuất và chịu trách nhiệm làm báo cáo theo quy định.

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công, sắp xếp của cấp trên.

Đây là những công việc cụ thể, chi tiết mà lễ tân tòa nhà sẽ cần tiến hành và đảm bảo chịu trách nhiệm với công việc trong thời gian diễn ra ca trực của mình. Với bản mô tả công việc lễ tân tòa nhà này, ta có thể thấy khối lượng công việc khá nhiều, tuy nhiên, sẽ tuỳ vào tình hình thực tế trong mỗi ca trực mà lễ tân tòa nhà có thể điều chỉnh công việc của mình sao cho phù hợp nhất.

2. Yêu cầu công việc và quyền lợi đối với vị trí lễ tân toà nhà ra sao?

2.1. Yêu cầu công việc

Dựa vào mô tả công việc lễ tân toà nhà, ta có thể thấy được vị trí này cũng sẽ cần có những yêu cầu nhất định được đặt ra cho ứng viên để có thể đảm bảo công việc được tiến hành theo quy trình bài bản, chuyên nghiệp cũng như hiệu quả nhất có thể. Vậy, yêu cầu công việc với vị trí lễ tân tòa nhà là gì? Nói cách khác thì để trở thành một lễ tân toà nhà, bạn sẽ phải đáp ứng được các yêu cầu nào?

2.1.1. Yêu cầu về ngoại hình và tác phong

- Ứng viên cần có ngoại hình ưa nhìn, bao gồm cả gương mặt và vóc dáng

- Hình thức gọn gàng, trang phục lịch sự, chuyên nghiệp.

- Có tác phong nhã nhặn, lịch thiệp với khách hàng và đồng nghiệp.

- Cởi mở, thân thiện và có sự hướng ngoại, thích nghi nhanh với môi trường làm việc mới.

- Luôn có thái độ tích cực trong công việc và hòa đồng với đồng nghiệp.

2.1.2. Yêu cầu về chuyên môn

- Tốt nghiệp Trung học phổ thông trở lên.

- Có kinh nghiệm trong việc làm lễ tân, chăm sóc khách hàng trực tiếp và thông qua điện thoại.

- Có khả năng về ngoại ngữ tốt, bao gồm cả nói và viết, đặc biệt là tiếng Anh.

- Có kỹ năng về công nghệ thông tin, tin học văn phòng, nhất là word và excel.

- Có kỹ năng giao tiếp tốt, biết cách tương tác với khách hàng và có khả năng thuyết phục cao.

- Có kỹ năng hành chính tốt, đảm bảo các công việc giấy tờ, văn bản được hoàn thiện một cách chính xác và đầy đủ.

2.2. Quyền lợi đối với lễ tân tòa nhà

Với vị trí lễ tân toà nhà, khi làm việc tại bất cứ đơn vị nào đều sẽ được nhận các chế  độ đãi ngộ nhất định để đảm bảo quyền lợi dành cho ứng viên.

Các ứng viên sẽ được hướng dẫn, training nội bộ nhằm đào tạo các nghiệp vụ cơ bản, chuyên nghiệp trước khi thực hiện các công việc chuyên môn của mình. Từ đó có cho mình các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho vị trí lễ tân tòa nhà. Đây sẽ là cơ sở để các bạn có thể đúc kết kinh nghiệm và có được cho mình những bài học nghề nghiệp rõ ràng nhất.

Bên cạnh đó, trở thành lễ tân tòa nhà, ứng viên sẽ được làm việc trong một môi trường hiện đại, chuyên nghiệp. Đặc biệt là những tòa nhà lớn sẽ là môi trường cực kỳ ổn định để bạn phát triển và có cho mình những cơ hội hay các mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ trong tương lai.

Cùng với đó là các chế độ phúc lợi theo quy định như thưởng lễ tết trong năm, chế độ về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, chế độ nghỉ phép, thai sản hay các gói bảo hiểm sức khỏe được công ty đầu tư, hỗ trợ cho nhân viên, lương tháng thứ 13 hay được nhân lương trong trường hợp làm việc vào các ngày lễ, tết,...

Một quyền lợi không thể thiếu của nhân viên lễ tân tòa nhà chính là mức thu nhập. Hiện nay, theo khảo sát của vieclam123.vn thì mức lương trung bình của lễ tân tòa nhà sẽ rơi vào từ 6 - 8 triệu đồng/tháng. Ngoài ra, tùy theo tính chất công việc thì ứng viên sẽ có thêm các mức thưởng tương ứng. 

Thực tế thì với mức lương cơ bản như vậy thì đây là một vị trí công việc khá ổn định và phù hợp với nhiều đối tượng khi không yêu cầu bằng cấp quá cao. Do vậy mà đây sẽ là mức lương cơ bản hợp lý trong tình hình thực tế như hiện nay.

Có thể thấy rằng, nhu cầu tuyển dụng hiện nay của vị trí lễ tân tòa nhà khá lớn khi số lượng các tòa nhà được xây dựng, cho thuê và đi vào vận hành hoạt động rất nhiều. Đây chính là cơ hội cho các bạn ứng viên khi lựa chọn và tìm đến công việc lễ tân tòa nhà. Tuy nhiên, các bạn cũng sẽ cần định hướng tới một vị trí ổn định hơn khi lễ tân tòa nhà cũng có sự đào thải cao khi giới hạn ở độ tuổi nhất định. Mặc dù vậy thì đây vẫn sẽ là công việc giúp các bạn rèn luyện được nhiều kỹ năng và kinh nghiệm thực tế cho bản thân.

Hy vọng rằng, với những chia sẻ trên đây, các bạn đã nắm bắt được mô tả công việc lễ tân tòa nhà cũng như các yêu cầu công việc và quyền lợi cơ bản dành cho vị trí này.