1. Tổng quan nghề hướng dẫn viên du lịch: những điều nên biết khi xác định nghề nghiệp

1.1. Hướng dẫn viên du lịch là gì?

Hướng dẫn viên du lịch là thuật ngữ dùng để chỉ vị trí công việc hay những người hoạt động chuyên gia trong lĩnh vực dịch vụ du lịch, trong đó chịu trách nhiệm công việc chính là sử dụng ngôn ngữ lựa chọn (tiếng Việt, ngoại ngữ) để thuyết minh cho du khách về một tuyến điểm du lịch là danh lam thắng cảnh, di tích, công trình, … có ý nghĩa nhất định về văn hóa, lịch sử, xã hội. 

Vị trí và vai trò của hướng dẫn viên du lịch luôn luôn gắn liền với du khách, do đó cũng là người chăm sóc, giao lưu và giải đáp tất cả những thắc mắc của du khách trong hành trình dài tham quan tuyến điểm. 

Hướng dẫn viên du lịch

Mặt khác, hướng dẫn viên du lịch cũng sẽ là người gắn liền với một doanh nghiệp lữ hành, đảm bảo thực hiện các điều khoản hợp đồng đã ký kết liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ giữa hai bên, trách nhiệm với du khách, vừa đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thông qua hoạt động hướng dẫn thuyết minh, vừa đáp ứng nhu cầu hiểu biết của du khách tham quan.

Tham khảo thêm: Top mẫu cv xin việc du lịch được đánh giá cao nhất.

1.2. Phân loại hướng dẫn viên du lịch theo Luật du lịch Việt Nam (2017) 

Theo Luật du lịch Việt Nam hiện hành, có 3 đối tượng chính tham gia hướng dẫn viên, tương ứng với 3 loại hướng dẫn viên là:

• Hướng dẫn viên du lịch nội địa: hướng dẫn viên phục vụ cho đối tượng du khách là công dân Việt Nam trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam (các tuyến điểm du lịch nội địa)

• Hướng dẫn viên du lịch quốc tế: hướng dẫn viên phục vụ 2 nhóm đối tượng - du khách là khách du lịch quốc tế đến Việt Nam, và (hoặc) du khách là khách du lịch Việt Nam ra nước ngoài (thuật ngữ chuyên ngành gọi là inbound và outbound tourism)

• Hướng dẫn viên du lịch tại điểm: hướng dẫn viên phục vụ khách du lịch trong phạm vi một điểm du lịch, khu du lịch cố định, có giới hạn về không gian, được phân biệt rõ ràng về vị trí, vai trò, chức năng với hướng dẫn viên du lịch nội địa, hướng dẫn viên du lịch quốc tế và bộ phận thuyết minh chuyên dụng trong các không gian văn hóa, di tích, bảo tàng, … hình thành nên bản chất nghề của hướng dẫn viên du lịch tại điểm được công nhận theo thông lệ quốc tế

1.3. Điều kiện hành nghề

Cũng theo Luật du lịch Việt Nam 2017, một hướng dẫn viên đủ điều kiện hành nghề khi và chỉ khi đáp ứng đủ 3 yêu cầu sau đây:

• Yêu cầu 1: Có thẻ hướng dẫn viên du lịch (thẻ hướng dẫn viên du lịch nội địa đối với hướng dẫn viên du lịch nội địa, thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế đối với hướng dẫn viên quốc tế, thẻ hướng dẫn viên du lịch tại điểm đối với hướng dẫn viên tại điểm)

Lưu ý: có thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế sẽ quy định tính chất nghề nghiệp hướng dẫn viên quốc tế của người hành nghề, cho phép hướng dẫn viên có thể dẫn cả tour nội địa và tour quốc tế. Tuy nhiên có thẻ hướng dẫn viên nội địa quy định tính chất nghề nghiệp hướng dẫn viên nội địa sẽ chỉ có thể dẫn tour nội địa mà không được phép dẫn tour quốc tế.

• Yêu cầu 2: Có hợp đồng lao động với 1 trong 3 tổ chức là:

• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lữ hành (Công ty lữ hành)

• Doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hướng dẫn viên du lịch nội địa, hướng dẫn viên quốc tế và hướng dẫn viên nội địa

• (Hội viên của) tổ chức xã hội - nghề nghiệp hoạt động về hướng dẫn viên

• Yêu cầu 3: Có hợp đồng hướng dẫn hoặc văn bản phân công hướng dẫn rõ ràng với 3 tổ chức trên

(Riêng đối với hướng dẫn viên tại điểm phải được sự xác nhận phân công của quản lý điểm du lịch hoặc tổ chức có thẩm quyền).

1.4. Điều kiện xin cấp thẻ hướng dẫn viên du lịch

Để được xin cấp thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế/ nội địa, người lao động nhất định phải có ít nhất 1 văn bằng Trung cấp/ Cao đẳng/ Đại học trở lên (không phân biệt chuyên ngành), trong đó lại chia thành 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Đối với những người là cử nhân chuyên ngành hướng dẫn viên du lịch (đào tạo tại Việt Nam hoặc nước ngoài) thì chỉ cần làm đầy đủ thủ tục hồ sơ xin cấp thẻ. 

Bằng đại học được cấp bởi các đơn vị đào tạo chính quy nước ngoài bắt buộc phải có giấy xác nhận kiểm định chất lượng chứng chỉ văn bằng tại cơ quan có thẩm quyền (Trung tâm công nhận văn bằng VN-NARIC - Cục quản lý chất lượng - bộ Giáo dục và đào tạo).

Trường hợp 2: Đối với những người tốt nghiệp trái ngành hướng dẫn viên du lịch, bắt buộc phải có chứng chỉ Nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch quốc tế/ nội địa

• Thi chứng chỉ Nghiệp vụ Hướng dẫn viên du lịch quốc tế: cần có bằng tốt nghiệp từ cao đẳng/ đại học trở lên

• Thi chứng chỉ Nghiệp vụ Hướng dẫn viên du lịch nội địa: cần có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên

Thủ tục hồ sơ xin cấp thẻ Hướng dẫn viên du lịch quốc tế, nội địa:

• Đơn xin cấp thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế - nội địa

• Sơ yếu lý lịch công chứng

• Giấy khám sức khỏe (không quá 06 tháng)

• Bằng tốt nghiệp trung cấp/ cao đẳng/ đại học phô tô có chứng thực của các cơ quan có thẩm quyền (trường, xã, phường, văn phòng công chứng)

• Chứng chỉ nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch phô tô có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền

• 02 ảnh 3x4 nền trắng (chụp không quá 06 tháng)

• Các văn bằng, chứng chỉ ngoại ngữ (đối với xin cấp thẻ HDV du lịch quốc tế)

(Văn bằng ngoại ngữ trong nước từ hệ cao đẳng 3 năm trở lên, văn bằng đào tạo tại nước ngoài phải được kiểm định và công nhận chất lượng văn bằng)

• Lệ phí xin cấp thẻ: 650,000 đồng/ thẻ

1.5. Hạn thẻ hướng dẫn viên du lịch

Hiện nay, Luật du lịch Việt Nam quy định thời hạn là 5 năm đối với 2 loại thẻ là thẻ hướng dẫn viên du lịch nội địa và thẻ hướng dẫn viên du lịch quốc tế. Khi thẻ hết hạn các bạn có thể làm thủ tục đổi thẻ tại Sở du lịch Việt Nam (trên cả nước).

Thẻ hướng dẫn viên du lịch tại điểm chưa có quy định về thời hạn sử dụng. 

2. Bảng mô tả công việc cơ bản của hướng dẫn viên 

Dù là hướng dẫn viên du lịch quốc tế, hướng dẫn viên du lịch nội địa hay hướng dẫn viên du lịch tại điểm thì công việc cơ bản vẫn đảm bảo quy trình công việc như sau:

2.1. Nhận tour

Trong mỗi công ty lữ hành sẽ đều có bộ phận điều hành, sale tour. Do đó hầu như hướng dẫn viên sẽ không phải chịu trách nhiệm công việc tìm kiếm du khách mà sẽ được nhận tour từ các điều hành viên. Nắm bắt thông tin chính xác về tuyến điểm, thời gian, lịch trình, số lượng khách, yêu cầu đặc biệt của tour (nếu có), … để có thể chuẩn bị những kiến thức, kỹ năng tốt nhất cho chương trình đảm nhiệm. 

2.2. Lên kế hoạch tổ chức và thực hiện chương trình tour

- Lên kế hoạch tổ chức

Trong thực tế, hầu như sẽ có rất ít tour gấp trong trạng thái “sáng nhận chiều dẫn”, mà thông thường thì điều hành viên sẽ gửi tour mới đến hướng dẫn viên trước ít nhất khoảng 1 ngày để hướng dẫn viên có thời gian nắm bắt thông tin và chuẩn bị tour.

Mô tả công việc của hướng dẫn viên du lịch

Hướng dẫn viên cũng không phải xây dựng chương trình - vì đây là công việc của điều hành, nhưng lại phải đảm bảo chuẩn bị chi tiết, mở rộng và sáng tạo hợp lý cho chương trình tour trên cơ sở thông tin nền tảng tiếp nhận, vừa là để giúp tour trở nên thú vị hơn, vừa giúp cho hướng dẫn viên có thể chủ động và dễ dàng hơn trong các thao tác khi đi tour, tạm gọi là xây dựng kế hoạch.

Có thể lấy 1 ví dụ để các bạn dễ hình dung như sau: Tour Hà Nội - Ninh Bình, số lượng 15 khách quốc tế, 3 ngày 2 đêm. Chương trình tour đi qua tuyến điểm nào, kết nối với các đơn vị cung cấp dịch vụ ngủ nghỉ, ăn uống tại nhà hàng, khách sạn, homestay nào, chi phí dịch vụ, … tất cả sẽ được thao tác ngay từ đầu bởi các điều hành viên và hướng dẫn viên chỉ cần tiếp nhận thông tin để đảm bảo sao cho quá trình giao tiếp, chăm sóc, giải đáp những thắc mắc của khách hàng được diễn ra hoàn hảo nhất, hướng dẫn viên cũng có thể chủ động xây dựng một vài trò chơi, giao lưu phù hợp cho 15 khách, dễ gây hứng thú cho người nước ngoài, hướng dẫn mua quà, đồ lưu niệm mà không bị đắt, … 

Có thể ví hoạt động của 1 điều hành viên sẽ giữ vai trò như lớp vỏ - là hoạt động tổng hợp, chỉ đạo, còn hoạt động của  1 hướng dẫn viên sẽ giữ vai trò như lớp lõi bên trong - hoạt động chính xác, chi tiết và thường xuyên.

- Thực hiện chương trình tour

Thực hiện chương trình tour là nhiệm vụ công việc quan trọng nhất của hướng dẫn viên khi dẫn tour, là những hoạt động thực tế để chuyển kế hoạch thành thực tiễn.

Những hoạt động cụ thể theo tiến trình cho 1 hướng dẫn viên chuyên nghiệp:

• Gặp gỡ, chào hỏi du khách

• Kiểm số lượng khách và hướng dẫn khách ngồi vào vị trí (ghế xe)

• Ổn định chỗ ngồi và hỏi thăm du khách

• Trực tiếp thu hút du khách vào 1 vài chương trình giao lưu để tạo không khí thoải mái: hát, kể chuyện, tổ chức trò chơi, giới thiệu văn hóa Việt Nam (cho khách nước ngoài), cũng có thể giới thiệu sơ bộ về tuyến điểm du lịch sắp đến và hỏi xem du khách đã biết gì về tuyến điểm hay chưa, mong muốn của du khách với chuyến đi, …. 

• ⅔ chặng đường sẽ chủ động hỏi thăm khách có cảm thấy mệt không hay có nhu cầu cá nhân gì 

• Có thể để một chút thời gian cho khách ngủ (nếu đi đường dài)

• Xuống xe, hỗ trợ du khách, kiểm số lượng và nhắc nhở mọi người đem theo hành lý

• Dẫn du khách về nhà nghỉ (hoặc homestay), các thủ tục nhận phòng, sắp xếp đồ đạc

• Thông báo đến du khách về lịch trình tổng quan và lịch trình gần nhất

• Kiểm soát và quản lý hoạt động ăn uống trong tour

• Mua vé vào cho du khách

• Khi dẫn khách, giới thiệu chi tiết về các địa điểm đi qua

• Giải đáp những thắc mắc của du khách về tuyến điểm hoặc chủ động hỏi du khách

• Luôn đi đầu đoàn và thường xuyên theo dõi đoàn

• Có thể tạo cho du khách không gian riêng để họ tự khám phá (nhưng trong tầm kiểm soát)

• Giao tiếp nhiều hơn và luôn luôn vui vẻ, tràn đầy năng lượng

2.3. Phụ trách công việc ngoại giao với các đối tác dịch vụ liên quan đến tour

Một số đối tác dịch vụ tour nổi bật:

• Khách sạn, nhà nghỉ

• Nhà hàng

• Quán ăn

• Cửa hàng đồ lưu niệm

• Dịch vụ chụp ảnh, giải trí, vui chơi

2.4. Xử lý các vấn đề phát sinh trong tour (tình huống du lịch)

Xử lý các tình huống phát sinh trong tour là một trong những công việc khó khăn nhất, nhất là đối với những hướng dẫn viên du lịch mới vào nghề vì chưa kể có vô vàn tình huống phát sinh ở các mức độ khó khác nhau thì bản thân mỗi du khách đã là một “tình huống” riêng biệt cần được hỗ trợ trong suốt hành trình.

Một vài tình huống phát sinh nổi bật:

• Hỏng xe

• Du khách bị lạc

• Du khách bị thương

• Du khách bị ngộ độc thức ăn

• Du khách bị say xe

• Du khách quên đồ, mất đồ có giá trị

• Du khách hỏi những câu hỏi ngoài phạm vi kiến thức của hướng dẫn viên

• Du khách có nhu cầu thay đổi so với chương trình tour

• Du khách than phiền hoặc tỏ thái độ không hài lòng với chuyến đi

2.5. Hoàn tất và bàn giao tour

Hoàn tất và bàn giao tour.

Khi hoàn tất tour, hướng dẫn viên nên chủ động giữ kết nối với du khách, cung cấp những dịch vụ bổ sung thân thiện chân thành nhất, tiếp nhận những đánh giá của du khách để báo cao về công ty.

Tạm biệt du khách và nói cảm ơn về cuộc gặp gỡ với những chuyến đi.

Kết luận:

Trên đây là bảng mô tả công việc hướng dẫn viên du lịch chi tiết nhất, được Vieclam123.vn tìm hiểu, tổng hợp và chia sẻ, hy vọng sẽ là hành trang tri thức hữu ích nhất cho bạn đọc khi hành nghề hướng dẫn viên du lịch quốc tế, nội địa và tại điểm du lịch Việt Nam. Để tham khảo thêm thông tin việc làm, bạn vui lòng truy cập vào trang thông tin giới thiệu việc làm chính thức của Vieclam123.vn