Sau đây, cùng vieclam123.vn tìm hiểu, nắm bắt đúng đắn về một nghề người ta vốn chỉ quen gọi mà ít khi hiểu thật sâu bản chất.

1. Tổng quan vị trí nhân viên hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là vị trí việc làm cơ bản nhất của mọi văn phòng, cơ quan. Những nhân viên hành chính văn phòng thường làm việc với sổ sách, giấy tờ, giải quyết xử lý các thủ tục hành chính bên cạnh kiêm cả nhiệm vụ tiếp đón khách hàng, đối tác. Thoạt nghĩ tới đa số chúng ta sẽ đều cho rằng công việc này rất nhẹ nhàng thế nhưng ẩn sau đó lại là vô vàn những “vỡ lẽ đầy bất ngờ vì về công việc.

Tiếp theo đây, vieclam123.vn sẽ giúp bạn khám phá đầy đủ về bức tranh công việc từ tổng thể đến từng mảnh ghép, qua đó hiểu rõ thế nào là nhân viên hành chính văn phòng, nắm được rõ bản mô tả công việc hành chính văn phòng để có sự chuẩn bị vào nghề tốt nhất.

2. Mô tả công việc hành chính văn phòng

2.1. Tổng quan nhiệm vụ hành chính văn phòng

Người nhân viên hành chính văn phòng sẽ thực hiện mọi nhiệm vụ về công tác hành chính. Chúng bao gồm các đầu việc thuộc kế hoạch kinh doanh, nắm bắt các chính sách về chế độ quyền lợi nhân viên và đảm bảo thực hiện chăm lo cho các chính sách này.

Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng còn có thể đảm đương nhiều đầu việc lặt vặt khác như lên lịch họp, đặt lịch hẹn cho công ty và đối tác, quản lý văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, ...

Với những mô tả nhiệm vụ nghề hành chính văn phòng vừa nêu cho thấy vị trí này có nhiều nhiệm vụ, tưởng như lặt vặt và không có chuyên môn trọng tâm nhưng tất cả nhiệm vụ họ làm đều chính là trọng tâm đặc trưng của nghề hành chính văn phòng. Việc nào trong đó cũng rất quan trọng vì có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình vận hành, quy trình hoạt động của doanh nghiệp, của tất cả các phòng ban khác trong công ty.

Hay nói một cách khác thì nhân viên hành chính văn phòng chính là mắt xích quan trọng của doanh nghiệp mà nếu thiếu đi vị trí này, thiếu đi những đầu việc hành chính văn phòng thì cả doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động được. Cũng giống như chiếc xe đạp vậy, xích thiếu một mắt thôi ắt cả chiếc xe chẳng thể di chuyển nữa.

Để thấy rõ hơn từng đầu việc trong mô tả việc làm ở lĩnh vực hành chính văn phòng quan trọng ra sao và phải làm những gì thì bạn kéo xuống phần tiếp theo để nhìn sâu hơn vào bức tranh công việc hành chính văn phòng nhé.

2.2. Công việc hành chính văn phòng - nội dung mô tả chi tiết nhất

2.2.1. Quản lý giấy tờ sổ sách, các loại hồ sơ của doanh nghiệp

Trong cơ cấu phân công nhiệm của doanh nghiệp theo đặc trưng từng ngành nghề, lĩnh vực thì bộ phận hành chính văn phòng chính là nơi tiếp nhận mọi hồ sơ thủ tục, các công văn, công điện tới cơ quan, doanh nghiệp. Với các giấy tờ tiếp nhận được, người nhân viên hành chính văn phòng sẽ chuyển trực tiếp chúng đến các phòng ban, cá nhân liên quan.

Đó là khi cần thiết chuyển đi, còn bản chất thì bộ phận hành chính văn phòng chính là điểm dừng chân của mọi giấy tờ, sổ sách đó. Cũng tức là nhân viên hành chính văn phòng làm công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ, giấy tờ của công ty theo yêu cầu.

Ngoài tiếp nhận và lưu trữ giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp thì bộ phận hành chính văn phòng cũng còn là nơi tiếp nhận các giấy tờ liên quan tới nhân viên công ty như đơn xin nghỉ phép, nghỉ việc; cập nhật các thông tin về tình trạng của từng nhân viên như thai sản, dâu ốm, ... Khi được yêu cầu, nhân viên hành chính còn làm cả nhiệm vụ in ấn, phân phát tài liệu, gửi quy định, quyết định của công ty tới các phòng ban.

2.2.2. Làm công tác lễ tân văn phòng

Không phải là một lễ tân chính hiệu nhưng nhiệm vụ làm lễ tân chính là một phần nghiệp vụ cần thực hiện trong bản mô tả công việc hành chính văn phòng của người nhân viên. Khi đó, họ sẽ đứng ra để trực và tiếp nhận các cuộc gọi từ bên ngoài tới công ty sau đó chuyển cuộc gọi tới bộ phận liên quan. Đó là cách tiếp khách gián tiếp, chủ yếu nhân viên hành chính văn phòng đón khách trực tiếp tới với công ty hoặc đối tác đến làm việc.

Trước các buổi họp công ty, nhân viên hành chính văn phòng chính là những người gắn liền với nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ mọi thứ trước khi cuộc họp chính thức diễn ra. Bao gồm các công tác chuẩn bị giấy tờ, tài liệu họp, chuẩn bị phòng họp, nước, ... kèm các công tác theo chỉ thị trực tiếp từ ban lãnh đạo.

Hành chính văn phòng chính là công việc quản lý nội bộ văn phòng ở mọi mặt. Nhưng bên cạnh đó, vị trí này còn đảm đương cả những nhiệm vụ đối ngoại cho công ty như tổ chức các sự kiện khách hàng để kết nối, tiếp cận và thúc đẩy hợp tác.

2.2.3. Hành chính văn phòng quản lý thiết bị và tài sản doanh nghiệp

Trong khi kế toán chỉ tập trung cho nghiệp vụ kế toán, các con số; nhân viên kinh doanh chỉ tập trung vào khách hàng và các chiến lược phát triển mở rộng kinh doanh; một cách thích hợp nhất, tất cả các công tác hành chính tại văn phòng còn lại đều nằm trong sự “cai quản”, đảm đương của nhân viên hành chính văn phòng.

Vì thế, ngoài các đầu việc đã phân tích chi tiết phía trên thì mô tả công việc hành chính văn phòng cũng không thể thiếu nhiệm vụ quản lý tài sản, thiết bị công ty. Để quản lý, nhân viên hành chính văn phòng sẽ lập danh sách để tu sửa, theo dõi, lên kế hoạch đối với tài sản, trang thiết bị đang được sử dụng và cần mua bổ sung sao cho phù hợp với nhu cầu hoạt động của công ty, giúp cho nhân viên các phòng ban có đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ công việc.

Văn phòng phẩm là những vật dụng thường xuyên phải sử dụng nên sẽ có lúc hết số lượng. Nhân viên hành chính văn phòng phải quản lý được tình hình thực tế sử dụng để kịp thời mua bổ sung, tránh khi hết các đồ dùng gây ra sự trì trệ cho các công tác của phòng ban.

2.2.4. Hành chính văn phòng là nắm bắt hồ sơ nhân sự của công ty

Có thể nói đây là công việc cơ bản của bộ phận hành chính văn phòng. Tất cả các hồ sơ nhân sự toàn doanh nghiệp đều được tập hợp và lưu trữ tại phòng hành chính. Vì nắm giữ trong tay toàn bộ giấy tờ của từng nhân viên cho nên bộ phận này cũng đứng ra xử lý, giải quyết toàn bộ thủ tục cần thiết liên quan như tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, nghỉ phép, chế độ phúc lợi, giải quyết các vấn đề về bảo hiểm, ...

Như vậy, qua phần mô tả công việc hành chính văn phòng khá chi tiết ở trên, bạn đã nắm bắt được nhiệm vụ cần làm của mình là gì. Hy vọng, đây sẽ là một tư liệu quan trọng đối với những ai mới ra trường đang chuẩn bị ứng tuyển vào vị trí hành chính văn phòng.