1. Thông tin khái quát về mẫu phiếu chi

1.1. Mẫu phiếu chi là gì?

Mẫu phiếu chi là một trong những giấy tờ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Mẫu phiếu này do kế toán lập nhằm mục đích quản lý các khoản chi tiêu của doanh nghiệp.

Cụ thể, khi doanh nghiệp có nhu cầu chi tiêu hay sử dụng tiền cho 1 công việc cụ thể, người ta sẽ sử dụng mẫu phiếu chi để ghi chép các khoản tiền đó là tiền mặt hay ngoại tệ, kê khai số tiền cần xuất là bao nhiêu và làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Phiếu chi thường đi kèm với các chứng từ quan trọng như hóa đơn mua hàng, cung ứng dịch vụ, phiếu tạm ứng hay phiếu chi lương,... Cho nên, đây là loại giấy tờ có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp.

Một số trường hợp cần sử dụng đến phiếu chi bao gồm:

- Thứ nhất: Trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ hay nguyên vật liệu

- Thứ hai: Khi doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt để gửi vào tài khoản ngân hàng

- Thứ ba: Khi doanh nghiệp phải xuất quỹ tiền mặt cho các khoản vay ngắn hạn hoặc dài hạn

- Thứ tư: Phiếu chi được sử dụng khi doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt để chi trả cho các khoản thuế

- Thứ năm: Doanh nghiệp sử dụng phiếu chi khi xuất tiền chi trả lương cho cán bộ, công nhân viên trong công ty

- Thứ sáu: Các hoạt động đầu tư dùng tiền mặt cũng cần sử dụng mẫu phiếu chi

- Thứ bảy: Doanh nghiệp sử dụng phiếu chi trong trường hợp xuất quỹ tiền mặt đem ký quỹ hay ký cược,...

Mẫu phiếu chi cũng được sử dụng cho các khoản chi khác có sử dụng tiền mặt trong doanh nghiệp. Vậy nên bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải sử dụng mẫu phiếu chi theo đúng quy định của pháp luật.

1.2. Phiếu chi có ý nghĩa như thế nào?

Nếu không tìm hiểu có lẽ nhiều người sẽ không biết mẫu phiếu chi có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và người quản lý nó.

Thực ra, mẫu phiếu chi là một loại giấy tờ kiểm soát dòng tiền ra của doanh nghiệp. Cụ thể:

- Phiếu chi chính là giấy tờ dùng để ghi lại tất cả các khoản ngân sách mà công ty đã chi cho việc mua hàng hóa, dịch vụ, trang thiết bị, trả lương hay chi cho các chính sách của công ty.

Việc chi tiêu tiền mặt của doanh nghiệp cần được quản lý một cách chặt chẽ để Ban Giám đốc nhìn vào đó theo dõi, nắm bắt và đánh giá được tình hình hoạt động của doanh nghiệp mình. Theo đó, mẫu phiếu chi cũng phải được thiết lập một cách rõ ràng, cụ thể và ghi chép cẩn thận.

- Thủ quỹ hay kế toán cũng dựa vào mẫu phiếu chi để kiểm soát được tình hình tài chính của doanh nghiệp, nhờ có phiếu chi mà tất cả những khoản chi tiêu liên quan tới tiền mặt đều trở nên minh bạch.

- Phiếu chi chính là một trong những căn cứ quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát nguồn tiền ra, vào. Nhìn vào đó Ban Giám đốc có thể điều chỉnh các khoản chi tiêu sao cho phù hợp, tiết kiệm và hiệu quả.

- Mẫu phiếu chi chính là một trong những giấy tờ quan trọng giúp tài chính của doanh nghiệp trở nên minh bạch. Chúng sẽ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa và xử lý các vấn đề liên quan tới pháp luật phát sinh sau này.

Từ những phân tích trên, có thể khẳng định vai trò của mẫu phiếu chi là cực kỳ quan trọng. Đây cũng chính là mẫu giấy tờ được kế toán viên hay thủ quỹ đặc biệt quan tâm khi tiến hành làm nhiệm vụ.

2. Nguyên tắc lập phiếu chi bạn đã nắm rõ?

Với những thông tin vừa rồi, bạn đã nắm rõ mẫu phiếu chi là gì và ý nghĩa của mẫu phiếu chi cụ thể như thế nào. Vậy tiếp theo hãy cùng tôi tìm hiểu thông tin về nguyên tắc lập phiếu chi, thông tin sẽ được làm rõ ở nội dung bên dưới, cùng theo dõi nhé.

- Mẫu phiếu chi được thiết lập phải được đóng thành quyển, trong đó mỗi phiếu sẽ phải ghi số quyển, số phiếu một cách rõ ràng. Ngoài ra, số của phiếu chi phải được đánh theo quy tắc liên tục tính theo 1 kỳ kế toán.

- Mỗi phiếu chi cần phải ghi rõ Ngày tháng năm thành lập, kèm theo đó là Ngày tháng năm chi tiền

- Đối với dòng nội dung ghi số tiền, kế toán có thể ghi bằng số hoặc bằng chữ theo đơn vị là Việt Nam đồng hoặc USD,...

- Về phía người nhận tiền, khi nhận được tiền thì cần phải ghi đủ số tiền đã nhận bằng chữ, sau đó ký tên và ghi đầy đủ họ tên vào phần dành cho mình.

- Đối với những phiếu chi ngoại tệ, kế toán cần ghi rõ tỷ giá, đơn giá ngay tại thời điểm xuất quỹ, từ đó tính được tổng số tiền theo đơn vị Đồng và ghi vào sổ.

Với vai trò quan trọng như vậy, người làm kế toán cần tuân thủ theo những nguyên tắc vừa nêu để mọi chi tiêu trong doanh nghiệp được quản lý tốt nhất.

3. Nội dung chi tiết của mẫu phiếu chi bao gồm những gì?

3.1. Những thông tin bắt buộc phải có trong mẫu phiếu chi

Phiếu chi là mẫu giấy tờ được thiết lập thường xuyên trong mỗi doanh nghiệp, chính vì vậy mà khi lập phiếu chi, người làm kế toán cần chú ý đưa vào những nội dung bắt buộc sau đây:

- Tên đơn vị thành lập phiếu chi kèm theo địa chỉ ở bên dưới

- Ngày tháng năm lập phiếu chi

- Họ tên người nhận tiền kèm theo lý do chi tiền

- Giá trị số tiền được chi ghi bằng chữ hoặc số

- Chữ ký của các thành viên liên quan bao gồm Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ quỹ, Người lập phiếu và Người nhận tiền

Ngoài ra, trong phiếu chi đối với ngoại tệ thì cần làm rõ tỷ giá ngoại tệ cùng với số tiền quy đổi theo thời điểm hiện tại để các bên không xảy ra tranh chấp sau này.

Dù là phiếu chi được thiết lập với mục đích gì thì khi lập kế toán cũng cần phải đảm bảo tất cả những yếu tố nêu trên. Đó cũng chính là những thành phần bắt buộc theo quy định Nhà nước đặt ra.

3.2. Hướng dẫn cách ghi phiếu chi cho người chưa biết

Kế toán thường phải làm việc với mẫu phiếu chi, theo đó không thể thiếu kiến thức về giấy tờ này. Cách ghi nội dung phiếu chi sau đây sẽ giúp các kế toán viên mới hành nghề giảm thiểu sự bỡ ngỡ khi nhận việc.

 - Với Tên doanh nghiệp/đơn vị lập phiếu chi: Cần thể hiện ở góc trái của chứng từ

- Thông tin về Ngày tháng năm ở trên chính là thời gian tiến hành lập phiếu, còn Ngày tháng năm bên dưới thì đó là thời gian chi tiền mặt

- Các thông tin cần kê khai rõ ràng bao gồm: Họ tên và địa chỉ của người nhận tiền; Lý do chi tiền cần ghi cụ thể

- Thông tin về số tiền: Hãy ghi rõ số tiền cần xuất quỹ là bao nhiêu, theo hình thức số và chữ với đơn vị tính là Việt Nam đồng hoặc Ngoại tệ.

- Số lượng chứng từ gốc: Kế toán cần ghi rõ chứng từ gốc kèm theo bao gồm những gì

- Nếu chi ngoại tệ thì cần ghi rõ tỷ giá, đơn giá tính theo thời điểm xuất quỹ

4. Một vài lưu ý liên quan tới mẫu phiếu chi

Mặc dù thông tin khá ngắn gọn, đơn giản song nếu không chú ý và cẩn thận thì kế toán vẫn có thể điền sai thông tin hoặc làm thiếu thể thức. Sau đây là một số lưu ý quan trọng bạn có thể tham khảo để hiểu rõ hơn về mẫu phiếu chi trong doanh nghiệp.

4.1. Phiếu chi có cần thiết phải đóng dấu?

Ngoài những thông tin vừa tìm hiểu trên đây, vấn đề phiếu chi có cần phải đóng dấu hay không cũng được rất nhiều người quan tâm, đặc biệt là các kế toán viên.

Theo như quy định Nhà nước ban hành, mẫu phiếu chi ngoài việc phải chuẩn bị chữ ký đầy đủ của người nhận tiền, thủ quỹ, kế toán, thủ trường thì còn phải có cả con dấu của công ty.

Trong trường hợp Thủ trưởng là người ký trực tiếp thì sẽ đóng dấu tròn, còn trường hợp vắng mặt thủ trưởng thì sẽ dùng dấu treo.

Như vậy, con dấu chính là yếu tố bắt buộc cần xuất hiện trong mẫu phiếu chi, thiếu nó có thể mẫu phiếu này sẽ không có giá trị hiệu lực.

4.2. Mẫu phiếu chi được lập thành mấy liên?

Không phải 1 hay 2, mẫu phiếu chi là giấy tờ được lập thành 3 liên, nhưng chỉ có giá trị hiệu lực sau khi có chữ ký đầy đủ của những thành viên liên quan như đã nêu ở trên.

Các liên của phiếu chi sẽ được phân bổ lần lượt như sau:

- Liên 1: Do nơi lập phiếu lưu trữ

- Liên 2: Do thủ quỹ lưu trữ và dùng để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi chép vào sổ kế toán

- Liên 3: Do người nhận tiền giữ để làm bằng chứng đối chiếu nếu có phát sinh tranh chấp sau này

Mẫu phiếu chi là giấy tờ quan trọng trong mọi hoạt động chi tiêu trong doanh nghiệp, chính vì vậy việc tìm hiểu và nắm rõ thông tin về mẫu giấy này là điều cần thiết đối với tất cả những kế toán viên được tuyển dụng. Những ai chưa thể hình dung về phiếu chi thì có thể tham khảo nội dung chi tiết của phiếu chi với tài liệu sau đây:

mau-phieu-chi-moi-nhat.doc

mau-phieu-chi-chuan-nhat.docx

mẫu-phiếu-chi-theo-thông-tư-107.doc

mẫu-phiếu-chi-theo-thông-tư-200.doc