1. Khái niệm về hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp

Đối với các nhà thầu đã tiến hành đấu thầu bằng hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế thì sẽ được tiến hành mua sắm hàng hóa trực tiếp theo đúng quy định. Tuy nhiên, điều này phải đảm bảo được hợp đồng thực hiện gói thầu đã được ký kết.

Hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp là một tài liệu vô cùng quan trọng và không thể nào thiếu đối với những nhà thầu. Mục đích của việc chuẩn bị hồ sơ này là đảm bảo được việc mua sắm trực tiếp là có tính chất và đúng quy định so với gói thầu đã được ký kết. Chính vì thế nội dung của hồ sơ cần phải đảm bảo được đúng quy định và tiêu chí đã được nêu ra.

Đối với hình thức mua sắm trực tiếp thì theo quy định của pháp luật thì bắt buộc phải lập hồ sơ yêu cầu trong giai đoạn chuẩn bị. Trong đó thì nội dung của hồ sơ sẽ là những thông tin cơ bản về gói thầu, tóm tắt dự án, tiến độ cung cấp hàng hóa, chất lượng của hàng hóa, đơn giá hàng hóa mua sắm trực tiếp.

Theo quy định chung thì hàng hóa mà thuộc gói thầu mua sắm trực tiếp mà thuộc vào gói thầu tương tự đã được ký kết thì quy mô áp dụng cho hàng hóa trực tiếp khi mua sẽ không được vượt quá 130%. Đây cũng chính là lý do bắt buộc đấu thầu hình thức mua sắm trực tiếp thì phía mời thầu phải lập hồ sơ yêu câu theo đúng quy chuẩn.

Trên thực tế thì không có một quy định quy thể nào về mẫu hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp. Nhưng dựa trên quy trình chào hàng cạnh tranh thông thường thì mẫu hồ sơ này sẽ được lập theo như mẫu quy trình chào hàng cạnh tranh thông thường dựa theo thông tư của bộ kế hoạch và đầu tư.

Như vậy, có thể thấy rằng hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp là rất quan trọng. Tùy theo tính chất của gói thầu thì bạn sẽ cần phải lập hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp phù hợp và bổ sung nhiều tài liệu có liên quan khác để đảm bảo được quy trình mua sắm trực tiếp được diễn ra.

2. Cách chuẩn bị mẫu hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp

Với quy trình mua sắm trực tiếp thì chuẩn bị hồ sơ yêu cầu là bắt buộc và quá trình đó bạn cần phải tuân thủ đúng trình tự. Vậy, để  chuẩn bị mẫu hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp đúng chuẩn nhất thì cần phải thực hiện theo những bước như sau:

2.1. Tiến hành lựa chọn nhà thầu

Theo như nghị định của Chính Phủ đã ban hành thì quá trình lựa chọn nhà thầu sẽ được tiến hành đúng quy định như sau:

2.1.1. Lập hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp

Việc lập hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp là việc đầu tiên cần phải làm trong giai đoạn lựa chọn nhà thầu và quá trình này cùng là bước quan trọng để yêu cầu nhà thầu mua sắm trực tiếp. Nội dung của mẫu hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp sẽ bao gồm những nội dung như sau:

- Thông tin cụ thể về dự án hoặc gói thầu.

- Những yêu cầu để nhà thầu đưa các thông tin về năng lực.

- Các yêu cầu về tiến độ cung cấp hàng hóa, yêu cầu về đảm bảo kỹ thuật và chất lượng hàng hóa theo đúng như hồ sơ mời thầu đã được công bố.

- Những yêu cầu về chất lượng và đơn giá hàng hóa mua sắm trực tiếp.

2.1.2. Tiến hành thẩm định, phê duyệt hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp

Khi hồ sơ đã được chuẩn bị một cách xong xuôi thì sẽ tiến hành đi thẩm định. Quá trình này sẽ phải được diễn ra trước khi phê duyệt hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp.

Trong quá trình phê duyệt hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp thì hoạt động này phải được diễn ra bằng văn bản để tiến hành báo cáo thẩm định hồ sơ đã yêu cầu.

2.2. Phát hành và nộp hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp

Nhà thầu đã lựa chọn từ trước đó sẽ được phát hành hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp. Trong trường hợp mà họ không đủ khả năng thực hiện gói thầu mua sắm trực tiếp thì hồ sơ yêu cầu sẽ được chuyển đến cho nhà thầu khác.

Khi chuyển tiếp hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp cho nhà thầu khác thì các yêu cầu về kỹ thuật, năng lực, kinh nghiệm cần phải được đảm bảo và phù hợp với kết quả nhà thầu đã được chọn từ trước. Sau đó từng nhà thầu sẽ chuẩn bị và tiến hành nộp hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp. 

2.3. Đánh giá hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp

Khi bên mời thầu tiếp nhận được hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp từ phía nhà thầu thì sẽ bắt đầu đánh giá dựa trên những tiêu chí như sau: nội dung về kỹ thuật và đơn giá của hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp, thông tin về năng lực của nhà thầu, các biện pháp cung cấp hàng hóa, tiến độ và một số nội dung liên quan khác.

Khi quá trình đánh giá mẫu hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp được diễn ra thì cả hai bên là mời thầu và nhà thầu phải thương thảo và tiến hành làm rõ các nội dung trong hồ sơ yêu cầu. Phía bên mời thầu sẽ phải đảm bảo được những đơn giá của hàng hóa mua sắm trực tiếp không được vượt ngưỡng đã yêu cầu đồng thời phải đảm bảo được giá cả của hàng hóa mua sắm trực tiếp có sự phù hợp với hợp đồng.

2.4. Công khai kết quả mua sắm trực tiếp và ký hợp đồng

Khi hồ sơ đã được chấp thuận thì lúc này kết quả lựa chọn nhà thầu sẽ được thẩm định và tiến hành phê duyệt. Quy trình này sẽ được thông qua văn bản và các kết quả thẩm định. Khi đó kết quả lựa chọn nhà thầu sẽ được công bố bằng văn bản cho những nhà thầu tiến hành nộp hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp.

Quá trình mua sắm trực tiếp được chấp thuận thì lúc này hợp đồng ký kết sẽ được phê duyệt. Loại hợp đồng này khi được ký kết cũng phải đảm bảo phù hợp với hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp và những tài liệu có liên quan khác.

3. Những lưu ý về mẫu hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp

Khi tiến hành lập hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp thì bên cạnh đó bạn cũng cần phải bổ sung thêm một số văn bản như là: bản cam kết cung cấp hàng hóa đảm bảo kỹ thuật, kế hoạch tiến độ cung cấp hàng hóa, bản chất lượng hàng hóa và đơn giá hàng hóa với hồ sơ chào hàng cạnh tranh.

Trong hình thức chào hàng cạnh tranh thì nội dung của hồ sơ yêu cầu sẽ hoàn toàn tương tự với mẫu hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp. Các nội dung trong hồ sơ luôn phải đảm bảo được các thông tin nội dung về dự án, gói thầu, hình thức mua sắm trực tiếp,...Bên cạnh đó cần đưa ra được những thông tin kinh nghiệm của nhà thầu và năng lực của nhà thầu đó.

Quy mô áp dụng của hàng hóa mua sắm trực tiếp cần phải dưới 130% so với hàng hóa cùng loại ở gói thầu đã được ký hợp đồng. Quá trình tiến hành thẩm định cần phải đảm bảo đúng trình tự.

Vậy là bài viết đã đưa đến cho bạn những thông tin về mẫu hồ sơ yêu cầu mua sắm trực tiếp vô cùng chuẩn xác và chi tiết. Hy vọng bài viết đã giải đáp được những thắc mắc của bạn, hãy luôn theo dõi những bài viết của chúng tôi để cập nhật nhiều bài viết hữu ích hơn nữa nhé!