Mẫu biên bản kiểm kê tài sản có nội dung như thế nào? Cách thức trình ra sao để được cấp trên chấp nhận? Đó cũng là những vấn đề mà vieclam123.vn muốn giải đáp trong bài viết ngày hôm nay.

1. Khái quát mẫu biên bản kiểm kê tài sản

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản là một loại văn bản được lập ra với mục đích ghi chép lại toàn bộ thông tin cũng như kết quả của việc kiểm kê tài sản trong một tổ chức, doanh nghiệp.

Qua đó doanh nghiệp có thể xác định được những tài sản và nguồn vốn hiện có trên giấy tờ và thực tế có trùng khớp hay không. Việc lập biên bản kiểm kê tài sản sẽ hạn chế được tình trạng gian lận, thất thoát bất hợp lý trong doanh nghiệp.

Bất kể doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua việc kiểm kê tài sản và sử dụng biên bản kiểm kê tài sản để đánh giá chính xác tình hình thực tế về nguồn tài sản mà họ đang quản lý.

Với những thông tin bên trong biên bản kiểm kê tài sản, các nhà quản trị có thể nhìn ra sự bất thường và có những biện pháp hiệu quả khắc phục những rủi ro không đáng có.

2. Biên bản kiểm kê tài sản được sử dụng trong trường hợp nào?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 40 Bộ Luật Kế toán 2015 đối với đơn vị kế toán về các trường hợp kiểm kê tài sản thì có 6 trường hợp cần kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp, đây cũng là 6 trường hợp mà mẫu biên bản kiểm kê tài sản được sử dụng. Hãy theo dõi xem chúng là gì nhé:

Thứ nhất, kiểm kê theo kỳ kế toán, nghĩa là cứ cuối kỳ kế toán thì kiểm kê 1 lần, khi kiểm kê cần có biên bản kiểm kê tài sản kèm theo

Thứ hai, kiểm kê tài sản khi đơn vị kế toán có sự chuyển đổi về hình thức sở hữu hoặc thay đổi loại hình hoạt động, lúc này biên bản kiểm kê tài sản cũng cần xuất hiện

Thứ ba, tiến hành kiểm kê và lập biên bản kiểm kê tài sản khi đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thẻ, chấm dứt hoạt động, cho thuê, bán hoặc phá sản

Thứ tư, biên bản kiểm kê tài sản được lập ra khi có phát sinh bất thường như hỏa hoạn, lũ lụt,...

Thứ năm, lập biên bản kiểm kê tài sản khi doanh nghiệp thực hiện đánh giá lại về tài sản theo quyết định từ cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước

Thứ sáu, khi rơi vào các trường hợp khác mà Pháp luật quy định thì mẫu biên bản kiểm kê tài sản cũng sẽ được hình thành

Như vậy, không phải 1 mà rất nhiều trường hợp cần sử dụng tới mẫu kiểm kê tài sản trong doanh nghiệp. Vậy nên nếu bạn là người phụ trách công tác kiểm kê thì không thể không tìm hiểu cách lập mẫu biên bản này.

3. Hướng dẫn viết mẫu biên bản kiểm kê tài sản chuẩn xác

3.1. Nắm rõ các thành phần tham gia trong biên bản kiểm kê tài sản

Biên bản kiểm kê tài sản được cấu tạo từ 3 thành phần chính đó là phần đầu, phần thân và phần kết. Trong đó mỗi phần sẽ đóng vai trò quan trọng khác nhau cho nên đừng nhìn vào số lượng thông tin mà bạn lại bỏ qua 1 trong 3 nhé.

Trong nội dung biên bản kiểm kê tài sản, mục thông tin của người kiểm kê là không thể thiếu, cùng với đó là loạt thông tin chi tiết về từng loại tài sản được kiểm kê, số lượng tài sản được kiểm kê theo từng chủng loại,... tất cả đều là những yếu tố quan trọng cấu thành nên mẫu biên bản kiểm kê tài sản chuẩn.

Để biết rõ nội dung này cần những gì, bạn có thể theo dõi bí quyết xây dựng nội dung cho biên bản kiểm kê tài sản dưới đây.

3.2. Cách xây dựng nội dung cho biên bản kiểm kê tài sản chuẩn nhất

Như bạn cũng biết, tài sản trong doanh nghiệp là rất lớn, để tiện theo dõi và quản lý thì người phụ trách kiểm kê sẽ phải phân loại chúng theo từng loại như tài sản cố định, tiền mặt, công cụ dụng cụ,... Tương ứng với mỗi loại tài sản này sẽ là mẫu biên bản kiểm kê có nội dung khác biệt. Tuy nhiên về cơ bản, tất cả các biên bản kiểm kê tài sản đều sở hữu những thành phần chung, cụ thể như thế nào mời bạn theo dõi thông tin bên dưới.

3.2.1. Cách trình bày phần đầu biên bản kiểm kê tài sản

Biên bản kiểm kê tài sản không cần Quốc hiệu - Tiêu ngữ, vì vậy bạn có thể mở đầu Tên đơn vị kèm theo bộ phận kiểm kê tài sản.

Ở bên dưới là tiêu đề của biên bản, nội dung bạn sẽ ghi rõ là: 

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG

BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT

…

Tuỳ vào hạng mục kiểm kê mà bạn sẽ đặt tiêu đề sao cho chuẩn xác, làm sao để cấp trên nhìn vào thì có thể phân biệt được có tất cả bao nhiêu loại tài sản, mỗi loại có bao nhiêu chiếc,...

Thời gian thực hiện kiểm kê cũng phải chính xác, bạn cần ghi rõ về giờ kiểm kê, ngày tháng kiểm kê, thành phần tham gia gồm có những ai, nhớ kèm theo họ tên và chức vụ của từng người

3.2.2. Trình bày nội dung chính cho biên bản kiểm kê tài sản

Kết thúc phần đầu để chuyển qua phần nội dung, ở phần này chủ yếu chỉ đề cập tới nội dung kiểm kê, nghĩa là thông tin của các loại tài sản được kiểm kê trong ngày.

Nội dung kết quả kiểm kê tài sản nên trình bày ở dạng bảng, đây là cách trình bày khoa học nhất khiến cho người đọc dễ hình dung về kết quả kiểm kê của bạn.

Trong bảng đương nhiên không thể thiếu cột số thứ tự được đánh từ 1 đến hết, tiếp theo là các hạng mục hết sức quan trọng như: Tên tài sản, số lượng, giá trị và thông tin của các tài sản được ghi nhận trong sổ sách kiểm kê.

Kiểm kê xong vào thời điểm nào bạn cũng cần ghi rõ bởi đó là căn cứ để ban quản trị đánh giá chất lượng kiểm kê của bạn. 

Doanh nghiệp quy mô càng lớn thì công tác kiểm kê càng mất nhiều thời gian, đồng nghĩa với mẫu biên bản kiểm kê cũng có nội dung dài hơn. Ngoài ra, một phần cũng là do thao tác làm việc của người phụ trách kiểm kê. Dù cho nguyên nhân là gì thì bạn cũng không được quên ưu tiên chất lượng kiểm kê bởi vì đó mới chính là vấn đề cốt lõi mà ban lãnh đạo quan tâm.

3.2.3. Kết thúc biên bản kiểm kê tài sản cần có thông tin gì?

Phần cuối cùng, mẫu biên bản kiểm kê tài sản phải có chữ ký và họ tên của những người tham gia vào quá trình kiểm kê, trong đó thường là thủ trưởng của đơn vị, chủ tịch hội đồng kiểm kê, kiểm soát viên, trưởng phòng hành chính và người lập biên bản kiểm kê.

Ngoài ra, riêng với thủ trưởng đơn vị cần ghi thêm ý kiến về cuộc kiểm kê sau đó tiến hành đóng dấu xác nhận.

4. Những lưu ý quan trọng liên quan tới mẫu biên bản kiểm kê tài sản

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản là văn bản khá ngắn gọn nhưng cũng dễ nhầm lẫn nếu như người lập ra nó không chuyên tâm chú ý. Ngoài những hướng dẫn nêu trên thì vieclam123.vn có đưa ra cho bạn một vài lưu ý, hy vọng có thể giúp bạn hạn chế được những sai sót không đáng có.

Thứ nhất, cần ghi ra bản nháp với các hạng mục kiểm kê, khi có số liệu chính xác thì mới trình bày vào bản chính. Làm như vậy sẽ khiến mẫu biên bản của bạn trở nên sạch đẹp, lại dễ dàng quan sát.

Thứ hai, với những ai còn có thói quen viết sai chính tả vậy thì hãy sử dụng tính năng phát hiện lỗi trên google doc, cách này khá hiệu quả. Nếu bạn ghi chép bằng tay vậy thì hãy lưu ý với những từ mình không chắc chắn.

Thứ ba, biên bản kiểm kê tài sản cần phải đầy đủ thông tin, rõ ràng, chính xác, không gạch xóa, tẩy sửa làm mất thẩm mỹ lại không được chấp nhận.

Với những lưu ý vừa rồi hy vọng tất cả những ai đang phụ trách mảng kiểm kê của doanh nghiệp sẽ sớm cho ra mẫu biên bản kiểm kê tài sản chuẩn chỉnh. Chúc các bạn sớm thăng tiến trong công việc với những cách làm chuyên nghiệp của mình.

Dưới đây là một vài mẫu biên bản kiểm kê tài sản dành cho những ai chưa hình dung rõ nét về nội dung của văn bản này, bạn có thể bấm vào file để tài về và sử dụng:

Mẫu-biên-bản-kiểm-kê-tài-sản-cố-định.doc

Mẫu-biên-bản-kiểm-kê-tài-sản-theo-thông-tư-200.doc

Mẫu-biên-bản-kiểm-kê-tài-sản-thông-tư-133.doc

Mẫu-biên-bản-kiểm-kê-tiền-mặt.doc