Bài viết này dành cho tất cả những người đang hành nghề kế toán kho, đặc biệt là những người vừa mới tốt nghiệp ra trường ở chuyên ngành này. Hãy tìm hiểu thật kỹ để tích lũy thêm kiến thức bổ ích và cần thiết trong cả chặng hành trình sự nghiệp của mình nhé.

1. Bạn hiểu kế toán kho trên excel là gì?

Kế toán kho trên excel là một cụm từ nói về phần việc nhân viên kế toán kho sử dụng file excel để kiểm soát và quản lý rõ ràng tình hình của những hoạt động xuất nhập trong kho hàng hoặc tình trạng tồn trong kho hàng hóa. Qua đó, người kế toán kho sẽ lập hóa đơn chứng từ cho tình hình này để có thể thuận lợi theo dõi tình hình của nguồn hàng hóa, từ đây có thể giúp hạn chế một cách tốt đa nguy cơ bị thất thoát hoặc đối diện với nhiều rủi ro khác cho doanh nghiệp.

Kế toán kho trên file excel được thực hiện bởi các thao tác trực tiếp trên excel, có nghĩa là lúc này các hàm excel cần được tận dụng triệt để. Nếu một người làm kế toán không hiểu rõ giá trị của các hàm excel này và không áp dụng được chúng vào trong công việc thì sẽ không thể trở thành một kế toán kho được mọi doanh nghiệp chào đón. Thế nên, liên quan đến cơ hội nghề nghiệp của bạn, hãy tập trung cập nhật ngay cách sử dụng các yếu tố thuộc về nghiệp vụ kế toán kho trên excel ngay sau đây.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Bản mô tả công việc kế toán kho khách sạn chi tiết nhất

2. Cập nhật các hàm excel thường dùng trong hoạt động kế toán kho

Có thể nói excel chính là công cụ gắn liền với nghề kế toán vì hiện tại chỉ có chương trình excel mới giúp cho công việc kế toán kho được diễn ra một cách nhanh chóng và có kết quả cần đạt. Để sử dụng excel có hiệu quả thì chắc chắn bạn cần nắm bắt được các hàm tính toán của nó và đây coi như một nghiệp vụ bắt buộc.

Hãy tự hỏi mình, có bao nhiêu hàm excel cơ bản bạn đã sử dụng thông thạo, có những hàm nào vẫn là nỗi sợ bạn chưa thể chinh phục, sử dụng hiệu quả nó? Cập nhật thêm các thông tin hữu ích ngay sau đây để tự mình củng cố thêm kiến thức, kỹ năng trong việc sử dụng các hàm excel này nhé.

2.1. Nhóm hàm excel phục vụ tìm kiếm

Hàm tìm kiếm trên excel là một trong những loại hàm thường xuyên được sử dụng nhiều nhất trong hoạt động kế toán nói chung, đặc biệt phổ biến trong công việc kế toán kho nói riêng. Hàm tìm kiếm sẽ giúp trả về cho bạn giá trị cần tìm trong từng cột trên cơ sở và nguyên lý dữ liệu được đưa từ bảng tham chiếu vào bảng cơ sở dữ liệu đúng với các giá trị cần tìm. Trong đó, giá trị X = 0 sẽ cho kết quả dò tìm một cách chính xác. Khi X =1 thì kết quả dò tìm chỉ đạt được tương đối.

Giá trị mặc định ở trong hàm tìm kiếm là X = 0. Nhóm hàm tìm kiếm có nhiều vai trò đối với nghiệp vụ kế toán như tìm để trả về tên hàng, đơn vị tính toán, mã hàng, giúp tìm kiếm giá bán và giá vốn được hiển thị ở bên trong kế toán doanh thu. Ngoài ra các thông tin cần tìm kiếm khác cũng được hỗ trợ bởi nhóm hàm tìm kiếm như thông tin của khách hàng, Vậy nhóm hàm này bao gồm những hàm nào?

2.1.1. Hàm tìm kiếm VLOOKUP

Bản chất của hàm Vlookup là một hàm tham chiếu, được sử dụng để tìm kiếm các giá trị theo cột. Khi kế toán kho sử dụng hàm Vlookup sẽ phải tuân thủ thực hiện đúng các lệnh theo cú pháp sau:

VLOOKUP(giá trị cần tìm, giá trị tham chiếu, cột cần tìm kiếm,0)

2.1.2. Hàm HLOOKUP

Đây là một hàm tìm kiếm, tham chiếu các giá trị theo hàng ngang. Công thức áp dụng của hàm này cũng tương tự như công thức trên nhưng thay giá trị lệnh từ VLOOKUP thành HLOOKUP. Việc sử dụng hàm này có phần phức tạp hơn một chút so với hàm VLOOKUP. Cụ thể, bạn sẽ cần để ý cách sử dụng của những yếu tố sau:

Thứ nhất, đối với vùng để tham chiếu, kế toán kho phải đảm bảo rằng hàng, cột đầu tiên bao phủ các giá trị cần tìm một cách vừa đủ và vùng tham chiếu này lúc nào cũng ở trạng thái đạt giá trị tuyệt đối. Những cột hay hàng cần lấy sẽ phải được đối chiếu để biết vị trí cụ thể của nó ở trong bảng tham chiếu là bao nhiêu. Khi đếm, bạn cần thực hiện theo chiều từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.

2.2. Hàm điều kiện trong kế toán kho excel - IF

Tiếp đến, IF cũng trở thành một cái tên quen thuộc trong khi sử dụng excel để xử lý các vấn đề kế toán. Nói một cách chính xác thì đây là hàm điều kiện của excel. Sử dụng hàm này như thế nào?

Nếu hàm trả về giá trị là 1 thì có nghĩa là điều kiện đúng. Nếu hàm trả về giá trị là 2 thì có nghĩa điều kiện sai.

Với giá trị và cách sử dụng hàm, IF sẽ dùng chủ yếu trong trường hợp kế toán cần lập bảng lương cho nhân viên công ty, thưởng hay tính toán mức thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.

Hàm điều kiện IF trong kế toán kho được sử dụng với cú pháp sau đây:

IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)

Xem thêm: Mách bạn cách viết báo cáo thực tập kế toán kho chuẩn

2.3. SUMIF - Hàm tính tổng có điều kiện

Đây là hàm thứ 3 có giá trị phổ biến trong kế toán kho excel. Nó sẽ gửi trả lại cho người kế toán kết quả tính tổng được của tất cả những ô được chọn kèm theo thỏa mãn một điều kiện nào đó đã được đưa vào. Vì giá trị sử dụng này mà hàm dùng thường xuyên ở trong nghiệp vụ kết chuyển vào thời điểm cuối tháng hay xây dựng các bảng tính tổng hợp công nợ và nhập xuất tồn, bảng cân đối số phát sinh.

Cú pháp sử dụng của hàm SUMIF được thực hiện như sau:

SUMIF(vùng có chứa điều kiện, điều kiện, vùng cần được tính tổng)

Bên cạnh việc sử dụng các hàm thì kế toán kho excel cũng sẽ kết hợp sử dụng sổ kho ở trên excel để đảm bảo đạt được hiệu suất công việc tốt nhất. Khi nghiệp vụ xử lý các vấn đề trên sổ kho của bạn vẫn chưa hoàn thiện thì nhất định đừng bỏ lỡ chia sẻ ngắn gọn nhưng dễ hiểu dưới đây để có thể hoàn thiện thao tác cơ bản trên excel một cách thuận lợi.

3. Sổ kho trong excel của nghiệp vụ kế toán kho

Sổ kho là công cụ được dùng để theo dõi tình hình cụ về số lượng của việc nhập - xuất và tồn kho đối với từng loại đối tượng ở trong từng kho. Sổ kho có vai trò là căn cứ giúp cho kế toán kho dễ dàng xác định được số lượng các đối tượng hàng hóa còn tồn lại, được lưu trữ trong kho, đồng thời sẽ xác định được trách nhiệm rõ ràng của người thủ kho.

Sổ kho sẽ được kiểm tra định kỳ khi nhân viên kế toán vật tư xuống kho. Nếu có hoạt động kiểm kê hàng hóa thì các số liệu sẽ phải được cập nhật và thay đổi tại thời điểm đó để đảm bảo thể hiện chính xác số liệu thực tế.

Như vậy, việc sử dụng các hàm excel hay sổ kho trong nghiệp vụ kế toán kho là vô cùng cần thiết, đó cũng chính là những nghiệp vụ kế toán kho excel mà một nhân viên kế toán kho không thể không biết cách sử dụng. Trong bài viết này, vieclam123.vn đã cung cấp tới bạn đọc quan tâm một vài thông tin quan trọng về cách sử dụng excel trong công việc của mình. Hy vọng, qua đây bạn sẽ tích lũy cho bản thân một vài kiến thức cần thiết.