Muốn xác định các yếu tố cần phải có trong hồ sơ thanh quyết toán, bạn cần có kiến thức cơ bản nhất về thanh quyết toán nhé.

1. Khái quát thông tin cơ bản để hiểu bản chất của thanh quyết toán

Nếu như bạn từng làm việc hoặc đang là một nhân lực trong ngành xây dựng thì sẽ khá dễ dàng để nắm bắt rõ thanh quyết toán là gì. Chúng ta sẽ bàn lại điều quen thuộc này cho những người mới vào nghề hoặc những ai chưa thực sự tự tin với hiểu biết của bản thân về thuật ngữ thanh quyết toán. 

Thanh quyết toán thực ra là một thuật ngữ ghép bởi hai cụm từ dễ ai cũng biết, đó là thanh toán và quyết toán. Chúng là những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu khi triển khai bất kỳ công trình xây dựng nào. Để hiểu chính xác về thanh quyết toán thì bạn sẽ tách biệt hiểu từng yếu tố tạo thành thuật ngữ này, tức nắm bắt thanh toán và quyết toán là gì.

Quyết toán là tổng kết lại các giá trị đạt được cuối cùng của một công trình để bên giao thầu thực hiện thanh toán cho bên nhận thầu. Trước khi thanh toán, bên giao thầu phải nghiệm thu lại để xác định công trình có đáp ứng đúng thỏa thuận không. 

Từ việc hiểu tổng quan về nghiệp vụ thanh quyết toán, chúng ta đã có được cơ sở nhất định để xác định hồ sơ thanh quyết toán bao gồm những gì. 

2. Hồ sơ thanh quyết toán bao gồm những gì?

Để phục vụ cho quá trình thanh toán, quyết toán diễn ra liền mạch và thống nhất, đảm bảo những giá trị cần thiết, tránh sai sót thì lĩnh vực xây dựng đã cập nhật bộ hồ sơ thanh quyết toán có giá trị tổng hợp để đưa vào quy trình thanh - quyết toán giữa các bên có liên quan sau khi hoàn tất công trình xây dựng. 

Bộ hồ sơ này được gọi với cái tên chuyên ngành là Settlement payment records. Nếu là dân trong ngành ắt sẽ không xa lạ với cả hai cách gọi. Tuy nhiên, biết cụ thể hồ sơ thanh quyết toán bao gồm những gì thì không phải dân trong ngành nào cũng nắm bắt được thế nên mới xảy ra những hệ quả sai sót trong quá trình thực hiện thanh quyết toán. Vì vậy, đó chính là lý do chúng ta sẽ phải dành thời gian để xác minh lại chắc chắn những yếu tố nào cần thiết phải có ở trong bộ hồ sơ thanh quyết toán. 

Theo quy định, hồ sơ thanh quyết toán phải có:

- Hồ sơ thanh toán

- Hồ sơ nghiệm thu kết quả công việc

- Nhật ký ghi chép lại hoạt động thi công công trình

- Bản trình bày kết quả của việc thí nghiệm mẫu vật liệu 

- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật

- Bản vẽ hoàn công

- Hồ sơ thiết kế bản kỹ thuật thi công

- Hồ sơ ĐX, Hồ sơ YC, bản Báo cáo đánh giá Hồ sơ ĐX

- Những văn bản pháp lý

- Hồ sơ hoàn thiện công trình xây dựng

- Hồ sơ tài chính

- Biên bản về việc quyết toán cho công trình, hóa đơn thanh toán cụ thể cho từng đợt

- Biên bản ghi nhận đối chiếu đối với công nợ

- Biên bản quyết toán.

- Hóa đơn thanh toán 

Mặc dù có tên gọi tổng hợp thế nhưng trong việc chuẩn bị và ghi nhận thì vẫn cần phải chuẩn bị đầy đủ cả hai bộ hồ sơ thanh toán và quyết toán riêng. Mỗi loại hồ sơ lại có cách triển khai khác nhau mà bạn cần nắm bắt được quy trình đặc trưng riêng của từng loại. 

3. Các bước tiến hành lập hồ sơ thanh quyết toán

3.1. Lập hồ sơ thanh toán

Thực hiện ngay các bước dưới đây để hoàn thành việc lập hồ sơ thanh toán nhé:

Bước 1: Tất cả các bên liên quan cần phải đọc hợp đồng thanh toán thật kỹ để nắm được các nội dung, điều khoản và những tài liệu quan trọng.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ về mặt chất lượng công trình

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ về mặt giá trị công trình

Bước 4: Kiểm tra lại biên bản để đảm bảo có đủ các chữ ký

Bước 5: In bìa hồ sơ và đóng hồ sơ thành quyền

Bước 6: Kiểm tra lại đầy đủ bộ hồ sơ đã đóng thành quyển, sau đó trình lên giám đốc để xin chữ ký, gửi tới các bên liên quan khác là Tư vấn giám sát, Chủ đầu tư.

3.2. Lập hồ sơ quyết toán

Tương tự như việc lập hồ sơ thanh toán, hồ sơ quyết toán cũng sẽ có quy trình lập với các bước sau đây:

Bước 1: Tính khối lượng cần sử dụng trong thực tế dựa trên bản vẽ hoàn công. Dựa vào đó kết hợp với các yếu tố như chi phí nhân công, đơn giá vật tư trên thị trường, … để tính chi phí trực tiếp

Bướᴄ 2: Dựa vào hướng dẫn, thông báo liên quan đến nhiệm vụ lập dự toán; cùng với đó dựa  vào mức giá ở thời điểm tính. Chủ đầu tư và cả phía đơn vị thi công cũng cần đảm bảo sự thống nhất thời điểm để áp dụng đơn giá, tỷ lệ và hệ số. 

Xác định con số thực tế của tổng vốn đầu tư vào công trình xây dựng. Ngoài ra còn cần tính những khoản bị tổn thất, thiệt hại không nằm trong giá cả của công trình. 

4. Những quy định đối với hồ sơ thanh quyết toán xây dựng

Sau khi kết thúc mỗi công trình xây dựng, việc thanh quyết toán là một khâu vô cùng quan trọng để hoàn tất chi trả tất cả các khoản chi phí, tránh các rủi ro tranh cãi về mặt pháp luật giữa các bên có liên quan tới công trình. Việc thanh quyết toán này được đòi hỏi phải có hồ sơ thể hiện giao dịch rõ ràng, không phải đơn giản chỉ nói qua lại bằng miệng hay trao tay thanh toán mà không có bất kỳ bằng chứng ghi nhận nào là xong. 

Hồ sơ thanh quyết toán ra đời từ nhu cầu, mục đích sử dụng này, đem đến cơ hội làm việc thuận lợi giữa các bên và tránh rủi ro tranh cãi phát sinh. 

Vậy việc lập hồ sơ thanh quyết toán trong xây dựng được quy định trên phương diện pháp lý ra sao? 

4.1. Quy định đối với hồ sơ thanh toán

Trước tiên, các chủ thể cần thanh toán phù hợp với loại hợp đồng, nắm bắt chính xác giá trị của hợp đồng và những điều kiện đã thỏa thuận. Chú ý tới các giai đoạn cần thanh toán theo hợp đồng nêu, số lần thanh toán, thời điểm, thời hạn và điều kiện cùng các giấy tờ cần thiết để tạo hồ sơ thanh toán đúng quy định. Nhà giao thầu sẽ thanh toán 100% giá trị của từng lần thanh toán cho phía bên nhận thầu., lưu ý trừ số tiền tạm ứng và các khoản chi phí khác như bảo hành công trình. 

Thời hạn thanh toán do đôi bên cùng thỏa thuận để đưa ra nhưng phải đảm bảo quy định chung của pháp luật đó là không vượt quá 14 ngày tính từ khi chủ đầu tư nhận được hồ sơ thanh quyết toán hợp lệ. Trong đó, quy định về vấn đề này cụ thể như sau:

- Thời hạn 7 ngày, tính từ khi nhận được đủ hồ sơ hợp lệ đề nghị thanh toán công trình, chủ đầu tư sẽ thực hiện hoàn tất cả thủ tục, sau đó chuyển tới cho cơ quan vay vốn bản đề nghị thanh toán.

- Thời hạn 7 ngày bắt đầu từ ngày nhận hồ sơ thanh toán hợp lệ, cơ quan cho vay vốn sẽ chuyển giá trị cần thanh toán đầy đủ cho bên nhận thầu.

4.2. Quy định về hồ sơ quyết toán xây dựng

Quyết toán có bản chất là xác định tổng giá trị sau cùng mà bản hợp đồng ghi nhận, giao trách nhiệm thanh toán cho bên giao thầu trong điều kiện bên nhận thầu đã hoàn tất mọi nhiệm vụ đối với công trình đúng như thỏa thuận. 

Khi đó, bên nhận thầu sẽ lập hồ sơ quyết toán sao cho phù hợp với giá và loại hợp đồng. Nội dung bên trong hồ sơ sẽ phải đảm bảo sự phù hợp với thỏa thuận của bản hợp đồng:

- Biên bản nghiệm thu công việc đã hoàn tất theo thỏa thuận trong hợp đồng cùng với những nhiệm vụ phát sinh không có trong hợp đồng.

- Bảng giá trị quyết toán hợp đồng:

- Hồ sơ hoàn công, nhật ký ghi chép quá trình thi công công trình

- Những tài liệu liên quan khác được nêu trong hợp đồng

Như vậy, bài viết này đã chỉ ra rất rõ hồ sơ thanh quyết toán bao gồm những gì. Mong rằng bạn sẽ chuẩn bị đầy đủ một cách nhanh chóng bộ hồ sơ này để qua đó không ảnh hưởng tới khâu cuối cùng để hoàn tất công trình nhé.