1. Google Drive là gì? Ưu điểm và một số lưu ý khi dùng Google Drive

1.1. Google Drive là gì?

Google Drive là một dịch vụ miễn phí của Google là một dịch vụ đồng bộ, lưu trữ các tài liệu. cho phép người dùng lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu, thuyết trình, bảng tính, bản vẽ, biểu mẫu thông qua những tính năng hữu ích trên Sheets, Google Docs và Slides.

Tuy Google Drive có một số điểm tương tự như Microsoft Word, thế nhưng Google Drive được nhiều người ưa chuộng hơn cả bởi các tính năng cải tiến và đặc biệt. Nhờ các tính năng hữu ích của mình, đây là một công cụ không thể thiếu của nhiều người, đặc biệt là dân văn phòng, học sinh hay sinh viên.

1.2. Google Drive có những ưu điểm gì?

Để hiểu rõ hơn Google Drive là gì, chúng ta cùng tìm hiểu lợi ích và ưu điểm của Google Drive nhé!

1.2.1. Sao lưu các tập tin

Một giải pháp thay thế thẻ nhớ USB hay ổ cứng ngoài chính là Google Drive, bởi Google Drive sẽ không bị hỏng, hay trục trặc theo thời gian, đồng nghĩa với việc bạn có thể lưu trữ những tệp tin của mình vĩnh viễn. Bởi vậy, nếu đang tìm kiếm một không gian lưu trữ hoàn hảo thì không nên bỏ qua Google Drive.

1.2.2. Gửi tệp lớn

Bạn có thể gửi tệp tin lớn cho bạn bè, gia đình hay đồng nghiệp của mình thông qua Google Drive, thông qua tài khoản email của mình, bạn chỉ cần gửi các tệp lớn mà mình muốn chia sẻ tới tài khoản Gmail của họ.

1.2.3. Truy cập tài liệu

Bạn đang nghĩ rằng nếu muốn sử dụng Google Drive thì cần phải mang theo máy tính mọi lúc mọi nơi? Tuy vậy, bạn đã lầm, với Google Drive, bạn có thể truy cập vào các tệp thông qua smartphone của mình, chỉ cần có kết nối mạng, bạn cũng có thể tải xuống các tệp điện thoại dễ dàng.

1.2.4. Tìm kiếm tích hợp và nhận dạng ký tự quang học

Trong Google Drive, bạn có thể tìm kiếm các loại tệp thông qua công cụ tìm kiếm tích hợp riêng, chẳng hạn như tài liệu Word, hình ảnh, từ khóa hay video, bạn cũng có thể tìm theo chủ sở hữu.

Bên cạnh đó, ứng dụng còn có tính năng nhận dạng ký tự quang học, thông qua nội dung bạn tìm kiếm, nó có thể quét qua các tài liệu mà người khác lưu và bạn chỉ cần tìm tên hoặc từ dễ dàng. Nếu bạn đang tiến hành nghiên cứu về một chủ đề lịch sử nào đó thì đây cũng là một công cụ hữu ích.

1.2.5. Chia sẻ hình ảnh và video

Thông qua liên hệ trong Contact của bạn, bạn có thể chia sẻ các hình ảnh, video đến những người thân, bạn bè của mình hay các tập tin mà bạn muốn. Đặc biệt, nếu bạn cần làm việc trên một dự án với đồng nghiệp khi đi công tác thì bạn hoàn toàn có thể sử dụng Google Drive ở nhiều địa điểm khác nhau.

1.2.6. Chỉnh sửa tài liệu dễ dàng

Nếu bạn đang muốn mở một loại tệp nhất định nhưng không có bất kỳ phần mềm nào trong máy tính, bạn có thể tải tệp lên tài khoản Google Drive, sau đó mở nó tại đây. Bạn được phép mở các tài liệu Microsoft Word hay Adobe Suite từ tài khoản Google Drive của mình.

1.2.7. Nhận dạng hình ảnh và miễn phí sử dụng

Nhờ công nghệ nhận dạng hình ảnh tuyệt vời, Google Drive có thể nhận ra được nội dung trong tệp tin của bạn. Ví dụ, nếu bạn tải hình ảnh mà bạn chụp ở một khu du lịch, địa điểm nổi tiếng nào đó, khi những người dùng khác tìm kiếm những mốc này bằng Google Drive thì hình ảnh sẽ xuất hiện.

Ngoài ra, Google Drive hoàn toàn sử dụng miễn phí, cung cấp cho bạn nhiều lợi ích khác nhau.

1.3. Lưu ý khi dùng Google Drive

Khi sử dụng Google Drive, bạn cần biết cách tạo tài khoản, có kiến thức về công nghệ và bảo mật Google Drive đúng cách để thông tin của mình được bảo mật hoàn toàn.

Độ tuổi được sử dụng Google Drive là từ 13 tuổi trở lên và người dùng không được thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật hay sử dụng sai mục đích. Khi đó, Google Drive có thể ngưng cung cấp dịch vụ hoặc có quyền cảnh cáo người dùng vi phạm các điều khoản.

Để lưu trữ được nhiều dung lượng hơn, bạn có thể nâng cấp dung lượng bằng gói 15GB hàng tháng. Khi sử dụng các tài liệu trên Google Docs theo định dạng gslides, gdoc hay gsheet đều không bị giới hạn, và không giới hạn những hình ảnh nhỏ hơn 2048 x 2048 pixel, video ngắn hơn 15 phút trong Google Photos.

Khi bạn tải các tệp tin lên Microsoft Office, với thay đổi định dạng và có định dạng mở, các lưu trữ sẽ không bị giới hạn và định dạng theo Google.

2. Những tính năng của Google Drive là gì?

Sau khi bạn đã hiểu được Google Drive là gì và những ưu điểm kể trên, liệu bạn có muốn tìm hiểu rõ hơn về các tính năng của Google Drive hay không? Cùng tìm hiểu các tính năng cơ bản của Google Drive qua nội dung dưới đây nhé!

2.1. Gửi tệp trực tiếp qua Gmail

Người dùng có thể gửi trực tiếp nội dung thông qua email, chỉ cần chia sẻ các tập tin lên Google Drive, bạn không cần tải về và có thể mở trực tiếp tệp đó hay lưu trữ vào ứng dụng Drive của mình. Thực hiện tính năng này vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần truy cập Gmail, ấn vào biểu tượng Google Drive ở bên dưới phần thư.

2.2. Cộng tác trực tuyến dễ dàng

Trong Microsoft Word, nếu như khi bạn làm việc nhóm, bạn cần phải gửi các phần nội dung của mình soạn thảo cho các thành viên trong nhóm, từ đó bạn muốn chỉnh sửa cần kết hợp với bài của người khác thì mới tạo được một tệp hoàn thiện. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng Google Drive, bạn sẽ không cần phải chờ đợi lâu và tốn nhiều thời gian, khắc phục được những thiếu sót của Word.

Khi dùng Google Drive, nhiều người có thể cùng nhau chỉnh sửa một trang tính, một văn bản hay trang trình bày, chỉ cần người dùng kết nối trực tiếp với internet để lưu dữ liệu thì các tài liệu sẽ tự động được lưu lại. Từ đó, bạn có thể cải thiện thời gian làm việc và tối ưu hóa năng suất làm việc nhóm.

Bạn nhấn tổ hợp các phím Ctrl+Alt+Shift+G để theo dõi lịch sử thao tác của các thành viên trong nhóm. Bạn nhấn tổ hợp Ctrl + / từ bất cứ nơi nào trong trang web để xem danh sách tổ hợp phím tắt của Google Drive.

2.3. Thu thập dữ liệu và tạo bảng khảo sát

Thông qua Google Drive, bạn có thể thu thập dữ liệu và tạo ra những bảng khảo sát ý kiến, cách thức hiện như sau: Mở tạo File và chọn vào “Google biểu mẫu” (tính cả Từ mẫu và Biểu mẫu trống). Tính năng này giúp bạn kết hợp các hình thức câu hỏi đa dạng như chọn câu trả lời có sẵn, văn bản đơn thuần hay các loại hình khác.

2.4. Sao lưu dữ liệu thông qua điện thoại

Bạn có thể sao lưu các dữ liệu từ smartphone của mình vào Google Drive, bằng cách thực hiện các bước như sau:

Truy cập vào Google Drive, sau đó chọn “Settings”, chọn tiếp “Backup”, sau đó bạn lựa chọn nội dung bạn muốn sao lưu như lịch trình, danh bạ, ảnh, ghi chú, video…

Tiếp tục ấn vào “On Auto Backup” để quá trình sao lưu dữ liệu từ điện thoại hoàn tất trong vài phút. Bạn cũng cần chú ý, để quá trình sao lưu dữ liệu không bị gián đoạn, bạn cần đảm bảo điện thoại luôn có kết nối mạng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được Google Drive là gì và những ưu điểm, tính năng hữu ích của Google Drive. Có thể nói, Google Drive là một công cụ vô cùng hữu ích cho phép người dùng chỉnh sửa, sao lưu dữ liệu dễ dàng, đơn giản và hoàn toàn miễn phí sử dụng. Như vậy, giờ đây bạn có thể sử dụng Google Drive để lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng nhất.