1. Tìm hiểu chung về kỹ năng giao tiếp với khách hàng

1.1. Giao tiếp với khách hàng là gì bạn có biết?

Giao tiếp với khách hàng được hiểu là một quá trình phát triển với khách hàng cùng mối liên kết chặt chẽ. Giao tiếp khách hàng có nhiệm vụ chính đó là hỗ trợ khách hàng có thể đạt được nhiều mục tiêu và vấn đề của họ cũng cần được xử lý. Với khách hàng chuyên nghiệp có một chiến lược giao tiếp phù hợp và khi thu hút cũng như giữ chân khách hàng cũng là một công cụ tuyệt vời.

1.2. Giao tiếp với khách hàng có tầm quan trọng ra sao?

1.2.1. Tăng doanh số bán hàng

Một công cụ hiệu quả đối với giao tiếp với khách hàng đó là giúp doanh số bán hàng gia tăng. Chẳng hạn như sau khi bán được sản phẩm đối với một nhân viên bán hàng giữ liên lạc với khách hàng có thể khiến anh ta bảo đảm giải quyết vấn về bất kỳ một cách nhanh chóng khi khách hàng gặp phải. Ví dụ trong việc tìm hiểu sử dụng sản phẩm khách hàng gặp khó khăn. Nhân viên bán hàng trong quá trình này cũng có thể đặt với khách hàng một nền tảng dành cho mối quan hệ lâu dài.

1.2.2. Tiền đề cho sự thay đổi

Theo thời gian thì có thể có sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng và khả năng giao tiếp tốt hỗ trợ doanh nghiệp đối với nhu cầu thường xuyên thay đổi của khách hàng có sự thích ứng nhanh. Chẳng hạn việc gia tăng hoạt động kinh doanh của khách hàng nếu như bạn là một nhà phân phối hàng hoá có thể yêu cầu tần suất giao tăng lên thích hợp. Bán ẽ chuẩn bị tốt hơn qua việc liên lạc với khách hàng thường xuyên trong lịch trình giao hàng bắt kịp sự thay đổi cần thiết và các thay đổi đó có thể đoán trước đưa ra giải pháp thích hợp đối với thay đổi này.

1.2.3. Giữ liên lạc với khách hàng

Trong thời gian dài giao tiếp với khách hàng có thể khiến cho họ nghĩ hoặc quên rằng bạn không quan tâm tới họ. Khi họ cần tới doanh nghiệp bạn cũng cấp dịch vụ một lần nữa thì họ sẽ tìm tới đối thủ cạnh tranh với bạn do đó khi khách hàng không có nhu cầu hay trong thời gian lâu thì hãy giữ liên lạc với họ qua quảng cáo, bản tin, email hoặc thỉnh thoảng trực tiếp ghé thăm để họ cảm thấy bạn quan tâm và yên tâm tin tưởng bạn trong các dịch vụ sau.

2. Kinh nghiệm giao tiếp với khách hàng mới

2.1. Thực hiện ngay từ lần đầu tiên gặp gỡ

Khi bạn gặp khách hàng tiềm năng lần đầu tiên khi bước vào phòng hay bảo đảm rằng bạn luôn cởi mở và thân thiện, để việc giao tiếp với khách hàng trở nên thuận lợi hơn hãy áp dụng một số cách sau: Luôn mỉm cười tự tin trước khách hàng, nhìn thẳng vào mắt họ không nên né tránh, lần đầu bắt gặp luôn cởi mở và bắt tay với họ, trước khi bắt đầu cuộc họp để khách hàng ngồi vào bàn họp trước, nhiệt tình với khách hàng cho họ giúp đỡ, khi khách hàng gặp vấn đề giải quyết một cách ổn thoả.

2.2. Khi giao tiếp với khách hàng đảm bảo tính nhất quán

Trong thông điệp cũng như cách bạn giao tiếp với khách hàng hãy nhất quán. Khách hàng sẽ có những kỳ vọng nhất định với doanh nghiệp ngay từ lần đầu tiên tương tác. Trong lần gặp đầu tiên nếu bạn bày tỏ mình rất thiện chí những trong lần tiếp theo lại không thể hiện điều đó khách hàng sẽ thất vọng và khó chịu vô cùng.

Hãy nghĩ tới giá trị thương hiệu, bạn muốn khắc hoạ trong mắt khách hàng những giá trị nào. Về cách họ giao tiếp với khách hàng hãy nói chuyện với đồng nghiệp, để cho khách hàng thấy cả nhóm đều cùng giao tiếp một cách giống nhau.

2.3. Chủ động lắng nghe

Ngay cả cuộc sống thường ngày chứ không riêng gì trong giao tiếp khách hàng cũng cần chủ động lắng nghe, bạn phải biết lắng nghe mọi người bên cạnh mình nhất là đối với khách hàng của mình. Một nguyên tắc hiệu quả đó là lắng nghe khi giao tiếp. Hãy bắt đầu từ những bước sau để trở thành một người lắng nghe tốt và tích cực hơn: tìm một nơi yên tĩnh không bị phân tâm, cùng một lúc không làm nhiều việc. Không ngắt lời khách hàng, dành sự chú ý đầy đủ, nếu cần thiết bạn có thể ghi chú.

2.4. Giới thiệu những thông tin dễ tiếp thu nhất đối với khách hàng

Trong một lĩnh vực mà khách hàng không có nhiều thông tin nếu  bạn làm việc như y tế, cơ khí, công nghệ,..để giải thích các khái niệm đó thì cần có những cách sáng tạo riêng để truyền đạt tới khách hàng. Hãy cố gắng nghĩ ra một cách giải thích dễ hiểu đơn giản để mang lại hiệu quả chó các khái niệm này.

Chẳng hạn như một khách hàng không hiểu về tính năng cảm ứng trên điện thoại bạn có thể tư vấn chi tiết cách dùng cũng như cách tắt tính năng đơn giản nhất qua các thao tác.

2.5. Ngay từ lần đầu tiên xây dựng mối quan hệ

Khách hàng và doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích trong lần đầu gặp gỡ xây dựng mối quan hệ. Hãy tìm hiểu xem giữa khách hàng và bản thân ngay từ lần đầu gặp gỡ có điểm chung nào không hoặc điều gì khiến khách hàng bận tâm. Doanh nghiệp có thể áp dụng các trang mạng xã hội phổ biến hiện nay để tìm hiểu thêm những thông tin về khách hàng một cách chi tiết. Khi tiếp cận với khách hàng có sự gần gũi khi tìm hiểu trước thông tin của khách hàng còn hơn là không biết gì. 

2.6. Không nên nói liên tục

Cần tránh biến thành một cuộc trò chuyện một chiều từ việc giao tiếp của một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Chỉ có nhân viên tư vấn trong suốt cuộc trò chuyện nói liên tục còn khách hàng không có phản ứng hay tương tác gì. Trong kinh doanh để giao tiếp tốt hơn bạn cần tạo cho khách hàng mối liên kết hãy cho họ được trình bày quan điểm với mình để có cơ hội được đặt câu hỏi thắc mắc về ưu nhược điểm của dịch vụ sản phẩm do bên bạn cung cấp. Cơ sở này giúp cho doanh nghiệp của bạn phát triển hiệu quả và tốt hơn.

2.7. Tiếp cận khách hàng trực tiếp

Cách giao tiếp với khách hàng từ lần gặp mặt đầu tiên đó là đầu tư vào quảng cáo email hay các ấn phẩm vì nhân viên chăm sóc khách hàng khi gặp mặt trực tiếp có thể biết chính xác điều khách hàng mong muốn, khách hàng là người ra sao từ đó chân dung khách hàng tiềm năng có thể khắc hoạ chính xác. Mặc dù vậy trong thời kỳ bùng dịch covid 19 nghiêm trọng để tìm hiểu khách hàng của mình có thể gọi đại diện cho từng khách hàng.

2.8. Tạo ra sự khác biệt

Ngày nay trong một thị trường giàu tính cạnh tranh bạn sẽ càng bán được nhiều sản phẩm khi càng tạo được nhiều ấn tượng với khách hàng. Các nội dung chăm sóc hãy cá nhân hoá tối đa. Sau quá trình bán hàng nhất là với tệp khách hàng cũ bạn đã có nhiều sự hiểu biết về đặc điểm sở thích của họ giúp bạn tạo ra ưu đãi độc quyền hay nội dung chăm sóc một cách dễ dàng cho khách hàng.

2.9. Hiểu đúng ý khách hàng

Hãy ghi nhớ rằng thứ mà chúng ta nghe được khác với những ý nghĩa thông điệp khách hàng muốn truyền đạt nhất là khi không giao tiếp trực tiếp mà nói qua điện thoại, cần xác nhận rằng ta đã hiểu đúng ý khách hàng hãy chưa. Để điều đó được bảo đảm ngay khi cuộc gọi kết thúc hãy gửi email cho khách hàng vì tính chính xác ngôn ngữ viết cao hơn ngôn ngữ nói và khách hàng cũng đánh giá bạn chuyên nghiệp và cẩn thận. Có thể dẫn tới hậu không ngờ khó lường đối với doanh nghiệp khi không hiểu đúng khách hàng muốn gì.

Hy vọng qua nội dung vừa rồi bạn đã hiểu được khái quát thông tin giao tiếp với khách hàng là gì va có những lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp. Cần trau dồi kỹ năng thường xuyên để ta có thể thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ hiệu quả nhé.