1. Thông tin về file Excel kế toán nội bộ là gì?

File Excel kế toán nội bộ là công cụ để kế toán trong các doanh nghiệp sử dụng để kế toán và quản trị doanh nghiệp. Nó là một công cụ quan trọng, đặc biệt dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ sử dụng.

2. Hướng dẫn sử dụng file Excel kế toán nội bộ

2.1. Hướng dẫn chung

Bước 1: Khai báo các thông tin của Doanh nghiệp

- Lựa chọn lịch năm tài chính.

- Nhập các thông tin về doanh nghiệp một cách đầy đủ

- Lựa chọn Sheet mà bạn muốn sử dụng, bấm vào vào Sheet menu sẽ xuất hiện giao diện menu.

- Trong menu sẽ có các link dẫn đến các Sheet như: Sheet báo cáo mua hàng, Sheet thẻ kho, Sheet sổ chi tiết công nợ phải trả và Sheet báo cáo xuất nhập tồn, … 

Bước 2: Nhập các dữ liệu phát sinh mua hàng.

Bước 3: Nhập các dữ liệu phát sinh bán hàng.

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin nhập xuất tồn kho và công nợ khách hàng và hoàn thành báo cáo lãi lỗ.

2.2. Hướng dẫn chi tiết sử dụng

Trong phần thông tin chung của file excel của kế toán nội bộ sẽ yêu cầu bạn phải nhập đầy đủ,  chính xác các thông tin cơ bản của công ty, doanh nghiệp: tên đơn vị, địa chỉ, email,.. Bước quan trọng là cần phải điền năm tài chính. Thường thì mọi người sẽ chọn ngày đầu tiên và ngày kết thúc trong năm để làm năm tài chính điền vào trong file.

Xem thêm: Kế toán thuế tài sản là gì? Vai trò, lợi ích của kế toán thuế tài sản

2.2.1. Hệ thống các danh mục

- Danh sách các sản phẩm dịch vụ trong file excel kế toán nội bộ

Tại các sheet trong Excel bạn cần điền đầy đủ các thông tin về sản phẩm mà đơn vị bạn đang kinh doanh. Nó sẽ bao gồm các cột như: tên sản phẩm, mã viết tắt, loại hình,...Trong nội dung này, bạn cần nhập chính xác cột trọng lượng, số tiền. Bởi đây là các thông tin liên quan đến việc bán - xuất. Tất cả các thông tin trong file phải trùng khớp với nhau. Nếu như một trong số các thông tin bị lệch thì bạn cần phải rà soát lại từ đầu gây mất thời gian. Vậy nên bạn cần cẩn thận làm đến bước nào thì kiểm tra bước đó.

- Danh mục dành cho nhân viên kinh doanh 

Trong phần này, bạn chỉ cần điền mã nhân viên, họ và tên của nhân viên bán hàng là nội dung đã được hoàn thành.

- Danh mục cho khách hàng

Tại sheet danh mục khách hàng bạn cần cập nhật hết các thông tin liên quan đến khách hàng như: tên, địa chỉ, mã sản phẩm mà khách hàng đã mua, ghi chú (nếu có). Việc ghi lại thông tin này sẽ giúp bạn quản lý và tìm kiếm lại lịch sử mua hàng của khách hàng.

- Danh mục dành cho nhà cung cấp

Bạn cần nhập thông tin của nhà cung cấp các sản phẩm cho doanh nghiệp bạn. Đây là sheet tương tự như sheet “Danh mục khách hàng”. Bạn vẫn cần phải điền đầy đủ các thông tin và dữ liệu bên nhà cung cấp để có thể lưu trữ và nắm bắt chi tiết các thông tin.

Đây là việc sẽ giúp ích cho công ty khi muốn xem lại các dữ liệu, những giao dịch của doanh nghiệp với nhà cung cấp.

- Danh mục về đối tượng tập hợp

Trong danh mục này sẽ được chia thành 2 nhóm: Nhóm chi phí (CP) và Nhóm doanh thu (DT)

Trong 2 nhóm này bạn cần điền đầy đủ các thông tin về: mã tập hợp, tên tập hợp,... để có thể dễ dàng phân loại các nhóm trên. Phục vụ cho việc báo cáo và phân tích đối tượng kết quả kinh doanh.

2.2.2. Cập nhật thông tin chứng từ 

Trong mục cập nhật chứng từ trên file excel kế toán nội bộ bạn cần đưa các thông tin về việc mua - bán hàng hóa. Các thông tin đưa ra phải được đảm bảo là dữ liệu được trùng khớp với nhau. Trong nội dung này, nếu như bạn nhập sai các thông tin về tên nhà cung cấp hoặc mã sản phẩm thì các thông tin sẽ bị đảo lộn và không liên quan đến nhau nữa. Như vậy bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để kiểm tra lại lỗi sai đó.

- Cập nhật hóa đơn phát sinh (Mua bán - Nhập xuất)

Trong mục này kế toán cần phải điền các dữ liệu về các giao dịch ( mua - bán, nhập - xuất)

Các thông tin về mã nhân viên, tên nhân viên, mã khách hàng và tên khách hàng. Trong đó vùng nhập liệu sản phẩm dịch vụ sẽ gồm các mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền,...

- Cập nhật các loại chứng từ về thu - chi

Trong phần này bạn cần cập nhật thông tin về các loại chứng từ: chứng từ thu - chi, loại thanh toán, ngày, số chứng từ và mã đối tượng để có thể cập nhật số liệu về số hóa đơn, số tiền đã thanh toán hoặc số tiền chưa thanh toán.

2.2.3. In các loại phiếu

Sau khi cập nhật các nội dung trên thì sẽ đến bước in phiếu. Công việc này sẽ được chia nhỏ ra thành:

- Phiếu nhập kho: bao gồm các thông tin về mã phiếu, tên người bán, ngày tháng, tên và số lượng hàng hóa (theo chứng từ, theo thực nhập), đơn giá, thành tiền. Sau đó là chữ ký của thủ kho, người lập phiếu, người giao hàng.

- Phiếu chi: Trong phiếu này cần điền các thông tin về mã phiếu, ngày tháng, tên người bán, số tiền. Trong phiếu này sẽ yêu cầu phải nhập các thông tin về địa chỉ và lý do chi tiền. Phiếu cho cũng sẽ cần nhiều chữ ký hơn: chữ ký của người nhận tiền, người chuyển phiếu chi, thủ quỹ, chữ ký kế toán trưởng và giám đốc.

Xem thêm: Tổng hợp tất cả thông tin về kế toán dịch vụ vận tải

2.2.4. Báo cáo công việc

Các công đoạn trong file Excel kế toán nội bộ đều rất quan trọng. Các thông tin phải được đảm bảo là chính xác ở các thông số. Việc báo cáo cũng rất quan trọng để tổng hợp lại các vấn đề, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Trong báo cáo cũng sẽ chia ra thành các loại sau:

- Báo cáo chi tiết: nó bao gồm các danh mục nhỏ (thẻ kho, sổ quỹ, sổ công nợ):

+ Tại file Thẻ kho cần điền đầy đủ các thông tin về tên sản phẩm, mã sản phẩm, ngày lập chứng từ và phát sinh sản xuất (về giá trị - số lượng nhập, xuất),..

+Tại file Sổ quỹ cần điền đầy đủ tên loại quỹ, ngày chứng từ, diễn giải, vấn đề phát sinh trong kỳ (thu,chi),..

+Tại file Sổ chi tiết công nợ cần điền đầy đủ tên người bán, loại công nợ, đối tượng, diễn giải, ngày chứng từ, số chứng từ, phát sinh về công nợ, thanh toán, ghi chú (nếu có)

Trong loại báo cáo này các thông tin sẽ tương đối giống nhau, chỉ thêm hoặc bớt các số liệu tùy vào yêu cầu của danh mục đó.

-Báo cáo tổng hợp

+ Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn cần các thông tin về ngày tháng, mã hàng hóa, tên hàng hóa, các phát sinh trong kỳ (nhập, xuất), vấn đề tồn lũy (số lượng, giá trị),..

+ Báo cáo tổng hợp mua hàng cần các thông tin về tên người bán, mã và tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền 

- Báo cáo phân tích: Trong báo cáo này sẽ gồm 2 báo cáo nhỏ:

- Báo cáo về chi tiết công nợ theo hạn thanh toán, bao gồm các thông tin về: mã đối tượng, tên của người bán, thời hạn thanh toán, chi tiết số tiền theo hạn (trong hạn, quá hạn 31 - 60 ngày, quá hạn 61 - 90 ngày, quá hơn >90 ngày)

- Báo cáo tổng hợp kinh doanh cần các thông tin về: ngày, tháng, các nhóm, mã chỉ tiêu, tên chỉ tiêu và tổng tiền.

3. Vai trò của file Excel kế toán nội bộ

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đang sử dụng Excel cho công việc kế toán nội bộ. Bất kể là doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ, đã trang bị chương trình phần mềm kế toán nội bộ hay chưa đều phải sử dụng Excel trong công việc. Bởi nó sẽ giúp bạn sử dụng công việc dù ít hay nhiều.

Với công việc của kế toán nội bộ thì việc sử dụng Excel sẽ cần phải dùng rất nhiều hàm, phải tách ra rất nhiều file. Điều đó khiến cho việc sử dụng và lập hàm hết sức phức tạp. Dẫn đến tình trạng nặng file hay chậm file, dễ xảy ra những sai sót.

Từ yêu cầu về nhu cầu và sự cần thiết đó các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã sử dụng công cụ Excel trong việc kế toán nội bộ.

Sử dụng công cụ này đã giúp cho công việc kế toán trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn. Việc tính toán không còn gặp nhiều rắc rối hay khó khăn.

Trên đây là các thông tin về file Excel kế toán nội bộ mà vieclam123 cung cấp. Hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết này bạn đọc có thể hiểu hơn về công cụ này. Đồng thời những người hoạt động trong lĩnh vực kế toán sẽ hiểu được nội dung bài đọc.