1. Hiểu event logistics là gì?

Logistics vốn là thuật ngữ đặc trưng đại diện cho công tác hậu cần. Vốn đứng riêng nó sẽ là một ngành nghề lớn đang rất có tiềm năng phát triển trên toàn cầu. Tận dụng giá trị đó, người ta “mượn” logistics để đưa vào thuật ngữ “Event logistics” với ý nghĩa thể hiện chính là công tác hậu cần trong mảng tổ chức sự kiện. Với lý giải này, chúng ta sẽ nhanh chóng định nghĩa hoàn hảo event logistics là gì. 

Event logistics chính là một tập hợp các nhân tố bao gồm con người, các hoạt động tổ chức và những phương tiện vật chất để phục vụ cho một sự kiện sắp sửa diễn ra. Có thể nói, event logistics là công tác chuẩn bị, tạo nguồn lực phục vụ ở phía sau cánh gà đối với mỗi sự kiện để đảm bảo sự kiện được diễn ra hoàn hảo nhất. Nó bao hàm từ việc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch, tiến hành tổ chức event và kiểm soát mọi thứ diễn ra liên quan đến event ở tất cả các giai đoạn trước - trong - sau sự kiện. 

Chẳng hạn, một tấm backdrop cũng chính là thành quả do chính đội ngũ event logistics tạo ra phục vụ cho sự kiện. Một màn pháo sáng khai mạc sự kiện, nghi thức chào đón quan khách, nhân viên phục vụ, … cũng đều do những người hoạt động ở mảng event logistics chuẩn bị.

Nhìn chung event logistics sẽ đảm đương từ A đến Z các vấn đề thuộc về và có liên quan tới sự kiện, bao gồm phụ trách cả yếu tố hữu hình như quản lý hàng hóa, nhân lực, kho bãi, … và các yếu tố vô hình như quá trình xử lý thông tin, thái độ khách hàng, …

2. Chỉ điểm những vai trò tuyệt vời mà Event logistics mang lại

Để một sự kiện được diễn ra thành công mỹ mãn thì không thể thiếu vắng đội ngũ những người làm Event Logistics. Họ được ví là “người quản gia sự kiện” tận tụy nhất, là người “cầm cân nảy mực” quyết định đến sự hoàn hảo của mỗi sự kiện được diễn ra. 

Trong nhiệm vụ của mình, những người làm ở mảng event logistics sẽ đứng ra xây dựng, sắp xếp và tổ chức thực hiện toàn bộ mọi thứ liên quan đến sự kiện. Nhìn vào thực tiễn của mọi hoạt động kinh doanh trong xã hội, tổ chức sự kiện chính là một phương pháp chiến lược hiệu quả hàng đầu mà các doanh nghiệp đều dành nhiều sự đầu tư bởi vì khả năng quảng bá thương hiệu, xúc tiến thương mại là vô cùng hiệu quả. 

Thế nhưng một sự kiện được tổ chức đòi hỏi quá nhiều yếu tố phục vụ. Nếu như không có “người quản gia tận tụy” ở bộ phận Event logistics đứng ra quán xuyết, sắp xếp, thu vén, lên kế hoạch cho mọi thứ tỉ mỉ sẽ được diễn ra như thế nào thì event sẽ không tạo được bất kỳ dấu ấn nào trong lòng khách hàng và đối tác. Thậm chí nó sẽ trở nên rối ren, không logic và vô cùng tốn kém về chi phí tổ chức. 

Vì thế, có thể thấy, việc sử dụng event logistics còn góp phần đem đến giải pháp tiết kiệm chi phí cho hoạt động quảng bá kinh doanh. 

Khâu chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện thường mất rất nhiều thời gian và công sức bởi vì phải hình thành cả một hình dung tổng quan về sự kiện cần diễn ra. Sau đó lại vạch chi tiết các kế hoạch dự trù. Cho đến khi sự kiện chính thức được diễn ra thì vai trò của đội ngũ event logistics vẫn chưa hết và kéo dài đến tận giai đoạn kết thúc. Khi sự kiện diễn ra, bộ phận này sẽ lo quản lý các nguồn lực để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch. 

Nếu mọi thứ suôn sẻ theo những dự định từ trước thì sẽ rất thuận lợi và không vất vả thêm nhưng nếu trong sự kiện có phát sinh các vấn đề ngoài dự tính, chính bộ phận này cũng sẽ phải nhanh chóng đứng ra xử lý kịp thời để đảm bảo cả event diễn ra liền mạch. Thực hiện tốt điều này đòi hỏi event logistics phải hội tụ những người chuyên nghiệp, nhanh nhẹn, tháo vát và luôn làm việc trên tinh thần sẵn sàng lăn xả, ứng biến.

3. Thực trạng phát triển nghề event logistics

Ngành tổ chức sự kiện nói chung xưa này đều giữ vững vị thế phát triển. Trong đó, những lĩnh vực bên trong đó càng đón nhận nhiều tiềm năng, cơ hội được thúc đẩy. Với những vai trò vừa phân tích được ở trên về mảng event logistics trong ngành tổ chức sự kiện thì đây hứa hẹn sẽ là một lĩnh vực mở ra cho người lao động vô vàn cơ hội việc làm rộng mở.

Cùng Hà My khám phá thông tin chi tiết về thực trạng phát triển của nghề event logistics để giúp cho quyết định lựa chọn được vị trí thích hợp nếu yêu thích lĩnh vực tổ chức sự kiện.

3.1. Tiềm năng phát triển mảng event logistics được đánh giá thế nào?

Trong nhiều năm trở lại đây, các số liệu thống kê về tình hình phát triển các yếu tố trong ngành tổ chức sự kiện đã cho thấy mảng Event logistics có sự tăng trưởng mạnh mẽ. Điều này có thể được nhìn nhận qua thông tin trong báo cáo của Research & Markets. Theo đó, dự báo về sự tăng trưởng của thị trường event logistics ở con số 9,86 tỷ USD, đạt được 4% về tốc độ tăng trưởng kép mỗi năm trong giai đoạn hiện tại. 

Báo cáo trên cũng nhận định rõ nguyên nhân thúc đẩy event logistics chính là do việc giảm chi phí từ đơn vị cung cấp dịch vụ, tăng cao về nhu cầu tiêu dùng, ngành thương mại điện tử lại đạt được nhiều thành tựu nổi bật chứng tỏ khả năng phát triển còn mạnh ở hiện tại và tương lai. Không những thế, event logistics còn được nhận sự hỗ trợ tích cực nhờ vào các ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ nên trong tương lai, mảng này vẫn còn nhiều cơ hội để mở rộng phát triển thêm nữa. Chính vì thế, bất cứ thời điểm nào việc khám phá event logistics vẫn cần thiết và là nhiệm vụ quan trọng mà các tổ chức đào tạo chuyên ngành tổ chức sự kiện cần quan tâm.

3.2. Giải pháp thúc đẩy sự phát triển của Event logistics

Dựa vào tiềm năng phát triển, có thể an tâm rằng trong thời gian tới lĩnh vực hậu cần tổ chức sự kiện vẫn đón nhận nhiều sự phát triển tốt. Tuy nhiên, đó là những dự báo dựa vào phân tích tiềm năng và chỉ có thể đạt được mục tiêu đó thì buộc ở thời điểm hiện tại, các đơn vị trong ngành phải thực thi nhiều giải pháp tốt nhất. Điều đó là đương nhiên vì muốn thu trái ngọt phải dành công vun trồng. 

Chính vì thế, ngành tổ chức sự kiện đã luôn chú trọng cải thiện, nâng cấp không ngừng chất lượng dịch vụ cho mảng event logistics để làm cho nó ngày càng chuyên nghiệp và tiện ích hơn. Đồng thời nhận thấy những tác động tích cực và cần thiết của các ứng dụng công nghệ tân tiến, các tổ chức trong ngành không ngừng lựa chọn ứng dụng phần mềm quản lý event logistics vào công tác quản lý. Như thế, hứa hẹn trong thời gian tới, mảng event logistics cũng sẽ thuận lợi đáp ứng tốt mọi nhu cầu ngày một lớn từ phía khách hàng.

Như thế, những tiềm năng phát triển cho Event logistics là không giới hạn. Nhất là trong thời buổi hội tụ rất nhiều “chất xúc tác” như hiện nay, từ thị trường được mở rộng, công nghệ thông tin phát triển, xu thế hội nhập ngày một sâu rộng, … Vì thế, nhiều sự kiện sẽ được diễn ra phục vụ cho kế hoạch phát triển kinh doanh của doanh nghiệp và event logistics được chú trọng để đem đến giá trị hoàn hảo nhất cho sự kiện. Rõ ràng ẩn sau việc tìm hiểu event logistics là gì có nhiều giá trị kiến thức cần khám phá hơn cả. Bài viết đã giúp bạn khai thác sâu thuật ngữ event logistics.