1. Chứng từ kế toán ngân hàng được hiểu là gì?

Chứng từ kế toán ngân hàng là những giấy tờ, sổ sách, vật mang tin nắm giữ vai trò làm căn cứ để chứng minh cho những nghiệp vụ tài chính kinh tế tại ngân hàng đã phát sinh và hoàn thành. Chúng trở thành cơ sở pháp lý giúp hạch toán trong việc ghi chép sổ sách kế toán cho những tổ chức tín dụng.

Hiểu biết rõ chứng từ kế toán trong ngân hàng có nghĩa là gì sẽ giúp chúng ta dễ dàng thực hiện các công tác nghiệp vụ nghề kế toán của mình một cách chuyên nghiệp, chính xác. Quan trọng nhất là qua đó, bạn càng hiểu được vai trò quan trọng của chứng từ kế toán tại ngân hàng để có những biện pháp lưu trữ đúng quy định, đảm bảo giá trị pháp lý của nó.

2. Phân loại rõ ràng những chứng từ kế toán sử dụng ở trong ngân hàng

Trong ngân hàng, những chứng từ sổ sách vô cùng quan trọng. Điều đó là đương nhiên và ai cũng biết rõ, nhưng có nhiều người lại không biết được rằng chứng từ kế toán ngân hàng có những loại nào, cách dùng của chúng ra sao. Nếu là một kế toán viên làm việc tại ngân hàng, không có kiến thức cơ bản này thì sẽ khó làm tốt được nhiệm vụ được giao phó, chưa kể đến việc thậm chí bạn còn khó có thể qua được ải tuyển dụng khá gắt gao từ đầu vào. Vậy nên nếu có ý định ứng tuyển việc làm tại vị trí kế toán ở bất kỳ ngân hàng nào đó thì đừng quên bổ sung ngay cho chính mình những kiến thức nghiệp vụ quan trọng trong đó có kiến thức về chứng từ kế toán ngân hàng.

2.1. Tổng hợp các chứng từ kế toán có tại ngân hàng

Trong ngân hàng, chứng từ kế toán được phân loại gồm:

2.1.1. Chứng từ gốc tại ngân hàng

Chứng từ gốc được lập ra trong hoàn cảnh có phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy, trong nó sẽ có chứa đủ toàn bộ mọi yếu tố cần thiết, quan trọng nhất để đảm bảo về giá trị pháp lý. Trong chứng từ gốc cũng thể hiện nội dung kinh tế được phản ánh ở sổ sách kế toán. Khi người có thẩm quyền duyệt chứng từ gốc thì chứng từ sẽ mang tính mệnh lệnh hoặc đóng vai trò là phiếu xuất kho – nhập kho, ...

2.1.2. Chứng từ ghi sổ tại ngân hàng

Đây là loại chứng từ dùng vào mục đích phản ánh vào sổ kế toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên cơ sở của chứng từ gốc của ngân hàng. Đa số những chứng từ ở trong ngân hàng nếu có sự liên quan tới tài khoản về tiền gửi của khách thì nó sẽ đóng hai vai trò: vừa là chứng từ gốc lại vừa là chứng từ ghi sổ. Ví dụ tiêu biểu cho loại chứng tử trong trường hợp này đó chính là giấy nộp tiền, ủy nhiệm thu – chi, ...

Hai loại chứng từ trên được sắp xếp, phân loại như thế nào trong quá trình sử dụng? Để thực sự thuần thục khi sử dụng các chứng từ kế toán ngân hàng, nhất định bạn sẽ phải nắm bắt được nhiều khía cạnh của các loại chứng từ vừa nêu. Cụ thể đó là gì thì chúng ta sẽ cập nhật ở phần thông tin tiếp theo tại bài viết này.

2.2. Phân loại chứng từ dùng ở ngân hàng

Dựa trên những chứng từ đã có trong nhu cầu sử dụng thiết yếu của ngân hàng, chúng được phân loại thành nhiều chứng từ khác nhau. Tuy nhiên không có loại chứng từ cố định mà theo các yếu tố khác nhau, chứng từ kế toán sẽ được phân chia thành nhiều loại. Cụ thể đó là những loại chứng từ nào?

2.2.1. Phân chia chứng từ kế toán ngân hàng theo chế độ kế toán

Theo cách này, có hai loại chứng từ:

- Hệ thống chứng từ bắt buộc tại ngân hàng: đó là những chứng từ được ban hành bởi chính Thống đốc của Ngân hàng Nhà nước. Khi đó, những đơn vị khác khi sử dụng chứng từ này sẽ không được phép thay đổi bất cứ điều gì ở trên chứng từ. Những chứng từ tiêu biểu ở nhóm này có thể kể tới như thư tín dụng, tấm SEC ngân hàng, UNC, UNT, Sec lĩnh tiền mặt, ...

- Hệ thống chứng từ hướng dẫn: chứng từ này được thiết lập dựa trên đặc trưng riêng của ngân hàng cụ thể và được chính ngân hàng đó lập nên. Đồng thời chứng từ đó cũng sẽ phải được Thống đốc ngân hàng Nhà nước cho phép sử dụng.

Có thể nêu ra một số ví dụ tiêu biểu cho loại chứng từ này như: giấy rút tiền, giấy gửi tiền, các loại phiếu thu chi, ...

2.2.2. Phân chia chứng từ dựa theo địa điểm thiết lập

- Chứng từ nội bộ: được lập ra bởi chính ngân hàng hoặc chính khách hàng lập ở Ngân hàng đó,

- Chứng từ bên ngoài: chứng từ này được chuyển tới từ phía ngân hàng khác với mục đích thực hiện các nghiệp vụ phát sinh.

2.2.3. Các cách phân loại chứng từ khác

Ngoài hai cách phân chia cơ bản trên thì chứng từ ngân hàng còn được phân loại theo 3 yếu tố khác nhau khác gồm:

* Phân chia chứng từ theo mức độ tổng hợp:

+ Chứng từ đơn nhất: chỉ phản ánh duy nhất một nghiệp vụ tài chính kinh tế

+ Chứng từ tổng hợp: phản ánh nhiều nghiệp vụ về kinh tế phát sinh

* Mục đích dùng chứng từ và các nội dung về kinh tế:

+ Chứng từ tiền mặt: liên quan trực tiếp tới việc thu chi tiền mặt

+ Chứng từ chuyển khoản: lập bởi khách hàng để đưa yêu cầu chuyển tiền cho ngân hàng khác

* Trình độ chuyên môn trên phương diện kỹ thuật

+ Chứng từ giấy: lập trực tiếp ở trên giấy, người thực hiện có thể là phía ngân hàng hoặc bởi chính khách hàng

+ Chứng từ điện tử: chủ yếu sử dụng với mục đích chuyển tiền, thanh toán vốn giữa những ngân hàng với nhau.

* Công dụng, trình tự ghi sổ

+ Chứng từ gốc: đây là loại chứng từ ban đầu, khi bắt đầu có phát sinh nghiệp vụ kinh tế

+ Chứng từ ghi sổ: lập bởi ngân hàng, làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán

+ Chứng từ liên hợp: thể hiện tổng hợp cả hai chức năng trên.

3. Kiểm soát các chứng từ ngân hàng như thế nào?

Khi lập các chứng từ, nhiệm vụ quan trọng phải kiểm soát được chúng một cách chặt chẽ ở bất cứ thời điểm nào. Vì chỉ có như vậy thì mới giảm thiểu được một cách tối đa những sai sót dễ xảy ra.

Vậy để kiểm soát tốt các chứng từ thì bạn cần thực hiện theo quy trình chuẩn dưới đây:

Kiểm soát trước: người thực hiện là giao dịch viên. Họ sẽ kiểm soát chứng từ ngân hàng ngay khi tiếp nhận chứng từ của khách.

Kiểm soát sau: người kiểm soát là kiểm soát viên nhận lại chứng từ ở các bộ phận khác như bộ phận giao dịch viên, người thủ quỹ. Họ sẽ chuyển tới cho kiểm soát viên trước khi ghi chứng từ vào sổ sách.   

4. Quy định về lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán ngân hàng

Chứng từ kế toán ngân hàng sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán trong thời gian tròn 1 năm. Tiếp sau đó sẽ được bảo quản theo quy định. Toàn bộ hồ sơ về chứng từ kế toán sẽ được giao đến thủ kho để thực hiện mục đích lưu trữ. Lúc đó, bản thân kế toán viên cũng cần thực hiện các nguyên tắc sau đây về giao nhận:

- Cần lưu trữ đảm bảo dễ tra cứu chứng từ khi cần: sắp xếp chứng từ theo trật tự

- Không được làm thất lạc chứng từ ngân hàng.

Như vậy, bài viết dưới đây đã được chia sẻ đến bạn đọc đầy đủ và tỉ mỉ những nội dung thông tin về chứng từ kế toán ngân hàng. Hiện tại, nếu bạn đang chuẩn bị chinh phục vị trí kế toán tại ngân hàng nào đó, đừng bỏ qua phần thông tin kiến thức này nhé. Chắc chắn bạn sẽ nhận được rất nhiều diều hữu ích để giúp cho công tác nghiệp vụ của mình thuận lợi và phát triển hơn.