1. Tìm hiểu về khái niệm chứng từ kế toán bán hàng 

Bộ phận kế toán bán hàng là một trong những vị trí công việc được rất nhiều ứng viên lựa chọn khi mới ra trường. Đây là một công việc mang tính bước đệm. Công việc kế toán bán hàng để làm tốt thì bên cạnh những kỹ năng về xử lý các khoản thu, công nợ, nghiệp vụ kế toán,...thì chứng từ là một thứ mà tất cả các kế toán viên cần phải biết và nắm rõ.

Chứng từ kế toán bán hàng là tập hợp những bằng chứng kế toán bán hàng quan trọng phản ánh những khoản thu, khoản chi của mỗi doanh nghiệp. Khi bắt đầu với công việc kế toán bán hàng thì việc nắm bắt các loại chứng từ là điều các kế toán viên cần phải nắm rõ. Đây là điều cơ bản để có thể hạch toán và giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế.

Trong kế toán bán hàng có rất nhiều loại chứng từ khác nhau và mỗi loại chứng từ đều có một vai trò cực quan trọng. Thiếu chứng từ kế toán bán hàng sẽ khiến cho người đảm nhiệm công việc kế toán sẽ khó mà tổng hợp các tình hình thu chi của doanh nghiệp cũng như là hạch toán.

2. Tổng hợp các loại chứng từ kế toán bán hàng đầy đủ nhất cho bạn

2.1. Quy định chung về các loại chứng từ kế toán bán hàng

Trong kế toán bán hàng cũng như ngành kế toán nói chung thì chứng từ kế toán luôn phải được tuân thủ theo một quy chuẩn chung nhất định. Trước hết, các chứng từ kế toán bán hàng luôn luôn phải thể hiện đầy đủ các nội dung liên quan đến các thông tin trên chứng từ và thể hiện được tính trung thực.

Những loại chứng từ kế toán bán hàng khi lập cần phải thể hiện được số liên và không có một bất cứ gạch xóa nào trong chứng từ. Nếu như lập sai chứng từ kế toán bán hàng thì cần phải gạch bỏ.

Các thông tin trên chứng từ kế toán bán hàng cần phải được kiểm tra và ký duyệt bởi các cá nhân có thẩm quyền trong doanh nghiệp. Những chứng từ kế toán bán hàng mà không có tính trung thực thì đều sẽ không được duyệt.

Đây là loại chứng từ đóng vai trò hạch toán kế toán bán hàng của doanh nghiệp với mục đích đảm bảo tính pháp lý của các số liệu và phản ảnh trong sổ kế toán bán hàng. Không những vậy, còn giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hoạt động bán hàng, kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2. Kể tên các loại chứng từ kế toán bán hàng chuẩn nhất

Trong mỗi ngành nghề, lĩnh vực thì luôn luôn cần chứng từ để xác định thông tin. Với kế toán bán hàng thì điều này cũng vậy, chứng từ thì các kế toán viên luôn cần phải biết rõ vì sẽ giúp họ trong công việc và quản lý tốt chứng từ. Trong kế toán bán hàng bộ chứng từ kế toán bán hàng được phân chia thành hai loại chính là chứng từ kế toán bán hàng trong nước và chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu.

2.2.1. Loại chứng từ kế toán bán hàng trong nước

Với những nghiệp vụ bán hàng chỉ phát sinh nội bộ ở trong nước thì tập hợp các loại chứng từ kế toán bán hàng cần phải có bao gồm như sau:

- Hóa đơn giá trị gia tăng hay còn được gọi với cái tên khác là hóa đơn đỏ. Đây là loại chứng từ cơ bản nhất mà mọi lĩnh vực kế toán đều phải nắm rõ. Chứng từ này sẽ áp dụng riêng cho doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

- Hóa đơn bán hàng trực tiếp cho các doanh nghiệp kinh doanh những loại mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng.

- Phiếu xuất kho và loại phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Đây là hai loại chứng từ không thể nào thiếu trong kế toán bán hàng, trong đó phiếu xuất kho thì có thể linh động tùy theo đơn vị và các mẫu phiếu có thể là khác nhau.

- Báo cáo bán hàng của doanh nghiệp, bản thanh toán hàng đại lý và bảng kê hàng hóa dịch vụ. Tất cả những loại này tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp thì sẽ có những thay đổi khác nhau trong mẫu báo cáo.

- Các loại thẻ quầy hàng, bảng kê nhận, giấy nộp tiền và thanh toán.

- Biên bản về việc thừa, thiếu hàng, loại biên bản về giảm giá hàng bán, biên bản hàng bán bị trả về cùng với một số loại biên bản khác có liên quan tùy theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.

- Các loại phiếu thu, giấy báo có và những chứng từ cần thiết có liên quan đến lĩnh vực bán hàng của doanh nghiệp.

2.2.2. Loại chứng từ kế toán bán hàng xuất khẩu

Mọi nghiệp vụ liên quan đến quá trình xuất, nhập khẩu trong doanh nghiệp kinh doanh thì tất cả các loại chứng từ đều sẽ là do bên phía xuất khẩu hoặc bên nhập làm. Trong một số trường hợp thì cả hai bên sẽ tiến hành chuẩn bị các loại chứng từ có liên quan. Vậy, với chứng từ kế toán bán hàng thì bắt buộc cần phải chuẩn bị được các loại giấy tờ sau:

- Hợp đồng về gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hợp đồng bán hàng hóa. Những loại hợp đồng này chính là một loại văn bản thỏa thuận giữa cá nhân mua và bán. Đây là những căn cứ pháp lý vô cùng quan trọng của doanh nghiệp.

- Tiếp theo là hóa đơn thương mại, loại chứng từ này được bên xuất khẩu phát hành với mục đích đề lấy tiền người mua cho những lô hàng đã được bán dựa theo những điều khoản trong hợp đồng.

- Tờ giấy khai hải quan, đây là chứng từ dùng để kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để chứng minh đủ điều kiện xuất hoặc nhập khẩu. Loại chứng từ này không chỉ quan trọng với kế toán bán hàng mà còn là một thủ tục cần phải làm khi mà xuất hàng hóa ra nước ngoài.

- Các loại chứng từ kế toán bán hàng khác như: chứng từ nộp thuế nhập khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng,...

2.3. Một số điều cần lưu ý về chứng từ kế toán bán hàng

Chứng từ kế toán bán hàng nói riêng và kế toán nói chung đều có những quy định rất gắt gao khi lập chứng từ và những thông tin liên quan khác. Sau đây là một vài điều cần lưu ý về chứng từ kế toán bán hàng mà bạn cần nắm rõ.

- Khi lập chứng từ kế toán bán hàng cần phải lập kịp thời, rõ ràng và chính xác.

- Các nghiệp vụ liên quan đến kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán bán hàng sẽ phải dùng bằng bút mực để kê khai. Bên cạnh đó thì trong chứng từ các chỗ trống thì phải gạch chéo và số, chữ viết phải liên tục.

- Tất cả các loại chứng từ kế toán bán hàng cần phải được lập đủ số liên và toàn bộ các liên phải giống nhau nếu như được lập cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

- Các nhân lập chứng từ, ký duyệt đều phải có những trách nhiệm về các nội dung trong chứng từ kế toán bán hàng.

- Chứng từ kế toán bán hàng có thể được lập bằng dạng điện tử nhưng vẫn cần phải in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định.

Việc sử dụng chứng từ kế toán bán hàng đúng cách cũng là một điều đáng được quan tâm. Mỗi kế toán viên ngoài việc biết tất cả các loại chứng từ kế toán bán hàng thì còn phải hiểu về cách sử dụng chứng từ, định khoản các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, sắp xếp và bảo quản chứng từ kế toán bán hàng cũng là điều phải quan tâm. Khi giữ các loại chứng từ kế toán bán hàng, cá nhân phải có nghĩa vụ bảo quản và nếu xảy ra trường hợp mất, hư hỏng thì phải có sự thông báo kịp thời. 

Như vậy, chứng từ kế toán bán hàng là một điều mà tất cả các kế toán bán hàng cần phải nắm rõ. Hy vọng qua bài viết đã cho bạn được nhiều kiến thức trong công việc kinh doanh và hiểu được tầm quan trọng của chứng từ kế toán bán hàng.