1. Tìm hiểu về báo cáo nhập xuất tồn kho trên Excel

1.1. Báo cáo nhập xuất tồn kho cần có những số liệu nào?

Đối với doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ có số lượng hàng hóa chưa lớn thì việc lựa chọn Excel để quản lý xuất nhập tồn kho hàng hóa là một giải pháp tiết kiệm.

Báo cáo nhập xuất tồn kho trong Excel sẽ gồm có các thông tin sau đây: 

- Sổ kho bao gồm: Số thứ tự, sản phẩm, tồn đầu ngày, tồn cuối ngày, xuất nhập trong ngày.

- Báo cáo xuất nhập tồn: các thông tin về tên, mã hàng hóa, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ và đơn vị tính.

- Sổ kho để in: thông tin về ngày, chứng từ, số lượng, xuất nhập tồn, diễn giải, giá tiền.

- Sổ chi tiết hàng hóa: Các tài khoản về đối xứng, xuất nhập, đơn giá, chứng từ, diễn giải, tồn kho.

- Cần có các thông tin cơ bản khi lập bảng xuất nhập tồn hàng hóa, cụ thể về: 

Kiểm kê đầu kỳ là bảng thống kê về số lượng hàng hóa ngày hôm trước (kiểm kê theo đơn vị ngày hoặc kiểm kê theo tháng nếu như doanh nghiệp kiểm kê theo tháng).

Số lượng hàng hóa nhập - xuất kho trong ngày.

Tồn kho cuối ngày: Số lượng tồn kho cuối ngày được tính bằng tổng số lượng của hàng tồn đầu kỳ và hàng nhập kho trong ngày trừ đi số lượng hàng hóa đã xuất kho.

File Excel quản lý kho cần phải có mẫu phiếu xuất/nhập kho bao gồm các thông tin về số thứ tự, tên, nhãn hiệu, mã số, hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền để theo dõi được chính xác, đầy đủ nhất.

Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết về mẫu phiếu nhập kho và cách viết chuẩn xác nhất

1.2. Thực hiện báo cáo nhập xuất tồn kho trên Excel như thế nào?

1.2.1. Tạo sheet thông tin của doanh nghiệp

Để xây dựng được bảng xuất nhập tồn hàng hóa bằng Excel thì kế toán doanh nghiệp thực hiện tạo sheet thông tin của doanh nghiệp như dưới đây: Đặt công thức name box từ ngày với tên “ngay1”, Đặt phương pháp name box đến ngày với tên “ngay2” và các công thức còn lại đặt ở mục ghi chú (insert comment).

1.2.2. Tạo sheet nhập xuất về công thức

Khi phát sinh được việc nhập xuất hàng hóa và kế toán doanh nghiệp cần phải cập nhật các thông tin vào sheet. Trong nội dung này cần sử dụng được hàm và “&” để có thể nối được tên công ty, địa chỉ và mã số thuế (làm công thức tại A1 và kéo copy phương pháp xuống là có được kết quả cần làm. 

Tại cột số phiếu đặt công thức mảng tại namebox “SOPHIEU”

Sử dụng ctrl + shift + Mũi tên đi xuống để thu thập không giới hạn ô

Tại cột số lượng nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box “SLN”. Tại cột số lượng xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box “SLX”. Tại cột thành tiền nhập ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box “TTN”. Tại cột thành tiền Xuất ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box “TTX”.

1.2.3. Tạo sheet danh mục về người sử dụng

Trong báo cáo nhập xuất tồn kho về danh mục người sử dụng thì kế toán sẽ thực hiện các thao tác như sau: 

Tại cột Mã khách hàng ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box “MKH”. Sang sheet Nhập Xuất để tạo danh sách chọn mã khách hàng

Tại cột Mã công ty ctrl + shift+Mũi tên đi xuống/ date/data validation: Allow: list, Source: = MKH vừa đặt bên danh mục khách hàng vừa tạo mảng. Để phục vụ cho việc tìm mã khách hàng thì kế toán doanh nghiệp chỉ phải chọn trong danh sách.

Sử dụng hàm vlookup để lập phương pháp và tự động hiển thị tên người sử dụng, địa chỉ, mã số thuế và tìm kiếm trên cơ sở mã người tiêu dùng

1.2.4. Tạo bảng tổng hợp để nhập xuất tồn kho

Tổng hợp về vật tư xuất nhập trong ngày và tháng, kỳ kế toán. Mỗi vật tư mới đều tạo mã ở sheet này thay luôn sheet danh mục mã vật tư sẽ rút gọn thêm được một bước. Trong sheet này Mã vật tư cho đến thành tiền tồn đầu không cần lập công thức. Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box “MVT”. Cần chuyển sang sheet nhập xuất để tạo list danh mục vật tư chọn khi xuất dùng. Sử dụng hàm vlookup để lập phương pháp tự động hiển thị tên vật tư, đơn vị tính. Khi tìm kiếm chỉ cần chọn mã vật tư  sẽ tự động tìm kiếm bên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kiêm danh mục vật tư.

1.2.5. Lập công thức cho cột nhập và xuất trong kỳ

Lập công thức tại cột số lượng nhập và thành tiền nhập thì không cần có công thức gì cho phần này và khi nhập liệu phải nhập thủ công tay. 

Thành tiền/ Số lượng nhập = Cột Đơn giá. Cột số lượng xuất không có phương pháp khi nhập liệu phải nhập thủ công tay. Số lượng xuất x Đơn giá xuất = Thành tiền xuất. Cột đơn giá xuất kho dùng hàm Vlookup để tìm ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho. Để tránh việc âm kho khi xuất sử dụng thì kế toán cần làm thêm hai cột kiểm tra tồn kho, sử dụng hàm Vlookup để tìm bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho.

1.2.6. Tổng hợp nhập xuất tồn kho

Vào sheet Bảng Kê Nhập Xuất. Tại cột Mã Vật Tư ctrl + shift + Mũi tên đi xuống đặt name box “MNX”. Tạo tổng hợp nhập xuất tồn kho bằng hàm “Sumif” các mặt hàng, nguyên vật liệu và thành phẩm để báo cáo định kỳ.

Xem thêm: Mẫu phiếu xuất kho Excel viết như thế nào cho chuẩn?

2. Những lưu ý để quản lý nhập xuất kho hiệu quả

Cần phải quản lý báo cáo nhập xuất tồn kho bằng Excel để doanh nghiệp có thể quản lý số lượng hàng hóa một cách dễ dàng. Nhưng do các file được quản lý độc lập, riêng lẻ nên công tác tổng hợp cũng khá mất thời gian và công sức. Vì vậy mà để quản lý cần phải quản lý kho hiệu quả bằng Excel. Khi đó, doanh nghiệp cần phải lưu ý những điểm như sau: Thiết kế file Excel quản lý kho sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình, các thông tin nhập liệu chính xác, có kiến thức để xử lý những lỗi cơ bản trên Excel.

Khi sử dụng cần phải sử dụng bảng xuất nhập tồn hàng hóa bằng Excel hằng ngày để có thể lưu ý thêm về việc trang bị các tính năng bảo mật và hạn chế các virus gây hại. Các file quản lý cần phải nhập đúng hàm để các giá trị tham chiếu để hạn chế được các sai sót về số liệu.

Cần sử dụng Excel để có thể quản lý nhập xuất tồn kho bởi nó mang đến nhiều lợi ích về việc sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Nhưng bên cạnh những lợi ích mà nó mang lại thì cũng có nhiều mặt hạn chế trong công tác quản lý tồn kho hàng hóa. Kế toán của doanh nghiệp sẽ cần phải nhập tay lên đến hàng nghìn mã hàng. Mỗi mã hàng phải tạo thành từng sheet riêng lẻ và độc lập. Vậy nên mỗi lần làm báo cáo thì kế toán sẽ mất nhiều thời gian và công sức để tổng hợp. 

Hiện nay, các doanh nghiệp đều chuyển sang sử dụng phần mềm để quản lý kho để có thể quan lý được hiệu quả hơn. Bởi nó có thể hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất kho. Đáp ứng được những phương pháp tính giá xuất kho và cho phép quản lý và theo dõi hàng hóa một cách chi tiết (màu sắc, size, số máy, số khung, mã vạch, hạn dùng,...). Đồng thời, cho phép quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính và đưa ra cảnh báo tồn kho cho doanh nghiệp có kế hoạch nhập hoặc giải phóng hàng hóa sắp hết hạn sử dụng.

Trên đây là những thông tin về hướng dẫn làm báo cáo nhập xuất tồn kho. Hy vọng với những thông tin của cách làm báo cáo nhập và xuất tồn kho trên Excel này của vieclam123.vn có thể phục vụ thật tốt cho công tác kế toán của bạn.