1. Bảng mô tả công việc nhân viên văn thư

Nhân viên văn thư là người thuộc bộ phận hành chính và thực hiện tiếp nhận, quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, văn thư trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức cũng như gửi ra bên ngoài. 

Nhân viên văn thư còn gọi là văn thư hành chính hay văn thư lưu trữ. Đây là vị trí thiết yếu trong các công ty và tổ chức để đảm bảo công tác lưu truyền hồ sơ, giấy tờ được hiệu quả nhất. Vậy, bảng mô tả công việc nhân viên văn thư cụ thể như thế nào? Những thông tin tiếp theo đây sẽ là đáp án dành cho bạn.

1.1. Chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ hồ sơ

Công việc cơ bản của nhân viên văn thư đó chính là việc quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty, tổ chức nơi mình làm việc tương ứng. Thực tế thì bất cứ đơn vị nào hiện nay cũng có vô số các loại hồ sơ, tài liệu khác nhau và việc lưu trữ, quản lý là hoạt động thiết yếu để đảm bảo hồ sơ, tài liệu được sắp xếp, giữ gìn một cách cẩn thận nhất.

Nhân viên văn thư sẽ tiếp nhận các hồ sơ, văn bản tài liệu hàng ngày từ các phòng ban, bộ phận trong công ty hoặc từ bên ngoài gửi đến. Tiếp đến là chịu trách nhiệm phân loại và sàng lọc hồ sơ, tài liệu để gửi tới các bộ phận khác cũng như báo cáo với cấp trên. Đảm bảo văn bản, tài liệu đến đúng tay người cần tiếp nhận.

Trong nhiều trường hợp họ cũng có thể tự chủ động để xử lý các văn bản nhất định và tiến hành lưu trữ để làm cơ sở xác minh sau đó. Bên cạnh đó, nhân viên văn thư cũng sẽ tiến hành soạn thảo văn bản, thực hiện in ấn để gửi văn bản tới các phòng ban và những đối tượng liên quan. Đảm bảo cho quá trình lưu truyền văn bản được thông suốt, phục vụ cho công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ hiệu quả.

1.2. Thực hiện công tác quản lý tài sản công ty

Một trong những vấn đề mà nhân viên văn thư cũng cần quan tâm đó là tài sản công ty. Các tài sản ở đây sẽ chủ yếu là các đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết và nhân viên văn thư cần thống kê để bổ sung kịp thời cũng như tiến hành cấp phát cho từng phòng ban, đối tượng cụ thể.

Bên cạnh đó, họ cũng sẽ cần thống kê, cập nhật về số lượng, tình trạng các thiết bị, máy móc sử dụng trong văn phòng. Qua đó, đảm bảo có đủ các thiết bị phục vụ trong công việc của công ty cũng như có thể bảo trì, sửa chữa kịp thời nhất để không gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc.

Con dấu cũng là một trong những tài sản mà nhân viên văn thư cần quản lý, bảo đảm theo đúng quy định đề ra. Việc sử dụng con dấu cũng cần đúng mục đích, trường hợp để tránh gây ra các tình huống không mong muốn, gây ảnh hưởng tới công ty.

1.3. Đảm nhận một số công việc lễ tân

Lễ tân cũng là một trong số các công việc của nhân viên văn thư. Bởi thực tế thì nhân viên văn thư nằm trong bộ phận hành chính văn phòng, vì vậy mà công việc lễ tân sẽ là đầu việc không thể thiếu của vị trí này.

Thực hiện đón tiếp đối tác, khách hàng của doanh nghiệp. Trực tiếp giới thiệu các quản lý trong công ty và từng phòng ban, bộ phận cụ thể. Tiến hành tổ chức và chuẩn bị các cuộc họp, cuộc hội thảo được thực hiện tại doanh nghiệp mình và đảm bảo sự ổn định trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

1.4. Sắp xếp và quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp là những hồ sơ quan trọng cần được lưu trữ. Với các doanh nghiệp lớn thì việc quản lý hồ sơ sẽ khá vất vả do số lượng nhân sự đông. Chính vì thế mà nhân viên văn thư cần có cho mình cách và phương pháp sắp xếp, quản lý sao cho thuận tiện nhất. 

Chưa kể đến, nhân viên văn thư sẽ cần kiểm soát xem số lượng giấy tờ, tài liệu của từng hồ sơ đã được đầy đủ hay chưa, cần bổ sung thêm điều gì. Cùng với đó là cập nhật tình trạng của từng nhân sự tương ứng trên hệ thống phần mềm để đảm bảo thống kê đúng số lượng nhân viên hiện tại, nhân viên nghỉ việc hay nhân viên thử việc,... 

Ngoài những công việc nêu trên thì nhân viên văn thư cũng có thể thực hiện một số đầu việc như cập nhật, thống kê lương, thưởng của nhân viên theo từng tháng và nộp báo cáo với lãnh đạo,... Tùy theo quy mô và tình hình hoạt động của mỗi doanh nghiệp, tổ chức mà công việc của nhân viên văn thư sẽ có sự điều chỉnh nhất định.

2. Yêu cầu công và mức đãi ngộ của nhân viên văn thư ra sao?

2.1. Yêu cầu công việc với vị trí nhân viên văn thư

Dựa vào bảng mô tả công việc nhân viên văn thư nêu trên thì chắc bạn đã định hình rõ hơn về công việc của vị trí này. Vậy, để trở thành nhân viên văn thư liệu có khó không? Yêu cầu công việc sẽ như thế nào? 

Đối với vị trí nhân viên văn thư thì các tiêu chí, yêu cầu đặt ra như sau:

2.1.1. Yêu cầu về bằng cấp, chuyên môn

Để trở thành nhân viên văn thư thì bạn sẽ cần tốt nghiệp cao đẳng, đại học trở lên các chuyên ngành như Lưu trữ, Quản lý hành chính hay các chuyên ngành tương tự,... 

Việc tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan sẽ bảo đảm bạn được đào tạo các kiến thức, kỹ năng phù hợp, phục vụ tốt cho công việc văn thư - lưu trữ sau này. Đồng thời, đây sẽ là cơ sở để bạn có thể mở ra cơ hội thăng tiến tốt hơn, trở thành người hướng dẫn, đào tạo, training cho các nhân viên khác cùng bộ phận. Từ đó, tạo tiền đề hoạt động ổn định cho phòng Hành chính của doanh nghiệp.

2.1.2. Yêu cầu về kinh nghiệm

Thực tế thì nhân viên văn thư sẽ không yêu cầu kinh nghiệm quá cao. Bởi thông thường, bạn sẽ được đào tạo, training trước khi làm việc. Vì thế, chỉ cần nhanh nhẹn, chăm chỉ là bạn sẽ có thể dần làm quen được với công việc của mình.

Tuy nhiên, việc có kinh nghiệm trong nghề sẽ là một lợi thế rất lớn khi bạn ứng tuyển. Việc đã quen và hiểu những công việc cần thực hiện sẽ là cách để bạn chắc chắn hơn về khả năng cũng như hiệu quả công việc mình có thể đạt được.

2.1.3. Yêu cầu về kỹ năng

Kỹ năng với nhân viên văn thư là rất quan trọng bởi đây sẽ là yếu tố hỗ trợ công việc cực kỳ hiệu quả. Bạn thực hiện công việc nhanh hay chậm, tốt hay chỉ ở mức trung bình? Những điều này sẽ bị tác động rất lớn bởi kỹ năng mà bạn áp dụng.

- Kỹ năng sắp xếp khoa học

Kỹ năng sắp xếp là một trong những kỹ năng không thể thiếu với nhân viên văn thư. Bởi số lượng hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ bản cứng là khá nhiều. Nếu không có cách thức sắp xếp khoa học thì bạn sẽ mất rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm và bảo quản.

- Kỹ năng giao tiếp và trình bày

Nhân viên văn thư sẽ cần làm việc với nhiều đối tượng khác nhau. Cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác,... Chính vì vậy mà khả năng giao tiếp tốt sẽ là cơ sở để quá trình làm việc trở nên thuận lợi và đạt được hiệu quả cần có.

Song song với kỹ năng giao tiếp chính là khả năng trình bày. Nhân viên văn thư sẽ cần hướng dẫn, giới thiệu, cung cấp thông tin về doanh nghiệp tới một số đối tượng cụ thể. Vì thế mà khả năng trình bày dễ hiểu, trôi chảy sẽ rất cần thiết để công việc được triển khai thuận lợi nhất.

- Kỹ năng về tin học văn phòng

Tin học văn phòng chắc chắn sẽ là một kỹ năng mà nhân viên văn thư chắc chắn phải có. Hầu hết hiện nay các công tác đều được thực hiện trên máy tính, vì thế mà việc sử dụng thành thạo các phần mềm như Word, Excel, Powerpoint là rất cần thiết. 

Ngoài ra, nhân viên văn thư cũng cần có kỹ năng về công nghệ trong việc cập nhật các phần mềm chuyển đổi số phục vụ công việc theo yêu cầu của công ty.

2.2. Nhân viên văn thư nhận được mức đãi ngộ ra sao?

Mức đãi ngộ của nhân viên văn thư có lẽ là điều mà khá nhiều bạn quan tâm hiện nay khi có định hướng cho mình với công việc này. 

Về cơ bản thì nhân viên văn thư tại các doanh nghiệp sẽ nhận được chế độ đãi ngộ như các nhân viên văn phòng thông thường khác. Bao gồm việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các chế độ nghỉ phép, nghỉ thai sản,... Bên cạnh đó, nhân viên văn thư cũng sẽ nhận được tiền thưởng trong các dịp đặc biệt như các ngày lễ, tết, ngày kỉ niệm của công ty,... Môi trường làm việc chuyên nghiệp, được tạo điều kiện để phát triển kỹ năng cá nhân cũng là một trong những lợi ích mà bạn có thể nhận được ở vị trí này.

Một trong những điều không thể không nhắc tới khi tìm hiểu về đãi ngộ của nhân viên văn thư đó chính là mức lương. Là một nhân viên văn phòng nên thu nhập của nhân viên văn thư sẽ rơi vào khoảng từ 7 - 8 triệu đồng/tháng. Đây là mức lương cơ bản của vị trí này hiện nay, chưa kèm theo các khoản phụ nào khác.

Trên đây chính là thông tin về bảng mô tả công việc nhân viên văn thư. Hy vọng rằng, bài viết đã giúp bạn làm rõ về nội dung công việc của nhân viên văn thư cũng như các thông tin về yêu cầu công việc và đãi ngộ của vị trí này. Qua đó, bạn có thêm cơ sở để định hướng và lựa chọn nghề nghiệp phù hợp với mình trong tương lai.