1. Vì sao tổ chức sự kiện cần phải có quy trình cụ thể?

Tổ chức sự kiện chính là hoạt động truyền thông điệp mà cá nhân hay đơn vị tổ chức muốn gửi tới khách hàng hay khán giả của mình.

Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể quảng bá được hình ảnh, thương hiệu cũng như sản phẩm của mình đến với khách hàng một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, việc tổ chức sự kiện còn góp phần gia tăng doanh số bán hàng ngay tại sự kiện, mở rộng tệp khách hàng tiềm năng và có nhiều hơn cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư.

Cũng bởi lợi ích hấp dẫn như vậy cho nên các sự kiện cần được diễn ra trong sự hoàn hảo nhất, đương nhiên cá nhân hay đơn vị tổ chức không thể tự tổ chức khi không có bản kế hoạch cụ thể trong tay.

Việc tổ chức sự kiện có ảnh hưởng vô cùng lớn tới hình ảnh, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp cho nên dù là sự kiện quy mô lớn hay nhỏ thì họ đều phải thiết lập quy trình cụ thể và chuyên nghiệp nhất.

Nếu đây là thông tin mà bạn quan tâm, hãy theo dõi quy trình 7 bước tổ chức sự kiện mà tôi chia sẻ dưới đây để hiểu hơn về cách làm nhé.

2. 7 Bước tổ chức sự kiện người làm nghề nhất định phải biết

2.1. Tiếp nhận yêu cầu tổ chức sự kiện từ lãnh đạo hoặc khách hàng

Một sự kiện của doanh nghiệp có thể được thực hiện theo 2 hướng, cụ thể là thuê đơn vị chuyên tổ chức sự kiện hoặc tự đứng ra tổ chức. Trong đó:

2.1.1. Doanh nghiệp thuê đơn vị chuyên tổ chức sự kiện 

Thường áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không đủ điều kiện về tài chính, nhân lực cũng như chuyên môn thể tổ chức sự kiện.

Khi đó, doanh nghiệp sẽ phải thuê hầu hết tất cả các hạng mục cần thiết trong một sự kiện bao gồm thiệp mời, đặt bàn, MC, âm thanh, ánh sáng,...

Để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, phía doanh nghiệp sẽ phối hợp ăn ý với bên tổ chức sự kiện, trong đó cần làm rõ mục đích sự kiện, cung cấp danh sách khách mời tham dự và các yêu cầu khác.

2.1.2. Doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức sự kiện cho mình

Các doanh nghiệp có quy mô lớn, có đủ năng lực tài chính, nguồn nhân lực với chuyên môn tổ chức sự kiện cao mới có thể áp dụng theo hình thức này.

Khi đó, phòng ban hoặc các cá nhân phụ trách sẽ tiếp nhận yêu cầu về sự kiện từ cấp trên. Trong đó gồm có những thông tin như mục đích tổ chức sự kiện, sự kiện diễn ra trong phạm vi ngân sách là bao nhiêu, danh sách khách mời tham dự gồm những ai,...

Thông tin về sự kiện càng cụ thể thì việc lên kế hoạch hay các khâu tổ chức sau đó càng đạt hiệu quả cao.

2.2. Hiểu rõ về thương hiệu, nhãn hàng khi tổ chức sự kiện

Nếu bạn là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, việc tìm hiểu thông tin về nhãn hàng hay thương hiệu doanh nghiệp khách hàng chính là điều cần thiết và quan trọng. Hầu hết các doanh nghiệp thuê tổ chức sự kiện đều nhằm mục đích quảng cáo thương hiệu và nhãn hàng của mình tới công chúng, vậy nên thiếu kiến thức này sẽ gây ra rắc rối không nhỏ đối với bên tổ chức.

Trong trường hợp sự kiện được diễn ra với mục đích ra mắt nhãn hiệu, sản phẩm mới thì bên tổ chức cần phải nắm rõ các thông tin cơ bản như Tên sản phẩm, đặc điểm, công dụng, các tính năng nổi bật của sản phẩm đó,...

Với danh sách khách mời, cần thiết phân chia thành nhiều nhóm khác nhau, trong đó có khách hàng đã và đang hợp tác với doanh nghiệp, khách hàng đã hợp tác lâu năm hay những khách hàng có khả năng hợp tác trong tương lai,...

Danh sách khách mời cũng bao gồm giới báo chí, truyền thông, khách hàng thường xuyên sử dụng sản phẩm hoặc đã trải nghiệm,... 

2.3. Lên các ý tưởng cho sự kiện phù hợp

Quá trình tổ chức sự kiện có thành công hay đi đúng hướng hay không là nhờ vào mục đích của sự kiện đó. Vậy mới nói, lý do tổ chức sự kiện chính là yếu tố giúp những người làm tổ chức sự kiện có ý tưởng phù hợp cho suốt buổi sự kiện diễn ra.

Một sự kiện được đánh giá hay, hấp dẫn hay xuất sắc chính là nhờ vào ý tưởng, ý tưởng hay sẽ cho các hoạt động hấp dẫn, có hiệu ứng và tạo điểm nhấn tối ưu tới khách mời và những người xung quanh.

Nếu đang ở vai trò là người chuyên tổ chức sự kiện, bạn cần có GU riêng, sáng tạo trong từng hoạt động để có ý tưởng thuyết phục lãnh đạo hay khách hàng của mình. 

2.4. Lập kế hoạch chi tiết cho ý tưởng tổ chức sự kiện

Khi đã có ý tưởng, người nghĩ ra nó sẽ tiến hành phác thảo để không quên đi chúng ở khoảng thời gian sau đó. 

Dựa vào bản phác thảo, hãy nhanh chóng đưa ra kế hoạch chi tiết, từng hoạt động nào sẽ được diễn ra, trong khoảng thời gian nào, những ai là người đảm nhận trong từng khâu sự kiện,...

Nói chung, kế hoạch chi tiết cho ý tưởng chính là việc liệt kê chi tiết hoạt động của toàn sự kiện kể từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc. Làm sao tất cả được gói gọn trong khoảng thời gian mà phía doanh nghiệp mong muốn và không có phát sinh nào gây ảnh hưởng tới kết quả của sự kiện.

2.5. Phân tích kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết

Ý tưởng hay kế hoạch sẽ do nhân viên tổ chức sự kiện thực hiện, tuy nhiên chúng sẽ không được triển khai nếu như chưa có sự đồng ý của lãnh đạo.

Nhiệm vụ của nhân viên tổ chức sự kiện là phân tích thật chi tiết bản kế hoạch của mình để cấp trên hiểu rõ, đồng thời cũng giải thích những thắc mắc từ ban lãnh đạo.

2.6. Tổ chức và triển khai sự kiện theo kế hoạch

Khâu tổ chức và triển khai sự kiện chính là quan trọng nhất trong toàn bộ tiến trình tổ chức sự kiện. Theo đó từng thành viên sẽ đọc và hiểu rõ kế hoạch, nhận nhiệm vụ của mình trong tiến trình này.

Ví dụ:

- Nhóm đối ngoại sẽ thực hiện công tác khách mời, bố trí, sắp xếp chỗ ngồi, gửi thiệp tới những người có trong danh sách để họ nắm bắt thông tin kịp thời

- Nhóm âm thanh, ánh sáng sẽ thực hiện công tác tìm kiếm các đơn vị thi công sân khấu, thiết kế và lắp đặt loa, đèn sao cho đạt hiệu ứng tốt nhất

- Nhóm thiết kế đương nhiên sẽ phụ trách nhiệm vụ thiết kế banner sân khấu, thiết kế tờ rơi hoặc quảng cáo trên mạng xã hội

2.7. Đánh giá và tổng kết sự kiện

Mặc dù sự kiện đã khép lại nhưng quy trình tổ chức sự kiện vẫn chưa kết thúc, team phụ trách sẽ đợi khoảng vài ngày để theo dõi sự phản hồi từ phía khách mời hoặc doanh nghiệp khách hàng về kết quả mà họ thu được.

Trong bước đánh giá này, cần bao quát toàn bộ các hạng mục như mức độ hài lòng, trách nhiệm của những người tham gia làm nhiệm vụ hay ngân sách chi trả cho sự kiện có phù hợp hay không,...

Việc sử dụng đồng phục có in logo, thương hiệu của doanh nghiệp cũng là cách quảng bá hình ảnh hiệu quả, vậy nên nếu phụ trách mảng sự kiện thì bạn đừng quên chi tiết nhỏ mà có võ này nhé.

3. Vài lưu ý nhỏ giúp sự kiện diễn ra thành công

Nếu doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức sự kiện cho mình, chắc chắn kinh nghiệm sẽ không thể bằng bên chuyên làm công tác này. Vậy nên có thể team phụ trách sẽ không nắm rõ những nghiệp vụ hoặc có thể bỏ qua một vài điều quan trọng sau đây:

- Chú ý chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Nhiều doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức nhưng không thể hiện được sự chuyên nghiệp của mình, dàn khách mời được an vị ở đâu thì để vậy, không có PG hay nhân viên ra phục vụ nước nôi, thậm chí trò chuyện khi sự kiện chưa được diễn ra,...

Hành động vô ý này sẽ khiến khách mời là khách hàng, đối tác hay người tiêu dùng đánh giá doanh nghiệp thiếu chuyên nghiệp, điều này ảnh hưởng khá nhiều tới thương hiệu cũng như hình ảnh của doanh nghiệp đó.

- Dù là ý tưởng hay kế hoạch có hoàn hảo đến mấy thì khả năng xảy ra rủi ro xảy ra vẫn có thể xuất hiện. Chính vì vậy, nếu phụ trách mảng tổ chức sự kiện của doanh nghiệp thì bạn luôn phải có phương án dự phòng trong bất kỳ tình hướng nào. Đó chính là cách để chất lượng sự kiện không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ yếu tố khách quan nào.

Với 7 bước tổ chức sự kiện vừa rồi bạn đã học được cách tạo ra hiệu quả khi tổ chức ra một sự kiện bất kỳ? Dù có làm cho đơn vị chuyên tổ chức sự kiện hay chỉ là nhân viên trong phòng ban tổ chức sự kiện của doanh nghiệp thì tin chắc những kiến thức này đều là hữu ích đối với bạn. Rất nhiều kiến thức hay ho khác đang chờ bạn khám phá tại website vieclam123.vn, hãy cập nhật mỗi ngày nhé.