1. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế là gì?

Với những ai làm trong ngành kế toán nói chung và kế toán thuế nói riêng chắc hẳn không còn xa lạ gì với khái niệm chứng từ và luân chuyển. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế là một chuỗi các thứ tự cần phải thực hiện và giải quyết liên quan đến các tài liệu liên quan đến kế toán của từng bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Từ đó, người phụ trách sẽ khai báo các vấn đề liên quan đến thuế để cho doanh nghiệp ghi sổ, thực hiện nộp phí cho các cơ quan nhà nước.

Mọi chứng từ kế toán thuế được chuyển đến từ bên ngoài hoặc tự doanh nghiệp lập ra thì đều sẽ phải luôn luôn tập trung vào bộ phận kế toán. Khi tiếp nhận những chứng từ này, bộ phần kế toán sẽ có một trách nhiệm là kiểm tra những chứng từ đó. Một khi đã xác định được tính pháp lý của chứng từ thì mới có thể được ghi vào sổ kế toán thuế.

2. Vai trò của quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế

Phải nói rằng, bất kể một tiến trình trong mọi công việc kế toán thuế đều mang một vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt, với kế toán thuế thì đây là công việc sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp được kinh doanh một cách ổn thỏa và đảm bảo được việc thực hiện đóng thuế một cách rõ ràng và đúng pháp luật.

Trong đó, nếu như không có một tiến trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế một cách rõ ràng và đúng thứ tự thì việc kiểm tra, xác minh các chứng từ sẽ không thể nào được diễn ra. Điều này sẽ gây rất nhiều bất lợi cho chính doanh nghiệp và chính người làm kế toán thuế.

Do đó, mỗi doanh nghiệp, mỗi người kế toán viên phải luôn hiểu được tầm quan trọng và vai trò to lớn của chứng từ kế toán thuế nếu không sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng công việc của bộ phận kế toán.

Xem thêm: Phần mềm kế toán thuế mới nhất và những ưu điểm vượt trội

3. Khám phá quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế

Trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế thì trình tự sẽ được diễn ra theo các bước như sau:

- Tạo lập hoặc thu nhận các chứng từ kế toán thuế.

- Tiến hành kiểm tra các chứng từ kế toán thuế.

- Tập hợp, sắp xếp và ghi sổ chứng từ kế toán thuế.

- Bảo quản, lưu trữ, hủy các chứng từ kế toán thuế.

3.1. Tạo lập hoặc thu nhận các chứng từ kế toán thuế

Việc tạo lập hay thu nhận nhận các chứng từ luôn là bước đầu tiên cần phải làm trong mọi chu trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế. Trong bước này, kế toán viên cần phải đặc biệt lưu ý những điều quan trọng như sau:

- Các nghiệp vụ được phát sinh liên quan đến các hoạt động kinh tế, tài chính luôn luôn cần phải lập chứng từ kế toán và chỉ được lập duy nhất một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi tạo lập và thu nhận thì nội dung phải đầy đủ và thật thà với từng nghiệp vụ kinh tế. Những điều nhỏ nhặt như chữ viết và chữ số cũng cần phải rõ ràng và không được viết thiếu hoặc viết tắt.

- Các chứng từ khi lập phải lập đầy đủ số liên theo quy định cho từng loại chứng từ. Nếu như chứng từ lập nhiều liên thì cần phải được lập một lần trên toàn bộ các liên còn lại theo cùng nội dung hoặc viết lồng lên nhau bằng giấy than. Nói chung là sẽ bắt buộc thống nhất về nội dung khi lập các chứng từ kế toán thuế.

- Những chứng từ kế toán phải cần được ký theo chức danh thì mới có giá trị còn những chứng từ điện tử cũng cần phải đảm bảo có chứng từ điện tử theo đúng quy định của pháp luật ban hành. Những chứng từ này khi ký sẽ tuyệt đối không được ký bằng bút màu và cần phải giống với chữ ký đã được đăng ký.

3.2. Tiến hành kiểm tra các chứng từ kế toán thuế

Tiếp theo, bước thứ hai trong quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế đó chính là tiến hành kiểm tra. Bước này vô cùng quan trọng vì nếu như chỉ để ra một sơ xuất nhỏ thôi là sẽ dẫn đến những hậu quả đáng tiếc. 

Chứng từ kế toán thuế sau khi đã được tiến hành kiểm tra xong xuôi thì sẽ được trình lên những người lãnh đạo của phòng ban kế toán hoặc chủ doanh nghiệp ký nhận. Nếu như kế toán trưởng ký thì sẽ không được ký vào phần của người đứng đầu doanh nghiệp mà cần phải ký đúng với mục của mình. Ví giám đốc là người đứng đầu doanh nghiệp, giám đốc ủy quyền cho kế toán trưởng. Vậy kế toán ttrưởng đã được ủy quyền ký thay thì sẽ không thể được chuyển cho người khác.

Để có thể kiểm tra một cách đúng quy định thì doanh nghiệp nên mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của những người liên quan. Nếu nội dung chứng từ kế toán thuế chưa đủ nội dung theo quy định thì những người được ủy quyền để ký chứng từ cũng sẽ không được ký.

3.3. Tập hợp, sắp xếp và ghi sổ chứng từ kế toán thuế

Chứng từ kế toán thuế một khi được tập hợp và sắp xếp một cách hợp lý và logic thì sẽ thuận lợi cho việc tìm kiếm một cách dễ dàng, nhanh chóng. Có rất nhiều cách sắp xếp chứng từ kế toán thuế mà bạn có thể tham khảo như sau:

- Sắp xếp chứng từ kế toán thuế theo sổ sách:

Đầu tiên, việc này sẽ đảm bảo được tính xuyên suốt trong quá trình tìm kiếm chứng từ. Các kế toán thuế sẽ phải sắp xếp các sổ chung lên trước rồi từ đó đến các sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký thu và bán hàng, sổ ghi chép các tài khoản, sổ lưu trữ tiền mặt, sổ thông tin về tiền gửi ngân hàng, bảng trích khấu hao tài sản, các loại tài khảo cố định của công ty, thẻ xuất nhập kho, thẻ kho hàng.

- Sắp xếp chứng từ theo doanh nghiệp đầu vào và đầu ra:

Với chứng từ kế toán thuế đầu vào:  Nếu doanh nghiệp mua hàng bằng tiền mặt thì bắt buộc sẽ phải có được hóa đơn cùng với phiếu chi mua hàng của khác. Nếu như mua hàng bằng chuyển khoản thì phải có trong đó giấy ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ kèm trong hóa đơn mua hàng.

Với chứng từ kế toán thuế đầu ra: Khách hàng trả bằng tiền mặt thì doanh nghiệp cần phải có phiếu thu trong hóa đơn. Loại phiếu thu này sẽ cần được kèm theo liên của hóa đơn giá trị gia tăng. Nếu như khách chuyển khoản thì cần phải kèm theo bản photo giấy báo cáo.

- Tập hợp, sắp xếp chứng từ kế toán thuế theo hồ sơ khai thuế:

Chứng từ kế toán thuế theo tháng sẽ gồm tờ khai giá trị gia tăng, tờ khai thuế thu nhập cá nhân và báo cáo sử dụng hóa đơn theo tháng.

Các chứng từ kế toán thuế theo quý sẽ bao gồm tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tờ khai thuế thu nhập cá nhân.

Các chứng từ kế toán thuế theo năm sẽ sắp xếp theo thứ tự là báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập của doanh nghiệp và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Xem thêm: Bật mí đến bạn mẹo học thực hành Kế toán thuế hiệu quả và chất lượng

3.4. Bảo quản, lưu trữ, hủy các chứng từ kế toán thuế

Đây chính là bước cuối cùng trong một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế đầy đủ. Bước này vô cùng quan trọng nếu không là sẽ dẫn đến tình trạng thất lạc và ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp.

Trước hết, chứng từ kế toán thuế phải được bảo quản thật kỹ trong quá trình lưu trữ và sử dụng. Đồng thời cũng cần phải kèm theo các bản sao để phòng các trường hợp bị tịch thu để dễ dàng xác nhận. Những chứng từ kế toán thuế sẽ được lưu trữ trong vòng 12 tháng tính từ ngày kết thúc công việc. Và sau khi kết thúc khoảng thời gian này thì chứng từ kế toán thuế sẽ được đem đi để hủy.

Như vậy, hy vọng với bài viết chia sẻ thông tin của vieclam123.vn bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình luân chuyển chứng từ kế toán thuế. Qua đây đừng quên liên tục theo dõi những bài viết của chúng tôi để có thêm những kiến thức thật hữu ích khác nhé!