1. Khái quát về mẫu quy định thời gian làm việc

Mẫu quy định thời gian làm việc là một trong những văn bản không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp hiện nay. Nội dung chính là thông báo quy định về thời gian làm việc do ban giám đốc ban hành và gửi tới toàn thể các bộ phận trong công ty.

Mẫu quy định thời gian làm việc không xuất hiện thường xuyên bởi lẽ doanh nghiệp rất ít khi thay đổi thời gian làm việc của mình.

Thông thường, mẫu quy định thời gian làm việc sẽ do công ty ban hành và nhân viên văn phòng sẽ là người soạn thảo sau đó thông báo cho các phòng ban trong công ty.

Ngay cả những nhân viên văn phòng làm việc lâu cũng chưa chắc hiểu rõ về mục đích của mẫu quy định thời gian làm việc, vì vậy vieclam123.vn sẽ chia sẻ đến bạn thông tin hữu ích này với phần nội dung tiếp theo.  

2. Mục đích của mẫu quy định thời gian làm việc là gì?

Có thể bạn chưa biết mẫu quy định thời gian làm việc do doanh nghiệp ban hàng với mục đích thông báo cho toàn thể nhân viên trong công ty nắm được lịch làm việc mới được thay đổi bởi lãnh đạo cấp cao.

Đây cũng chính là căn cứ để xử phạt những cá nhân nào cố tình không tuân thủ theo quy định đã ban hành về thời gian làm việc.

Rất nhiều nhân viên hành chính nhân sự mới chưa nắm rõ mẫu quy định này, vậy nên bạn có thể tham khảo gợi ý bên dưới nếu như được giao nhiệm vụ trong thời gian sắp tới nhé.

Xem thêm: Cách soạn nội dung biểu mẫu quy định công ty chuẩn nhất

3. Chi tiết nội dung mẫu quy định thời gian làm việc

Hầu hết, các mẫu văn bản hành chính đều được chia thành 3 phần khác nhau bao gồm phần đầu, phần thân và phần kết. Việc phân chia này giúp người đọc dễ dàng quan sát và nắm bắt thông tin một cách hiệu quả.

3.1. Nội dung mở đầu trong mẫu quy định thời gian làm việc

Mở đầu mẫu quy định về thời gian làm việc, người soạn thảo cần nêu rõ tên đơn vị ban hành đồng thời trình bày Quốc hiệu - Tiêu ngữ vì đây là những yếu tố bắt buộc xuất hiện trong văn bản.

Tiếp theo, dưới tên đơn vị sẽ là số văn bản được ban hành theo quy định của công ty, còn phía dưới Quốc hiệu - Tiêu ngữ sẽ là ngày tháng năm ban hành mẫu quy định.

Một yếu tố không thể thiếu trong văn bản này đó là tiêu đề, tiêu đề này có thể được thực hiện với nội dung như sau:

QUY ĐỊNH THỜI GIAN LÀM VIỆC

THÔNG BÁO QUY ĐỊNH THỜI LÀM VIỆC

THÔNG BÁO

V/v: Quy định thời gian làm việc trong công ty

Khi trình bày cũng phải căn giữa và viết in hoa toàn bộ, mục đích là để văn bản trở nên nổi bật hơn. Bằng cách thể hiện tên văn bản một cách rõ ràng, rành mạch thì bất cứ ai nhìn vào cũng nắm được văn bản này thông báo về nội dung gì.

“Kính gửi” sẽ là thành phần tiếp theo được xuất hiện trong mẫu quy định thời gian làm việc. Ở đây tuỳ vào từng mục đích của người ban hành mà đối tượng gửi tới sẽ là khác nhau. Bạn có thể kính gửi tới các bộ phận/nhân viên trong công ty hoặc cũng có thể là gửi tới Ban lãnh đạo công ty,...

Các căn cứ liên quan tới việc ra quy định thời gian làm việc cần phải được làm rõ. Thường là căn cứ vào các quyết định có sẵn do công ty ban hành từ trước đó.

3.2. Nội dung chính trong mẫu quy định thời gian làm việc

Một dòng thông báo sau đây sẽ là phần mở đầu cho nội dung chính mẫu quy định thời gian làm việc, cùng xem ví dụ ngay nhé:

“Phòng nhân sự xin thông báo tới toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty về quy định thời gian làm việc mới được áp dụng chính thức từ ngày 1/1/2022 như sau”

Với phần này, tuỳ vào từng quy định mà ban lãnh đạo công ty đưa ra, người soạn thảo sẽ trình bày theo các mục riêng biệt. Bạn có thể nêu rõ quy định về thời gian làm việc giờ hành chính, nêu chi tiết về quy định thời gian đối với giờ làm thêm,...

Đối với quy định được ban hành cần được nêu rõ một số trường thông tin sau đây:

- Thời gian làm việc cụ thể

- Thời gian nghỉ trưa và thời gian nghỉ giải lao giữa giờ nếu có

- Quy định này được niêm yết và có hiệu lực từ ngày nào

- Địa điểm thực hiện: Mẫu quy định được thực hiện trong phạm vi nào? Chỉ phòng ban cụ thể hay áp dụng cho toàn công ty?

- Các hình thức xử lý khi nhân viên vi phạm quy định về thời gian làm việc

Với từng thông tin gợi ý trên, bạn nhất định phải trình bày chi tiết nhất, mọi thông tin đưa ra cần sự rõ ràng và rành mạch để người đọc dễ hiểu.

3.3. Phần cuối trong mẫu quy định thời gian làm việc

Nhiều người cho rằng chỉ cần có nội dung chính chất lượng thì không cần chú ý tới phần kết, tuy nhiên đây lại là suy nghĩ sai lầm và bạn không nên hưởng ứng.

Lý do cực kỳ đơn giản, nếu bạn đã tạo được ấn tượng từ nội dung bên trên nhưng lại bỏ qua phần kết, vậy có nghĩa là mẫu quy định này của bạn không hoàn hảo.

Người đọc sẽ cảm thấy cộc lốc và đánh giá người soạn thảo chuyên môn kém hoặc thiếu chuyên nghiệp. Đương nhiên mẫu thông báo quy định này của bạn sẽ không được phê duyệt.

Phần cuối cần đưa ra thông tin về số lượng quy định được in thành mấy bản và gửi chúng tới những ai? Phòng ban nào? Toàn công ty sẽ phải thực hiện thông báo này,...

Cuối cùng là phần ký tên, vì đây là phần quy định vậy nên chỉ có Giám đốc hoặc đại diện Ban Giám đốc mới được phép ký vào mẫu văn bản này. Đồng thời cần ghi rõ nguồn lưu trữ ở bên trái văn bản nhé.

Vậy là bạn và tôi vừa cùng nhau tìm hiểu xong nội dung 3 phần của mẫu quy định thời gian làm việc. Áp dụng theo những hướng dẫn nêu trên giúp bạn sớm hoàn thành nội dung văn bản tuy nhiên vẫn còn một vài chú ý mà bạn không nên bỏ qua, cùng cập nhật chúng ở phần nội dung tiếp theo nhé.

Xem thêm: [CHI TIẾT]Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới ấn tượng nhất

4. Lưu ý khi ra mẫu quy định thời gian làm việc

Mẫu quy định thời gian làm việc được ban hành cho toàn thể các phòng ban trong công ty, chính vì vậy khi trình bày người soạn thảo nên chú ý về hình thức trình bày văn bản.

Tránh một số lỗi cơ bản thường gặp trong khi soạn thảo như sau: Sai chính tả, tẩy sửa, gạch xóa thông tin, dùng từ địa phương,...

Khi soạn thảo cần đảm bảo văn bản của mình tuân thủ theo đúng quy chuẩn của văn bản hành chính, từ font chữ, cỡ chữ hay cách căn lề, căn dòng, cách đoạn,...

Ngoài ra, trình bày mẫu quy định thời gian làm việc bạn cần chú ý việc đưa ra những thông tin chuẩn xác nhất, trình bày ngắn gọn, súc tích để văn bản trở nên chuyên nghiệp hơn.

Với những thông tin mà vieclam123.vn chia sẻ trên đây thì bạn có thấy mẫu quy định thời gian làm việc có nội dung đơn giản? Mong rằng dựa vào những gợi ý này mỗi nhân viên hành chính văn phòng có thể tự soạn thảo cho mình một văn bản đúng tiêu chuẩn mà hợp ý sếp. Chúc các bạn sớm hoàn thành nhiệm vụ và luôn đạt được mục tiêu trong cuộc sống.

Bạn có thể tham khảo mẫu thông báo quy định thời gian làm việc trong doanh nghiệp với file bên dưới:

mau-thong-bao-quy-dinh-thoi-gian-lam-viec.doc