1. Mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác là gì?

Nếu không phải là nhân viên kinh doanh hoặc chưa từng làm việc trong môi trường doanh nghiệp vậy thì bạn khó có thể hiểu cặn kẽ mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác là gì.

Thế nhưng, nhìn vào cái tên của nó thì hầu hết mọi người đều hiểu được ý nghĩa của giấy tờ này. Vậy theo bạn mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác là gì?

Hiểu một cách đơn giản, mẫu đơn thư hẹn gặp khách hàng chính là một lá đơn/thư do nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc một ai đó trong doanh nghiệp viết khi có nhu cầu gặp đối tác của mình. Tất nhiên lá đơn/thư này chỉ là lời đề nghị ngỏ ý muốn gặp còn việc đồng ý hay không thì lại do đối tác của họ quyết định.

Khi bạn sở hữu một lá đơn/thư ấn tượng ngỏ ý muốn gặp đối tác, bạn sẽ dễ dàng được chú ý. Nếu bạn cho thấy bạn và doanh nghiệp của mình thực sự đáng tin tưởng thì cơ hội đối tác đồng ý gặp mặt sẽ cao hơn.

Mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác là một nhu cầu tất yếu trong môi trường kinh doanh, chính vì thế nếu như bạn có ý định xin việc vào vị trí nhân viên kinh doanh hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng thì cần phải tìm hiểu ngay về nội dung mẫu đơn/thư này nhé.

Xem thêm: Soạn thảo mẫu biên bản làm việc giữa 2 bên chuẩn nhất

2. Viết đơn thư hẹn gặp đối tác nhằm mục đích gì?

Trước khi đến với cách viết đơn/thư hẹn gặp đối tác, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ về mục đích viết mẫu đơn/thư này là gì.

Thường thì những người viết đơn/thư hẹn gặp đối tác mong muốn đối tác đồng ý gặp gỡ để họ nói rõ hơn về vấn đề cần bàn luận. Các vấn đề cần bàn đó có thể là tư vấn sản phẩm/dịch vụ, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm/dịch vụ hoặc đàm phán, thương lượng về giá cả của sản phẩm/dịch vụ.

Khi giao dịch với đối tác với hợp đồng có giá trị lớn, cả 2 sẽ phải làm việc trực tiếp thay vì bàn bạc qua điện thoại, tin nhắn hay các phương tiện truyền thông khác.

Mục đích không có gì quá to tát, chỉ là gặp gỡ để giải quyết các vấn đề liên quan tới đối tác. Trong đó mình vừa giải quyết được vấn đề đồng thời các đối tác cũng thỏa mãn được nhu cầu của họ.

Khi biết rõ mục đích của việc viết đơn/thư hẹn gặp đối tác, hãy bắt đầu tìm kiếm bí quyết viết nội dung chuẩn của mẫu đơn/thư này. Bạn sẽ nhìn thấy nó ngay ở nội dung sau đây, cùng theo dõi nhé.

3. Mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác viết như thế nào mới chuẩn?

Hãy chia cấu tạo mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác thành 3 phần cụ thể là phần đầu, phần thân và phần kết. Sau đây chúng ta sẽ cùng đưa ra nội dung chuẩn dựa theo cấu tạo này.

3.1. Mở đầu đơn/thư hẹn gặp đối tác

Bỏ qua các yếu tố quen thuộc như Quốc hiệu - Tiêu ngữ hay tên văn bản mà bạn thường thấy ở những văn bản hành chính khác bởi thực chất đây là một lá thư gửi tới đối tác.

Bạn có thể thoải mái hơn trong cách thể hiện tuy nhiên vẫn phải chuẩn chỉnh từng nội dung để không làm mất hình ảnh của doanh nghiệp.

Ở phần mở đầu, hãy bắt đầu bằng lời chào đối tác.

Ví dụ:

Chào Anh/chị/Ông/Bà/…

Hoặc:

Chào Quý Ông/Quý Bà/Bộ phận…/…

Không cần quá nhiều thông tin, cũng chẳng cần quá cầu kỳ, bạn chỉ cần đưa ra lời chào lịch sự, nhắm đúng đối tượng gửi thư là đã hoàn thành 1/3 nội dung lá đơn/thư này rồi.

3.2. Nội dung chính của mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác

Có một điều có thể bạn chưa biết đó là mẫu đơn/thư hẹn đối tác thường có nội dung ngắn, chính vì vậy ngay ở phần nội dung này thì bạn cũng chỉ cần nêu đủ thông tin là được. Vậy nội dung chính trong mẫu đơn/thư này là gì?

Sau khi kết thúc phần mở đầu, bạn có thể đề cập tới vấn đề chính luôn, đó cũng chính là mục đích của lá đơn/thư mà bạn gửi tới đối tác. Nội dung có thể là tư vấn chi tiết hơn về sản phẩm/dịch vụ mà đối tác đang quan tâm; có thể là hẹn gặp đối tác để tìm hiểu rõ hơn về sản phẩm họ cung cấp; hoặc mong muốn thương thảo lại hợp đồng kinh tế của 2 bên;...

Ví dụ:

“Tôi là A nhân viên phòng Kinh doanh của công ty TNHH ABC, tôi biết bên Anh/Chị đang cung cấp sản phẩm máy in hoá đơn với nhiều thương hiệu khác nhau. Vậy vào thứ 2 tới, tôi có thể gặp Anh/Chị để được tư vấn rõ hơn về dòng sản phẩm này không?”

Tuỳ vào từng nhu cầu của mỗi người mà bạn có thể đưa ra lời đề nghị gặp mặt một cách khác nhau. Với đối tác, cuộc hẹn gặp mặt thường dễ dàng được chấp nhận khi bạn có nhu cầu tìm hiểu về bên họ hoặc đã từng mua sản phẩm của họ và yêu cầu gặp để xử lý vấn đề phát sinh,...

Xem thêm: Bật mí bạn mẫu hợp đồng hợp tác kinh doanh chuẩn nhất hiện nay

3.3. Phần kết mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác

Ở phần kết này, bạn có thể nêu ra nguyện vọng của mình về việc hẹn gặp đối tác.

Ví dụ:

“Rất mong phía Anh/Chị có thể sắp xếp thời gian để tôi được gặp mặt và trao đổi các vấn đề nêu trên. Tôi chờ phản hồi từ phía Anh/Chị.

Trân trọng!”

Cuối cùng là không quên để lại chữ ký của mình để thể hiện sự tôn trọng của mình dành cho họ nhé.

4. Cần lưu ý những gì khi viết đơn thư hẹn gặp đối tác?

Để có một mẫu thư hẹn gặp đối tác hoàn hảo, bạn cần chú ý tới một số vấn đề đề sau đây:

4.1. Trước khi viết đơn/thư hẹn gặp đối tác cần lưu ý điều gì?

Trước khi viết đơn hẹn gặp đối tác, hãy chú ý tới thời gian cuộc hẹn. Để biết đâu là khoảng thời gian phù hợp thì bạn cần tìm hiểu rõ về đối tác của mình, người được hẹn có lịch làm việc ra sao, họ có phải là người luôn bận rộn hay có thể hẹn gặp bất cứ lúc nào,...

Khi hiểu rõ đối tác, bạn sẽ căn được thời gian gặp mặt phù hợp nhất. Không làm ảnh hưởng tới công việc của đối tác đồng thời cũng thuận tiện cho bản thân mình.

Khi đưa ra thời gian cho cuộc hẹn, tốt nhất nên tránh xa những thời điểm nhạy cảm như ngày nghỉ cuối tuần, ngày nghỉ lễ bởi vì đây là khoảng thời gian họ được nghỉ ngơi, chắc chắn sẽ có những kế hoạch quan trọng khác nên hẹn vào những ngày này rất có thể bạn sẽ bị từ chối.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý cả thời gian gửi thư hẹn gặp đối tác. Nên gửi trong giờ hành chính vì đó là một phần công việc mà bạn hoặc họ phải xử lý, đồng thời tránh xa những giờ nhạy cảm để gửi đơn/thư như giờ nghỉ giải lao, giờ nghỉ trưa hay giờ tan làm,...

4.2. Lưu ý về hình thức trình bày đơn/thư hẹn gặp đối tác

Không chỉ là nội dung, hình thức trình bày cũng được đối tác của bạn chú ý. Thông qua cách trình bày thư hẹn gặp, họ có thể đánh giá bạn là người chuyên nghiệp hay không.

Từ câu từ, cách xưng hô cho đến hình thức trình bày văn thì đều có thể đánh giá được phong cách làm việc của người gửi thư.

Để có một mẫu đơn/thư hẹn gặp đối tác ấn tượng, hãy tránh xa một số lỗi cơ bản như là sai chính tả, dùng 2 màu mực, không căn chỉnh bố cục cho bắt mắt, xưng hô không phù hợp,...

Ngoài ra, nếu như bạn chọn hình thức gửi thư qua email thì cần tuân thủ các quy định chung, để tên tiêu đề cho phù hợp mà nổi bật để được chú ý.

Bạn và tôi vừa cùng nhau khám phá những thông tin chi tiết về mẫu đơn thư hẹn gặp đối tác, thông qua bài viết này, mong rằng mỗi người sẽ biết cách thể hiện mẫu thư đúng cách, nâng cao giá trị của bản thân trước đối tác của mình. Tại website vieclam123.vn còn rất nhiều thông tin hữu ích khác được cập nhật thường xuyên, bạn có thể theo dõi để mở rộng vốn kiến thức cho mình.