1. Khái niệm mẫu công văn giải trình với khách hàng

Mẫu công văn giải trình với khách hàng là một văn bản được doanh nghiệp, tổ chức lập lên để giải trình với khách hàng của họ một vấn đề nào đó theo một thể thống nhất rõ ràng.  Mục đích của mẫu công văn này đó chính là giúp cho doanh nghiệp cung cấp các thông tin, giải thích các vấn đề mà khách hàng yêu cầu và từ đó giúp cho các thắc mắc của khách hàng được giải quyết.

Trong doanh nghiệp thì mẫu công văn được sử dụng khá là thường xuyên và trong đó công văn giải trình khách hàng sẽ được sử dụng phổ biến. Từ mẫu công văn giải trình của doanh nghiệp đưa ra thì những khách hàng sẽ biết những thắc mắc của bản thân mình.

Việc giải trình với khách hàng của doanh nghiệp cần được thực hiện một cách đầy đủ và chi tiết. Khi mà khách hàng có bất cứ vấn đề liên quan đến doanh nghiệp hoặc những thắc mắc liên quan đến sản phẩm hay bất cứ điều gì khiến cho khách hàng cảm thấy không thoải mái thì lúc này doanh nghiệp sẽ cần phải làm văn bản giải trình với họ. Điều này không những giải đáp được thắc mắc của khách hàng mà qua đó còn giúp cho doanh nghiệp có một cái nhìn tốt từ khách hàng và đồng  thời thể hiện được sự chuyên nghiệp.

Về người lập mẫu công văn giải trình với khách hàng có thể là những người có quyền cao trong doanh nghiệp như là trưởng phòng, giám đốc, phó giám đốc, phòng nhân sự, chăm sóc khách hàng,..Mẫu này sẽ không có một yêu cầu cụ thể nào về nội dung mà sẽ tùy theo sự trình bày của doanh nghiệp. Nhưng dù thế nào đi chăng nữa thì khi trình bày người viết cần phải viết theo quy định một văn bản hành chính và đưa ra được những thông tin cần thiết và quan trọng cho việc giải trình với khách hàng của mình.

Xem thêm: Học cách lập mẫu phiếu đánh giá sự hài lòng của khách hàng dễ dàng

2. Hướng dẫn cách viết mẫu công văn giải trình với khách hàng

2.1. Khi nào cần lập mẫu công văn giải trình với khách hàng

Việc có mâu thuẫn giữa khách hàng và doanh nghiệp là điều khó mà tránh khỏi. Khi mà khách hàng có những thắc mắc về sản phẩm, số lượng sản phẩm được cung cấp, thắc mắc về hàng hóa chưa đúng mẫu hay thắc mắc về quy trình cung cấp sản phẩm đến tay khách hàng,...Nói chung là những khiếu nại liên quan thì khi mà được khách hàng yêu cầu thì doanh nghiệp sẽ cần làm công văn giải trình để làm rõ thông tin đến họ.

Việc lập mẫu công văn giải trình với khách hàng cũng là cách để doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng của mình. Từ điều này, khách hàng sẽ đánh giá cao sự quan tâm của họ đến khách hàng của mình. Qua đây sẽ tạo dựng được niềm tin của khách hàng với doanh nghiệp hơn và sự trung thành cũng sẽ cao hơn.

Một khi đã lập công văn giải trình cho khách hàng của mình thì doanh nghiệp cần phải đưa các thông tin cần được giải đáp đến cho khách hàng. Việc này sẽ làm cho khách hàng hiểu rõ vấn đề hơn. Nếu như không làm rõ được thông tin thì khách hàng sẽ trở nên khó chịu và điều này sẽ khiến cho mối quan hệ của doanh nghiệp và khách hàng trở nên xấu đi.

Xem thêm: Hướng dẫn cách lập mẫu biên bản làm việc với khách hàng đơn giản

2.2. Bật mí cách viết mẫu công văn giải trình với khách hàng

Khi viết mẫu công văn giải trình với khách hàng về cơ bản thì cần phải có những nội dung sau đây:

- Thông tin của khách hàng gửi công văn và nơi nhận

- Nêu rõ về nội dung giải trình với khách hàng về vấn đề gì

- Kết luận và đưa ra những giải pháp cho khách hàng về những vấn đề đã giải trình.

Để bạn đọc nắm bắt rõ hơn chi tiết mẫu công văn giải trình với khách hàng thì sau đây là hướng dẫn chi tiết nhất.

2.2.1. Mở đầu công văn giải trình với khách hàng

Công văn giải trình với khách hàng sẽ được viết trên giấy A4 theo hình thức đánh máy, người soạn thảo khi tiến hành viết phần đầu của mẫu công văn giải trình cho khách hàng thì cần làm rõ những vấn đề sau đâu:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ ở phía góc phải, còn logo hoặc tên doanh nghiệp sẽ viết ở góc trái của trang giấy. Hay phần này sẽ viết song song nhau và bạn cần căn chỉnh cho thật đều để cho công văn của mình thật chuyên nghiệp.

- Tiếp đến đó chính là tên của công văn giải trình, phần này sẽ được viết chính giữa trang giấy và viết in hoa toàn bộ để làm nổi bật lên công van. Phần tên này bạn có thể viết theo cách là “CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH” hoặc “CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH VỚI KHÁCH HÀNG”

- Sau đấy, người soạn thảo cần nêu rõ được thông tin của khách hàng qua phần kính gửi. Cần nêu rõ tên và địa chỉ một cách cụ thể nhất.

2.2.2. Nội dung giải trình với khách hàng trong công văn

Nội dung của công văn giải trình với khách hàng sẽ là phần chính để người soạn thảo sẽ trình bày những vấn đề khác nhau có liên quan đến khách hàng và doanh nghiệp sẽ cần phải giải trình và đưa ra nội dung giải thích cho thật hợp lý. Phần nội dung giải trình cần đưa ra được những vấn đề như sau:

- Chỉ ra những vấn đề và khách hàng yêu cầu giải trình.

- Tiến hành giải thích theo trình tự những yêu cầu của khách hàng và các căn cứ chứng minh.

- Đưa ra những lý do dẫn đến sai sót, kết luận các vấn đề và phương pháp giải quyết cụ thể nhất.

Nhìn chung phần nội dung chính của mẫu công văn giải trình với khách hàng sẽ là những nội dung nêu về việc doanh nghiệp, tổ chức đưa ra những giải thích, giải trình với khách hàng. Nội dung trong phần này cần được nêu một cách cụ thể, chi tiết. Bên cạnh đó, phía bên soạn thảo công văn giải trình cần nhận thức rõ được vấn đề của mình và từ đó đưa ra được hướng giải quyết cụ thể nhất để làm cho khách hàng hiểu được những thắc mắc của họ.

2.2.3. Kết thúc công văn giải trình với khách hàng

Cuối cùng ở phần kết thúc mẫu công văn giải trình với khách hàng sẽ là những lời cam kết của doanh nghiệp đối với nội dung đã được trình bày trong mẫu. Chẳng hạn: “Doanh nghiệp chúng tôi xin cam kết nội dung giải trình trên là hoàn toàn đúng sự thật và xin hoàn toàn chịu trách nhiệm tổn thất đã gây ra cho khách hàng.

Sau đó người soạn thảo công văn giải trình sẽ ký tên và đóng dấu trong văn bản để đảm bảo được tính pháp lý một cách rõ ràng nhất.

Để thuận tiện hơn trong việc viết mẫ công văn giải trình với khách hàng thì bạn có thể tải về theo file sau đây để áp dụng cho mình:

mau-cong-van-giai-trinh-voi-khach-hang.doc

2.3. Mẫu công văn giải trình với khách hàng và điều cần lưu ý

Một mẫu công văn giải trình để soạn thảo sẽ không quá khó khăn nhưng quá trình này người soạn thảo cần lưu ý điều sau đây:

- Viết công văn giải trình cần phải rõ ràng, rành mạch, các ý và nội dung liên quan đến giải trình cho khách hàng cần phải được viết một cách rõ ràng cùng như thành thật.

- Khi viết xong cần kiểm tra lại các lỗi chính tả để đảm bảo được tính chuyên nghiệp, đồng thời cần ghi đầy đủ các thông tin của người nhận để công văn được gửi đi đúng nơi.

- Mỗi vấn đề của khách hàng sẽ cần có một nội dung giải trình khác nhau, vì thế bạn cần dựa trên những vấn đề của khách hàng để từ đó đưa nội dung giải trình thật phù hợp.

Mong rằng với những chia sẻ trên của vieclam123 đã giúp bạn thêm hiểu về mẫu công văn giải trình với khách hàng. Hy vọng bạn sẽ lập được mẫu công văn với khách hàng để áp dụng vào công việc của mình khi cần đến.