1. Trường hợp cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo Thông tư 111 năm 2013 do Bộ Tài Chính đưa ra, tại Điều 25, Khoản 2, Điểm b, các trường hợp dưới đây sẽ phải cấp mẫu khấu trừ thuế về TNCN này:

Trường hợp 1: Đối với mỗi lần khấu trừ thuế cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Chẳng hạn: Đối với những lao động vãng lai ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng như giao khoán hay thời vụ, thì trước khi tiến hành trả thu nhập cần khấu trừ 10% trên tổng thu nhập của cá nhân đó (với những khoản thu nhập lớn hơn 2 triệu đồng không thực hiện cam kết 02/CK-TNCN).

Nếu các đối tượng này yêu cầu cấp khấu trừ thuế TNCN với mỗi lần khấu trừ thuế TNCN thì cá nhân hay đơn vị chi trả thu nhập cho người này cần cấp cho họ chứng từ khấu trừ thuế.

Trường hợp 2: Trong một kỳ tính thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Với trường hợp đơn vị, doanh nghiệp trả thu nhập khấu trừ trong 1 kỳ tính thuế nhiều lần, thì có thể thực hiện cấp khấu trừ thuế cho cả 1 kỳ.

Chẳng hạn: Ông B làm việc trong công ty linh kiện điện tử A, thực hiện công việc vệ sinh dây chuyền sản xuất, máy móc và ký hợp đồng dịch vụ với công ty này. Một tháng thực hiện theo lịch 1 lần và liên tục trong 9 tháng liên tục, từ 10/2021 tới tháng 6/2022 , mỗi lần công ty trả tiền thù lao là 2,5 triệu/tháng.

Do vậy, nếu thuộc trường hợp trên cấp theo từng lần khấu trừ thì ông B có thể yêu cầu công ty A khấu trừ thuế theo từng tháng hoặc cấp 1 chứng từ trong từ tháng 10/2021 cho tới tháng 12/2021 và 1 lần từ tháng 1/2022 đến tháng 6/2022.

Trường hợp 3: những lao động ký hợp đồng với đơn vị từ 3 tháng trở lên thì chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế trong 1 kỳ tính thuế này.

Chẳng hạn: Chị B ký hợp đồng lao động dài hạn với công ty X từ tháng 5/2021 tới tháng 3/2022.

Nếu chị B yêu cầu công ty cấp khấu trừ thuế TNCN và thuộc vào đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì công ty X phải cấp 1 bản chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 5/2021 đến tháng 12/2021 và tới 1 chứng từ tính thuế theo kỳ từ tháng 1/2022 tới tháng 3/2022.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm có hai loại là chứng từ tự in và chứng từ mua dạng quyển tại cơ quan thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn điền mẫu tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân

2. Hướng dẫn cách viết mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN chi tiết

2.1. Thủ tục cấp mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Để được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ như sau: Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu 17; 1 bản giấy giới thiệu công ty gồm cả con dấu và chữ ký; photo có công chứng 1 bản giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc 1 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; 1 bản photo căn cước công dân/ chứng minh nhân dân của người có tên trên giấy giới thiệu và kèm theo bản gốc để đối chiếu các thông tin.

2.2. Cách viết mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN thế nào?

Để có thể thực hiện mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bạn cần tải mẫu chứng từ dưới đây và điền các thông tin theo hướng dẫn.

Tải ngay

2.2.1. Thông tin cá nhân của người trả thu nhập

Phần thông tin cá nhân của cá nhân trả thu nhập, bạn điền theo trình tự sau:

- Tên cá nhân, tổ chức cá nhân trả thu nhập: Ghi tên rõ ràng, bằng chữ in hoa đầy đủ theo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân nếu là cá nhân, với tổ chức thì ghi tên tổ chức theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.

- Mã số thuế: Điền rõ ràng, đầy đủ mã số thuế của cá nhân, tổ chức trả thu nhập theo Thông báo mã số thuế hoặc theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế do cơ quan thuế cấp.

- Địa chỉ: Ghi chính xác địa chỉ thường trú giống như đã đăng ký với cơ quan thuế.

- Điện thoại: Ghi chính xác số điện thoại của bạn để tiện liên lạc giữa người nộp thuế và cơ quan thuế.

2.2.2. Thông tin người nộp thuế

Với thông tin của người nộp thuế, bạn cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin như sau:

- Họ tên của người nộp thuế: Điền chữ in hoa đầy đủ theo căn cước công dân/ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.

- Mã số thuế: Điền mã số thuế của người nộp thuế đầy đủ giống với thông báo mã số thuế được cấp bởi cơ quan thuế.

- Quốc tịch: Nếu không phải quốc tịch Việt Nam thì cần khai mục này.

- Cá nhân cư trú: Nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú, hãy đánh dấu (x) vào ô này.

- Cá nhân không cư trú: Nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú thì điền dấu (x) vào ô này.

- Địa chỉ hoặc số điện thoại liên hệ: Cá nhân nộp thuế điền đầy đủ số điện thoại hoặc địa chỉ liên hệ phục vụ cho quá trình liên lạc dễ dàng giữa người nộp thuế và cơ quan thuế.

- Số chứng minh nhân dân: Nếu là quốc tịch Việt Nam thì bạn cần khai mục này, nếu không phải quốc tịch Việt Nam thì cần điền số hộ chiếu.

- Nơi cấp: Với chứng minh nhân dân, ghi rõ tỉnh/ thành phố cấp; với hộ chiếu thì ghi tên quốc gia.

- Ngày cấp: Ghi trùng với ngày cấp giống như trên hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân.

2.2.3. Thông tin về khoản thu nhập

Bạn cần điền đầy đủ các thông tin về khoản thu nhập như sau:

- Khoản thu nhập:Trong mục này ghi rõ ràng loại hình thu nhập cá nhân nhận được như thu nhập từ tiền công, tiền lương, từ đầu tư vốn, kinh doanh…

- Thời điểm trả thu nhập: Thời điểm mà cá nhân, tổ chức trả thu nhập của tháng ứng với năm dương lịch, trong trường hợp chỉ trả thu nhập theo khoảng thời gian thì cần ghi rõ tháng và năm.

Ví dụ: Cơ quan trả thu nhập cá nhân cho bạn trong năm 2022, bạn cần ghi rõ: “Từ tháng 1 đến tháng 12”. Hoặc cơ quan trả thu nhập cho bạn trong 3 tháng từ tháng 10 tới tháng 12 thì ghi rõ “tháng 10 đến tháng 12”.

- Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: Khi chưa tính các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh, cần ghi tổng số thu nhập cá nhân hoặc cá nhân đã trả cho cá nhân.

Số thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập cá nhân - các khoản được miễn thuế

- Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Mục này là số thuế thu nhập mà cá nhân, tổ chức đã khấu trừ của cá nhân đó.

- Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Số thu nhập này được xác định bằng tổng thu nhập đã chịu thuế mà cá nhân, tổ chức đã trả cho cá nhân.

Xem thêm: Quy định xoay quanh tờ khai điều chỉnh bổ sung thông tin đăng ký thuế

2.3. Có điều kiện nào để tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Để có thể tự in được chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cá nhân hoặc tổ chức cần đảm bảo điều kiện sau:

- Có tư cách pháp nhân.

- Đã thực hiện đăng ký thuế với cơ quan thuế và có mã số thuế.

- Đã trang bị máy tính và đầy đủ các phần mềm bảo vệ.

- Không bị xử phạt vi phạm phạt luật về thuế từ 2 lần trở lên trong thời gian 1 năm về trước.

Nếu không tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cá nhân hoặc đơn vị trả thu nhập có thể thực hiện làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ của cơ quan thuế cấp.

Hy vọng qua chia sẻ này của vieclam123, bạn đã biết được những thông tin về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Để được cấp khấu trừ thuế TNCN, bạn cần đáp ứng được các điều kiện kể trên và đáp ứng được quy định về thuế TNCN. Với những cá nhân, tổ chức làm việc dưới 3 tháng đã ký hợp đồng hoặc không ký hợp đồng thì có thể yêu cầu các cơ quan thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế trong 1 lần hoặc nhiều lần trong 1 kỳ tính thuế. Còn với những cá nhân ký hợp đồng làm việc trên 3 tháng thì chỉ được cấp chứng từ khấu trừ thuế trong 1 kỳ tính thuế.