1. Bạn biết gì về mẫu biên bản xác minh?

Để xác minh một vụ việc, biên bản xác minh là giấy tờ không thể thiếu, đóng vai trò như “bằng chứng” trong sự việc cụ thể giữa những bên liên quan.

1.1. Tìm hiểu mẫu biên bản xác minh là gì?

Biên bản xác minh là văn bản được sử dụng trong các trường hợp như giải quyết một sự việc cụ thể nào đó giữa các bên hoặc cần phải ghi chép lại nội dung để có thể sử dụng văn bản đó làm căn cứ giải quyết những vụ việc phát sinh giữa các đối tượng.

 Khi thi hành công vụ, những đơn vị hay người có thẩm quyền không thể xác định được đối tượng vi phạm hành chính mà chỉ phát hiện có hành vi vi phạm. Lúc này, biên bản xác minh được lập ra và người lập sẽ thực hiện chuyển giao hồ sơ cho cấp có thẩm quyền giải quyết. Cơ quan này sẽ ban hành quyết định theo Luật Xử lý vi phạm hành chính trong Điều 65 về việc áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả, trong trường hợp chưa thể xác định được đối tượng vi phạm hành chính.

Tuy vậy, khi người có thẩm quyền xử phạt sau khi nhận được hồ sơ thì sẽ yêu cầu tiến hành thực hiện xác minh đối tượng đã vi phạm hành chính đó, cơ quan được giao quá trình xác minh khi tới thời hạn sẽ thực hiện lập biên bản xác minh, nếu đã xác định được người đã vi phạm hành chính.

Xem thêm: Khám phá thông tin mẫu quyết định xử phạt vi phạm hành chính

1.2. Mẫu biên bản xác minh được sử dụng để làm gì?

Biên bản xác minh có vai trò vô cùng quan trọng, được lập ra để ghi chép về một vụ việc cụ thể hay để xác minh một đối tượng nào đó vi phạm, đồng thời cần ghi rõ nội dung xác minh.

Ngoài ra, văn bản này được sử dụng trong việc ghi nhận quá trình thực hiện tiến hành xác minh tình tiết vụ việc của một đối tượng nào đó vi phạm hành chính, cơ quan thẩm quyền sẽ khi rõ tình tiết của vụ việc và đây cũng chính là minh chứng để cơ quan thẩm quyền có thể xử phạt đối tượng vi phạm một cách khách quan nhất, xác định đúng đối tượng và đúng luật đưa ra.

Xem thêm: Thông tin chi tiết mẫu biên bản vi phạm hành chính về thuế mới nhất

2. Cách viết mẫu biên bản xác minh chuẩn nhất

2.1. Một số yêu cầu cần nắm vững khi viết biên bản xác minh

Trước khi tiến hành lập văn bản xác minh vụ việc hay đối tượng vi phạm, bạn cần nắm được một số yêu cầu khi trình bày văn bản để đảm bảo các thông tin không có sai sót và đúng sự thật.

2.1.1. Yêu cầu về nội dung

Khi ghi các sự việc cần xác minh, người ghi biên bản cần trình bày đầy đủ, chính xác và rõ ràng. Người ghi chép văn bản cần là người ghi lại nội dung trung thực, khách quan, không thiên vị và ghi lại diễn biến sự việc một cách bình thường, không dựa theo cảm xúc cá nhân của bản thân mình.

Khi trình bày các nội dung, các câu văn cần logic, liên kết với nhau và trình bày rõ ràng, mạch lạc nhất, đảm bảo ghi chép công bằng và chính xác. Có như vậy, nội dung sự việc cần xác minh mới có thể tuân thủ được đúng nguyên tắc.

2.1.2. Yêu cầu về hình thức

Các nội dung như Quốc hiệu, Tiêu ngữ, địa điểm và thời gian thống kê biên bản cần ghi rõ ràng và đúng chính xác. Bên cạnh đó, các nội dung như thành phần tham dự, tiêu đề văn bản hay nội dung biên bản cần được ghi rõ, cuối đơn cần ghi rõ thời gian sự việc hiệu lực, các bên liên quan ký tên xác nhận vào văn bản và ghi rõ số của biên bản theo đúng mẫu.

Người viết biên bản cần đảm bảo nội dung logic, mạch lạc, súc tích, sạch sẽ, đúng văn phong văn bản hành chính, không tẩy xóa và bạn cần căn sao cho đúng form của cơ quan hành chính đưa ra.

2.2. Cách viết biên bản xác minh ra sao?

Để có thể trình bày văn bản xác minh đúng quy chuẩn, bạn có thể tải về mẫu đơn tại đây:

Tải ngay

Mở đầu lá đơn là Quốc hiệu, Tiêu ngữ được viết đúng chuẩn Nhà nước ban hành và có gạch chân ở dưới cụm Tiêu ngữ. Bạn cần phải viết sao cho đúng quy chuẩn này nhé! Tiếp đó là tên văn bản xác minh, bạn cần ghi rõ ràng, to và chính giữa lá đơn “BIÊN BẢN XÁC MINH”.

Sau khi hoàn thiện tên văn bản, mục kế tiếp cần ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện xác minh, bao gồm giờ, phút, ngày, tháng, năm và ghi rõ tên cụ thể địa điểm. Ví dụ: “Hồi 18 giờ 30 ngày 03 tháng 06 năm 20xy tại Ủy ban nhân dân huyện A, tỉnh B”.

Tiếp đó, biên bản cần ghi rõ thành phần tham dự vụ việc xác minh, gồm có tên cơ quan hoặc đối tượng bị xác minh, gồm cả chức vụ và tên cơ quan của người đó. Đồng thời, ghi rõ họ tên những người tiến hành xác minh vào biên bản. Những thành phần tham gia xác minh cần ghi rõ đầy đủ họ tên và viết đúng họ tên theo số Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân.

Mục “Nội dung xác minh” cần ghi rõ ràng và cụ thể nội dung vụ việc cần thực hiện xác minh, ghi rõ diễn biến của sự việc trong thực tế. Người ghi biên bản cần đảm bảo các nội dung đưa ra minh bạch, rõ ràng.

Ví dụ như xác minh về một đối tượng vi phạm nào đó, cần ghi rõ ràng họ tên, giới tính, ngày sinh, địa chỉ làm việc, số Chứng minh nhân dân, đã có hành vi vi phạm hành chính gì, mức độ thiệt hại do đối tượng này gây ra là thế nào, có nghiêm trọng hay không, tình tiết giảm nhẹ, tình tiết tăng nặng. Văn bản cũng cần ghi rõ ý kiến của người hay tổ chức vi phạm hành chính, kèm theo các tình tiết xác minh khác…

Sau hoàn thiện nội dung, phần thời gian kết thúc cần ghi rõ và ghi rõ số tờ của biên bản, đảm bảo các tờ đều có nội dung giống nhau và giá trị như nhau. Đồng thời, biên bản cần cam kết đã đọc lại cho các bên liên quan và các bên đã đồng ý với nội dung của văn bản.

Các bên liên quan cần ký tên xác nhận vào văn bản, ví dụ như người lập biên bản, cán bộ điều tra, người chứng kiến vụ việc, đối tượng xác minh là tổ chức hoặc cá nhân, đại diện chính quyền và người bị thiệt hại… Những bên liên quan và có mặt trong quá trình xác minh cần ký và ghi rõ họ tên vào biên bản. Với trường hợp là cơ quan tổ chức, cần thêm một bước nữa là đóng dấu xác nhận để đảm bảo mình đã đồng ý với những nội dung trong biên bản.

Hy vọng qua bài viết này của vieclam123.vn, bạn đã biết được cách viết mẫu biên bản xác minh cùng một số nội dung cần có. Khi tiến hành xác minh về một vụ việc đối tượng nào đó, cần tiến hành lập biên bản xác minh, ghi đầy đủ nội dung cần xác minh, thời gian, địa điểm tiến hành xác minh và những đối tượng tham gia. Người ghi biên bản cần ghi chính xác, rõ ràng các thông tin và đảm bảo khách quan, trung thực nhất.