1. Thông tin chung về biên bản điều chỉnh hóa đơn

1.1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Mẫu biên bản về nội dung điều chỉnh hóa đơn chính là biên bản được lập cùng với văn bản hóa đơn điều chỉnh, dùng khi hóa đơn tồn tại những sai sót ở nội dung, hình thức bên trong. Mẫu hóa đơn khiến doanh nghiệp phải làm biên bản này bao gồm tất cả mọi vấn đề sai sót, dù là sai tên công ty, sai địa chỉ, ngày tháng năm, thông tin nội dung sản phẩm,...

Xem thêm: Tham khảo mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử chuẩn

1.2. Mức độ cần thiết của việc lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi hóa đơn được đưa vào sử dụng có thể không phải lúc nào cũng đúng tuyệt đối. Đôi khi có những sự cố gây nên sai sót không mong muốn, thế nhưng về mặt pháp lý vẫn cho phép điều chỉnh lại những sai sót đó.

Nói về hóa đơn hẳn dân kế toán hay bất cứ ai làm kinh doanh đều nắm rõ đây là giấy tờ quan trọng, có sự ảnh hưởng tới việc kinh doanh. Nếu như nội dung bên trong của hóa đơn có những sai sót hoặc hóa đơn không được phát hành thì chắc chắn sẽ gây ra hệ lụy cho chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời nó tác động trực tiếp tới khoản thuế dễ khiến cho doanh nghiệp phải đối diện xử lý các vấn đề pháp lý. Vậy nên nếu như đã phát hành hóa đơn chứa những sai sót thì những bên liên quan nhất định phải lập mẫu biên bản về việc điều chỉnh lại sai sót trong hóa đơn theo đúng các quy định pháp luật.

1.3. Thông tin pháp lý liên quan việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

1.3.1. Căn cứ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Việc phát hành hóa đơn được lấy làm căn cứ để điều chỉnh lại bản hóa đơn có sai sót. Bởi vì hầu hết các doanh nghiệp trước khi dùng hóa đơn cho các mục đích buôn bán hàng hóa, dịch vụ đều phải lập thông báo về việc phát hành hóa đơn và gửi trước bản hóa đơn mẫu tới cơ quan thuế. Việc này không áp dụng đối với việc phát hành hóa đơn được cấp tại cơ quan thuế.

Thông tin cần có trên thông báo phát hành sẽ gồm:

+ Thông tin của đơn vị phát hành hóa đơn: tên, địa chỉ hoạt động, mã số thuế, địa chỉ email và số điện thoại, các loại hóa đơn được phát hành.

+ Thông tin về đơn vị phụ trách in hóa đơn: cần tên đầy đủ của đơn vị và mã số thuế hoạt động.

+ Thông tin đơn vị trung gian đã cấp cho phía công ty bạn giải pháp về hóa đơn điện tử: gồm tên đầy đủ và mã số thuế đăng ký hoạt động.

+ Thông tin đơn vị cung cấp phần mềm in hóa đơn tự động.

+ Thông tin chính xác về thời gian lập bản thông báo về việc phát hành hóa đơn.

+ Thông tin người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật, ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu xác nhận của đơn vị.

1.3.2. Các trường hợp cần điều chỉnh hóa đơn

Nếu hóa đơn đã phát hành nhưng lại có thay đổi về địa chỉ hoạt động kinh doanh, kéo theo cơ quan thuế quản lý đơn vị cũng thay đổi, nếu như đơn vị không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn được phát hành rồi nhưng thực tế số đó chưa được sử dụng hết thì sẽ cần hủy bỏ số hóa đơn đó đi, sau đó phải thông báo về việc hủy bỏ này với cơ quan thuế tại địa điểm khu vực bạn doanh nghiệp bạn rời đi, đồng thời sẽ thông báo với cơ quan thuế tại địa chỉ khu vực bạn chuyển tới để phát hành hóa đơn mới.

Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng nốt số hóa đơn đã phát hành đó nhưng cần thêm thủ tục như sau: gửi bản báo cáo chi tiết về việc sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế ban đầu có đóng dấu xác nhận địa chỉ sẽ chuyển tới ở trên hóa đơn; gửi tới cơ quan thuế mới hai giấy tờ là bảng kê của những hóa đơn chưa dùng và bản thông báo điều chỉnh trong thông báo phát hành hóa đơn.

2. Lập biên bản về vấn đề điều chỉnh hóa đơn khi nào?

Bạn lưu ý thật rõ hoàn cảnh cụ thể để cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn được thông tin trong Khoản số 2 và 3 tại Điều 20 của Thông tư số 39 được Bộ Tài Chính quy định, hóa đơn cần điều chỉnh phải lập biên bản khi rơi vào trường hợp: hóa đơn đó đã giao đến tay người mua hàng nhưng đơn vị lại chưa giao hàng cho người mua; trường hợp thứ hai là hóa đơn được giao đến tay cho người mua hàng nhưng cả hai bên - người mua và người bán đều chưa thực hiện việc kê khai thuế.

Rơi vào hai trường hợp vừa nêu kết hợp với việc xem xét hóa đơn và có phát hiện sai sót thì bạn sẽ hướng tới hủy bỏ hóa đơn đó.

Ở trường hợp không cần hủy bỏ mà chỉ cần điều chỉnh lại là khi cả hóa đơn lẫn hàng hóa đã được giao cho người mua, đồng thời cả đôi bên đều hoàn tất việc kê khai thuế rồi mới phát hiện ra hóa đơn bị sai. Lúc này, cả hai bên đều cần lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn. Tất nhiên điều kiện kèm theo đó phải là có sự thỏa thuận và đồng thuận từ cả đôi bên, trong biên bản ghi rõ điểm sai sót cần điều chỉnh.

3. Chi tiết về việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần lưu ý gì?

Bạn có thể tải và quan sát mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn dưới đây để dễ hiểu hơn hướng dẫn về cách lập biên bản hóa đơn.

Mau-bien-ban-dieu-chinh-hoa-don-mau-1.docx 

mau-bien-ban-dieu-chinh-hoa-don-mau-2.docx

Có những cách xử lý khác nhau cho các trường hợp xảy ra sai sót khác nhau. Là người phụ trách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn thì nhất định bạn không thể không cập nhật hướng giải quyết tốt nhất. Hóa đơn phát hành nếu trong diện không phải hủy bỏ thì hãy làm các thủ tục đúng quy định để điều chỉnh lại là được.

Cụ thể bạn sẽ lập biên bản về vấn đề này, trong biên bản có chữ ký đầy đủ của bên bạn và phía bên mua kèm theo chính xác nội dung sai sót cần được điều chỉnh. Tiếp theo, phía người bán (là bạn) sẽ lập hóa đơn điện tử về điều chỉnh những sai sót đó. Hóa đơn này sau khi được lập thì cần cả hai bên phải kê khai đúng và đủ những vấn đề cần được điều chỉnh từ hóa đơn gốc bị sai.

Xem thêm: Thông tin mới nhất về mẫu đề nghị mua hóa đơn dành cho ai chưa biết

4. Một vài lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

4.1. Dấu treo có cần đóng vào biên bản?

Thông thường tại phụ lục được gửi kèm với văn bản chính sẽ được quyết định bởi người đứng ra ký văn bản. Con dấu này sẽ được đóng ở vị trí đầu trang và lấn vào một phần tên của tổ chức, đơn vị hoặc vào tên của phụ lục.

Dựa vào đặc điểm của mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn, tính hiệu lực và pháp lý của văn bản được quyết định bởi form mẫu văn bản hành chính chuẩn quy định, có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp và có chữ ký của người đại diện lập biên bản từ đôi bên. Đây là điều kiện để biên bản được ghi nhận, do đó không nhất thiết phải có sự xuất hiện của con dấu treo, thay vào đó chỉ cần có xác nhận đầy đủ của cả đôi bên.

4.2. Một vài lưu ý đối với biên bản điều chỉnh hóa đơn

- Nếu phát hiện ra lỗi sai sau khi đã thực hiện việc kê khai thuế thì bạn cần lập bản hóa đơn điều chỉnh và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn.  

- Nếu trong hóa đơn xảy ra những sai sót về tên đơn vị, địa chỉ hoạt động nhưng mã số thuế của doanh nghiệp bên mua vẫn đúng thì cũng chỉ cần làm biên bản về vấn đề điều chỉnh lại thông tin trong hóa đơn là được.

- Thời gian giữa mẫu biên bản điều chỉnh với hóa đơn được điều chỉnh cần trùng khớp nhau.

- Nội dung trong mẫu biên bản sẽ phải bao gồm: số của hóa đơn sai sót, ngày ban hành hóa đơn sai, ký hiệu; thông tin số hóa đơn được điều chỉnh.

Đến đây, bài viết sẽ kết thúc và hứa hẹn rằng sẽ mở ra một nguồn tri thức vô cùng hữu ích cho bất kể ai đang nắm giữ nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp. Bạn cần biết được những quy định cơ bản về việc lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn. Với bài viết trên vieclam123 đã giải quyết mọi vấn đề xoay quanh chủ đề này hy vọng sẽ đem đến cho bạn cơ hội làm việc hiệu quả hơn.