Mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên là một loại giấy tờ được các doanh nghiệp sử dụng thường xuyên để xử lý các vi phạm mà nhân viên mắc phải. Đó coi như một đòn tâm lý đủ sức răn đe đối với các sai phạm, giúp cho nhà quản trị dễ dàng điều hành công đội ngũ nhân sự của mình hiệu quả.

Nếu bạn là một người lãnh đạo, nhất định phải hiểu rõ và biết cách sử dụng mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên. Bài viết bên dưới chính là những nội dung cần thiết để giúp những lãnh đạo chưa có nhiều kinh nghiệm nắm bắt được mẫu biên bản này, từ đó tích lũy thêm kỹ năng quản trị trong doanh nghiệp của mình.

1. Khái quát chung về biên bản cảnh cáo nhân viên

1.1. Khái niệm

Biên bản cảnh cáo nhân viên là văn bản được lập ra để răn đe, nhắc nhở những nhân viên vi phạm vào nội quy, quy định công ty hay luật lao động. Mẫu biên bản này thường được áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp, đơn vị, không ngoại trừ bộ phận nào và nó được coi là một cách thức quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân lực của người lãnh đạo.

Nhận mẫu quyết định cảnh cáo này, tùy vào hình thức xử phạt vi phạm của đơn vị mà người nhân viên có thể phải chịu một trong các hình thức như phạt hành chính, kỷ luật lao động, nặng hơn nữa có thể răn đe về mặt hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng và có liên quan tới luật pháp.

Khi lập biên bản này, một yêu cầu bắt buộc đó chính là phải có sự chứng kiến của người thứ 3.

Xem thêm: Viết biên bản phạt nhân viên viết như thế nào cho chuẩn?

1.2. Cơ sở nào để lập biên bản

Doanh nghiệp nào cũng sẽ có những quy định về việc xử lý các vi phạm. Hình thức xử lý của các vi phạm được dựa trên hợp đồng, thỏa ước lao động, hay dựa vào nội quy công ty được ghi rõ trong biểu mẫu quy định công ty. Bên cạnh đó, vi phạm còn có thể được xử lý dựa trên mức độ vi phạm, mức độ lặp lại nhiều lần để xem xét việc lập ra biên bản cảnh cáo đối với cá nhân đó.

1.3. Ý nghĩa quan trọng của mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên

Đây chính là một văn bản có tính quản lý nghiêm để nhà lãnh đạo có thể quản lý nhân viên của mình một cách hiệu quả. Một khi biên bản được lập nên, nó trở thành đại diện cho một sự nghiêm khắc của cấp trên gửi tới cá nhân vi phạm.

Có tác dụng hơn rất nhiều so với những lời nhắc nhở thông thường, biên bản là bằng chứng xác thực để người nhận nó ghi nhớ sâu sắc lỗi lầm trong công việc mà từ đó có sự tự vấn để thay đổi. Như thế, biên bản cảnh cáo nhân viên có sức ảnh hưởng rất lớn nên nhất định trong nghệ thuật quản trị nhân lực của người làm lãnh đạo không thể thiếu nó.

Từ những gì chứng tỏ vai trò quan trọng của loại văn bản này, việc biết cách lập ra biên bản sao cho đủ tính nghiêm khắc và nặng về sức răn đe là nhiệm vụ quan trọng buộc những người quản lý phải nắm bắt được. Vậy thì ngay sau đây, vieclam123.vn sẽ tiếp tục gửi đến bạn đọc những thông tin về cách tạo biên bản cảnh cáo nhân viên hiệu quả nhất.

2. Hướng dẫn lập mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên

2.1. Xác định những nội dung quan trọng xuất hiện trong biên bản

Nội dung chính của biên bản cảnh cáo dành cho nhân viên sẽ là nội dung cảnh cáo trước những sai phạm cụ thể của cá nhân đó. Tuy nhiên, để hoàn thiện một văn bản mang tính trang trọng, hiệu lực thì bạn cũng phải chú ý lập biên bản với đủ các thành phần bao gồm:

2.1.1. Phần mở đầu

Bạn ghi tên của đơn vị chủ quản/công ty, số văn bản được lập và không thể thiếu Quốc hiệu - Tiêu ngữ vì đây là yếu tố bắt buộc trong một văn bản hành chính nói chung.

Sau sự mở đầu trên, chúng ta cần viết tên biên bản. Dù là yếu tố có thể coi là ngắn nhất trong biên bản nhưng cái tên cho thấy tính hiệu lực, tính khẳng định và là sự mở đầu của nội dung. Chính vì thế, bạn nhất định phải viết tên biên bản thật chuẩn và rõ ràng nhưng vẫn đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, súc tích. Vậy tên biên bản cảnh cáo nhân viên sẽ viết như thế nào.

Tên của biên bản sẽ viết theo gợi ý sau đây:

BIÊN BẢN CẢNH CÁO VI PHẠM

Ngay bên dưới sẽ trình bày ngay nội dung vi phạm cần bị cảnh cáo bằng dòng chữ: về việc vi phạm kỷ luật vấn đề gì.

2.1.2. Phần nội dung chính cần trình bày trong biên bản

Nội dung chính cần trình bày rõ ràng, đầy đủ và chính xác các nội dung gồm Thông tin của người vi phạm bị cảnh cáo, nội dung vi phạm, bằng chứng, thông tin người lập biên bản, ý kiến của người nhận biên bản và hình thức xử lý.

Những nội dung này đều được trình bày theo từng mục và đòi hỏi các thông tin được trình bày theo từng mục đó sẽ phải được liệt kê ngắn gọn và đúng trọng tâm, không diễn giải lan man, dài dòng.

Phần kết của biên bản không có nhiều thông tin, người lập sẽ ghi kết luận lại vấn đề của biên bản và lập ra các phần để ký xác nhận từ những người có liên quan. Trong biên bản, những người cần phải ký xác nhận vào biên bản kể từ khi lập cho đến khi gửi tới tay nhân viên bị cảnh cáo bao gồm người trực tiếp lập ra biên bản, người chứng kiến việc lập biên bản, người bị nhận biên bản, ban lãnh đạo công ty. Tất cả đều thjc hiện việc ký và ghi rõ họ tên.

Để lập biên bản hiệu quả, bạn có thể tải mẫu bên dưới để tìm hiểu hoặc sẵn sử dụng:

BIÊN BẢN CẢNH CÁO VI PHẠM.docx

Một giấy tờ đòi hỏi tính hiệu lực và có giá trị cảnh cáo như mẫu biên bản mà chúng ta đang nhắc tới ở đây chắc chắn sẽ phải thật chỉn chu, không có bất kỳ sai sót nào. Có như vậy mới có đủ sức nặng đúng tính chất cảnh cáo dành cho người nhận. Vậy nên ngoài việc nắm bắt các nội dung cơ bản của biên bản như đã nêu trên đây thì bạn còn phải chú ý xây dựng đối với từng chi tiết. cùng vieclam123.vn tiếp tục lưu ý đối với các vấn đề này nhé.

2.2. Một số lưu ý trong quá trình lập biên bản cảnh cáo

2.2.1. Người có thẩm quyền được lập biên bản

Người lập biên bản nhất định phải là cấp trên nhưng không nhất thiết phải là người lãnh đạo cao nhất của công ty, doanh nghiệp. Họ có thể là người quản lý trực tiếp của bộ phận có nhân viên vi phạm cần kỷ luật bằng biên bản cảnh cáo, Họ cũng có thể là cá nhân được quản lý, lãnh đạo ủy quyền. Khi đó bản thân người được ủy quyền đã có tư cách của người cấp trên có được thẩm quyền lập biên bản kỷ luật nhân viên.

2.2.2. Hình thức triển khai cảnh cáo nhất định phải bằng văn bản

Văn bản cảnh cáo này đại diện cho sự nghiêm khắc nhắc nhở, phê bình và răn đe đối với người vi phạm vậy nên nhất định người quản lý cần thiết phải kỷ luật bằng văn bản hành chính, không chỉ xác định vi phạm chỉ bằng lời nói vì như thế sức nặng của việc răn đe sẽ không đủ để yêu cầu người nhân viên chấn chỉnh và không vi phạm trong tương lai.

Xem thêm: [CHI TIẾT]Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới ấn tượng nhất

 2.2.3. Lưu ý về nội dung trong biên bản

Nội dung khi đưa vào văn bản cần phải được thể hiện theo cách khách quan nhất và trình bày theo đúng sự thật, không được bớt đi hoặc thêm vào những điều vượt ra khỏi sự thật. Người lập biên bản cũng cần lắng nghe những ý kiến đến từ các đối tượng liên quan như người làm chứng và thậm chỉ là lắng nghe cả người bị vi phạm.

Thông tin của đối tượng bị cảnh cáo phải được xác định rõ để ghi vào trong biên bản bao gồm họ và tên đầy đủ của họ, chức vụ hiện tại đang nắm giữ ở công ty, làm việc ở bộ phận, phòng ban nào. Đưa ra cơ sở cho việc cảnh cáo, như thế người lập sẽ nêu rõ trong biên bản thông tin về thiệt hại xảy ra chính xác như thế nào, chứng cứ cụ thể để chứng minh có hay không, nếu có thì chứng cứ đó là gì, nếu là người làm chứng thì ghi thông tin của người sẽ đứng ra làm chứng, còn nếu là hiện vật thì cần được bảo quản để có thể gửi tới người có thẩm quyền xem xét, xử lý kỷ luật trực tiếp.

Như vậy, bằng những chia sẻ tỉ mỉ mà vieclam123.vn đã cung cấp thì bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc lập mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên. Hy vọng, với hình thức và cách làm này, bạn sẽ luôn quản lý đội ngũ nhân lực của mình một cách tốt nhất.