Môi trường doanh nghiệp là nơi tổng hợp rất nhiều các loại văn bản giấy tờ khác nhau, trong đó mẫu biên bản bàn giao hồ sơ là thứ không thể thiếu. Nếu bạn chưa hiểu rõ về mẫu giấy tờ này thì hãy cùng vieclam123.vn tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết sau đây nhé.
MỤC LỤC
Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ là một mẫu kê khai thông tin về việc bàn giao các tài liệu hồ sơ quan trọng có liên quan tới công việc giữa các cá nhân với nhau.
Mẫu biên bản này có nội dung không quá dài và do những cá nhân, tổ chức có nhu cầu bàn giao lại hồ sơ cho một cá nhân hoặc tổ chức khác.
Trong biên bản, toàn bộ thông tin cá nhân 2 bên tham gia bàn giao, cùng với đó là các thông tin liên quan tới tài liệu, hồ sơ cần bàn giao một cách chi tiết và chuẩn xác nhất.
Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ được thông qua nhiều người cho nên nếu là người phụ trách ghi chép hay soạn thảo thì bạn cần hết sức cẩn thận, ghi đúng đủ thông tin theo tình hình thực tế bàn giao.
Làm việc tại môi trường doanh nghiệp chắc chắn bạn sẽ được tiếp xúc với rất nhiều tài liệu và hồ sơ khác nhau. Mỗi một bộ phận hay phòng ban thì đều có những tài liệu quan trọng, khi có bất cứ sự thay đổi nào về nhân sự, công việc hay mọi thứ liên quan thì người phụ trách cần phải bàn giao cho người mới theo yêu cầu của cấp trên.
Biên bản bàn giao sẽ được thiết lập khi cá nhân nắm giữ tài liệu quan trọng xin nghỉ việc hoặc chuyển công tác sang bộ phận khác ví dụ đơn cử như mẫu biên bản bàn giao công việc. Hoặc nó cũng có thể được tạo ra trong trường hợp doanh nghiệp sang tên đổi chủ, nghĩa là công ty bị phá sản hoặc chuyển nhượng cổ phần,...
Nói chung, có không ít trường hợp thực tế xảy ra khiến mẫu biên bản bàn giao hồ sơ được xuất hiện. Mặc dù chưa được giao nhiệm vụ tuy nhiên nếu làm việc trong môi trường này thì tốt nhất bạn nên tìm hiểu về cấu trúc cũng như nội dung của biên bản bàn giao này từ bây giờ. Tránh trường hợp khi được sếp đề cử soạn thảo biên bản lại bối rối và không hoàn thành nhiệm vụ.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm cũng đừng quá lo lắng bởi những thông tin ngay sau đây sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những thắc mắc liên quan tới nội dung của mẫu biên bản bàn giao hồ sơ này.
Xem thêm: [CẬP NHẬT] Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng nhà xưởng mới nhất hiện nay
Với những người chưa được tiếp cận với mẫu biên bản bàn giao hồ sơ thì có lẽ bất cứ nội dung nào trong biên bản cũng đều khá mới mẻ.
Trong phần đầu của biên bản bàn giao hồ sơ, bạn cần thể hiện được một số thành phần cơ bản sau đây:
Thứ nhất, tên công ty kèm theo số biên bản, bên cạnh đó là Quốc hiệu - Tiêu ngữ cùng với ngày tháng lập biên bản ở bên dưới. 2 trường thông tin này sẽ đặt ngang hàng với nhau và cùng dòng đầu tiên, vì vậy khi trình bày bạn nên căn chỉnh làm sao cho cân xứng, phù hợp.
Một yếu tố khác mà bạn không thể bỏ qua đó là tiêu đề của biên bản, đối với nội dung này, khi trình bày cần viết chữ in hoa và căn chỉnh giữa dòng, điều đó khiến cho văn bản của bạn thu hút và cân xứng hơn.
Nội dung mở đầu của mẫu biên bản bàn giao hồ sơ khá đơn giản, mọi thông tin chính liên quan tới việc bàn giao sẽ được thể hiện ở phần nội dung bên dưới. Mời bạn cùng theo dõi để cập nhật thông tin hữu ích.
Trong biên bản bàn giao hồ sơ, thứ mà các lãnh đạo quan tâm nhất đầu tiên phải kể đến thông tin của các bên liên quan. Cụ thể, thông tin của cả người bàn giao và người cần bàn giao sẽ phải được làm rõ với các trường nội dung như sau:
- Họ và tên đầy đủ
- Chức vụ nắm giữ tại doanh nghiệp
- Trụ sở làm việc
- Tên doanh nghiệp công tác
Tiếp theo, biên bản bàn giao hồ sơ sẽ phải làm rõ được chi tiết các hồ sơ, tài liệu được bàn giao. Tương tự như trên, các nội dung quan trọng cần được làm rõ đó chính là:
- Số thứ tự hồ sơ được liệt kê
- Tên hồ sơ được bàn giao
- Nội dung của hồ sơ bàn giao
- Ghi chú thông tin cần lưu ý
Đối với những thông tin nêu trên, người phụ trách soạn thảo cần thu thập thông tin một cách chính xác, từ đó làm căn cứ trình bày cho biên bản hoàn chỉnh, hợp pháp.
Cuối cùng, trước khi kết thúc biên bản thì đại diện cả 2 bên tham gia bàn giao hồ sơ cần để lại chữ ký để xác nhận giao dịch thành công.
Cách trình bày là vậy nhưng mặc dù đã tìm hiểu rất kỹ, tham khảo khá nhiều tài liệu thì nhiều người vẫn không khỏi mắc phải một số lỗi cơ bản khiến cho biên bản không được chấp nhận. Vậy có lưu ý gì dành cho người soạn thảo biên bản bàn giao hồ sơ giúp họ nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ?
Xem thêm: Viết nội dung trong mẫu Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt chuẩn
Không thể tránh khỏi việc khỏi mắc phải các lỗi cơ bản trong soạn thảo văn bản nếu bạn là một nhân viên mới nhận trọng trách soạn thảo biên bản bàn giao hồ sơ. Tuy nhiên đó là thực tế khá phổ biến mà không chỉ diễn ra với riêng bạn, hãy tham khảo một vài lưu ý sau đây để biến mẫu biên bản bàn giao hồ sơ do mình phụ trách trở nên hoàn hảo hơn bạn nhé.
Thứ nhất, mẫu biên bản bàn giao hồ sơ cần ngắn gọn, súc tích. Không riêng gì biên bản bàn giao hồ sơ, tất cả những mẫu biên bản khác cũng cần đáp ứng tiêu chí này. Vì là mẫu văn bản hành chính, cần kê khai thông tin chính xác cho nên nếu trình bày lan man sẽ khiến ban lãnh đạo cùng những người trực tiếp tham gia bàn giao khó hiểu. Việc thể hiện không rõ ràng trong biên bản còn ảnh hưởng tới quá trình xử lý tranh chấp hay kiện tụng diễn ra sau này.
Thứ hai, với mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, nhất định bạn không được để lọt các lỗi cơ bản như sai chính tả, gạch xóa hay chỉnh sửa lại nội dung. Đây là điều cấm kỵ đối với mọi văn bản nói chung, nếu để chúng xảy ra thì chắc chắn bạn sẽ phải mất công soạn thảo lại nhiều lần với văn bản của mình.
Thứ ba, cần chú ý cách trình bày khi soạn thảo mẫu biên bản bàn giao hồ sơ. Việc trình bày khoa học, dễ nhìn, dễ hiểu chính là yếu tố then chốt giúp biên bản của bạn trở thành thành công. Đây là kỹ năng quan trọng mà một người làm văn phòng không thể thiếu, nếu bạn đang cảm thấy mình chưa có đủ năng lực thì hãy nhanh chóng đăng ký học khóa học nâng cao kỹ năng nhé.
Bạn đã hiểu rõ về mẫu biên bản bàn giao hồ sơ sau khi đọc xong bài viết này, vieclam123.vn hy vọng sẽ được đồng hành cùng các bạn trong những bài viết sắp tới. Theo dõi website để cập nhật thông tin hữu ích mỗi ngày bạn nhé.
Dưới đây là file mẫu biên bản bàn giao hồ sơ chi tiết, bạn có thể click vào xem để tham khảo nội dung phục vụ cho công việc của mình:
Trong doanh nghiệp, những người nắm giữ trọng trách quan trọng mới được sử dụng con dấu. Tuy nhiên trong trường hợp những người này viết đơn xin nghỉ việc hoặc được điều chuyển công tác thì cần phải bàn giao lại con dấu đang quản lý. Vậy bạn có biết mẫu biên bản bàn giao con dấu công ty có nội dung như thế nào? Cùng theo dõi bài viết bên dưới và tìm hiểu ngay nhé.
MỤC LỤC
14/07/2023
13/07/2023
11/04/2023
22/03/2023