1. Tìm hiểu chung về mẫu báo cáo tiến độ thực hiện công việc

1.1. Bản báo cáo tiến độ công việc có nghĩa là gì?

Mẫu văn bản này thuộc loại báo cáo, được lập ra để báo cáo lại tình hình thực hiện của công việc theo quỹ thời gian nhất định tùy vào yêu cầu của công ty hoặc đơn vị đối tác nếu có sự hợp tác diễn ra. Với những gì được trình bày trong bản báo cáo này, người quản lý, phụ trách dự án sẽ nắm được tổng thể công việc đang diễn ra như thế nào, đến bước nào và còn bao nhiêu phần trăm nữa để hoàn thành. Từ đây họ dễ dàng định hướng về những giá trị tiếp theo cần lên phương án, kế hoạch để hoàn thiện nốt phần việc còn lại.

Có thể thấy, mẫu văn bản này vô cùng quan trọng. Vậy những giá trị đó được thể hiện như thế nào cùng vieclam123 tìm hiểu những thông tin dưới đây.

1.2. Vai trò quan trọng của mẫu báo cáo tiến độ công việc

Bằng việc lập và gửi lên người sếp của bạn mẫu báo cáo trình bày về tiến độ thực hiện công việc thì bạn đã thể hiện được tác phong làm việc chuyên nghiệp của bản thân mình. Thông tin, dữ liệu được báo cáo thể hiện cũng là yếu tố để người lãnh đạo xem xét, đưa ra đánh giá ở hai yếu tố:

Thứ nhất, họ có thể đánh giá được khả năng hoàn thành công việc sẽ đúng dự kiến, sớm hơn hay trễ. Việc nhận định này vô cùng cần thiết để xây dựng những phương án kịp thời cần áp dụng để đảm bảo cho công việc, dự án không bị chậm dealine. Bởi họ xem xét dựa vào biên bản phân công công việc được xác định từ trước liệu rằng bạn đã làm đúng tiến trình hay chưa.

Trong trường hợp công việc dự kiến sữ hoàn thành sớm hơn dự kiến thì các dữ liệu được trình bày chi tiết bên trong bản báo cáo sẽ là căn cứ để lãnh đạo nhìn vào xem chất lượng công việc có đạt chuẩn hay không để có sự nhắc nhở, điều chỉnh, yêu cầu người thực hiện công việc làm lại hạng mục nào đó nếu chưa đạt.

Thứ hai, thông qua mẫu báo cáo này, người quản trị sẽ kịp thời phát hiện ra những thiếu sót để lên phương án điều chỉnh trước khi phải mất thêm nhiêu thời gian thực hiệnnối tiếp  theo những sai sót đó.

Xem thêm: Tham khảo bảng đánh giá thành viên trong nhóm đầy đủ và chính xác

2. Mục đích thể hiện thông qua bản báo cáo tiến độ công việc

Bản báo cáo được lập và gửi đi bởi cá nhân người nhân viên đang làm việc phụ trách một dự án. Cấp trên của bạn luôn muốn nắm rõ tiến độ công việc đó được triển khai như thế nào và đến đâu. Khi bạn lập báo cáo này, đó có thể là yêu cầu của cấp trên nhưng cũng có thể là sự chủ động của bản thân bạn.

Thông qua bản báo cáo, nó giúp bạn thể hiện rất rõ khả năng làm việc của bản thân, chứng tỏ tinh thần trách nhiệm của bạn như thế nào. Mọi thông tin về công việc, tiến độ, kết quả đã đạt được chính là căn cứ quan trọng để sếp bạn đánh giá, đưa ra các hướng tiếp theo cho công việc, kịp thời tìm ra khó khăn, thiếu sót để điều chỉnh để khiến cho kết quả cuối cùng đạt được như mong đợi.

Một mục đích rõ nhất của bản báo cáo này đó chính là giúp cho nhà quản lý phụ trách dự án quản lý sát sao tình hình công việc về cả tiến độ lẫn chất lượng theo từng ngày, từng tháng. Bất kể lúc nào họ cũng biết được công việc có đang triển khai đúng hướng hay không và có bất cứ sự thiếu sót nào cũng sẽ kịp thời tháo gỡ. nhìn chung, mọi mục đích đều hướng đến kết quả cuối cùng, đó chính là sự hoàn thiện công việc và sản phẩm.

3. Những nội dung trong mẫu báo cáo công việc bao gồm những gì?

Trong một bản báo cáo về tiến độ công việc sẽ ghi chép lại chi tiết những nhiệm vụ đã thực hiện từ khi bắt đầu cho đến thời điểm hiện tại làm báo cáo. Vậy những nội dung nào sẽ được xây dựng trong bản báo cáo này?

- Những nội dung chi tiết về quá trình thực hiện công việc

- Kết quả đã ra được đến thời điểm làm báo cáo

- Sản phẩm hoàn thiện được bao nhiêu phần trăm

- Đánh giá của người phụ trách

- Kế hoạch tiếp theo để hoàn thiện nốt công việc

Nắm bắt những nội dung chính của bản báo cáo sẽ giúp cho bạn thuận lợi lập báo cáo đúng các mục nội dung cần đưa vào, đáp ứng được yêu cầu của cấp trên và phục vụ cho việc cấp trên nắm bắt toàn bộ tiến trình thực hiện công việc.

4. Hướng dẫn cách trình bày mẫu báo cáo tiến độ công việc

4.1. Có những dạng mẫu báo cáo nào có thể được lập?

Bạn có thể viết báo cáo tiến độ thực hiện công việc bằng tay, thế nhưng dưới sự phát triển của công nghệ thì sử dụng công cụ hỗ trợ để viết báo cáo sẽ đem lại kết quả tốt hơn và cũng giúp theo dõi dễ hơn. Hai trong số những công cụ hỗ trợ phổ biến nhất, dễ sử dụng nhất chính là công cụ word và excel giúp bạn tạo ra hai dạng báo cáo khác nhau là báo cáo tiến độ công việc dạng word và báo cáo tiến độ công việc dạng excel.

Được tạo từ hai công cụ khác nhau nên từ cách trình bày cũng có nhiều khác biệt. Vậy học cách trình bày báo cáo về tiến độ công việc chính là chúng ta học cách xây dựng hình thức, triển khai nội dung trên từng nền tảng này.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao công việc đơn giản, dễ viết nhất hiện nay

4.2. Chi tiết cách lập báo cáo tiến độ công việc qua word và excel

4.2.1. Lập báo cáo tiến độ triển khai dự án, công việc trên word như thế nào?

Sử dụng word để trình bày báo cáo về tiến độ công việc, điều đầu tiên bạn cần tuân thủ thực hiện đó chính là đáp ứng chuẩn form mẫu của văn bản hành chính. Theo đó, các thông phần không thể thiếu sẽ được mô phỏng theo hình ảnh bên dưới đây:

Sau khi đã có đủ những yếu tố để giúp báo cáo chuẩn form văn bản hành chính thì chúng ta bắt tay vào hoàn thiện nội dung. Lúc này bạn hãy quan tâm đến việc lên bố cục cho bản báo cáo tiến độ công việc của mình. Các phần cần được trình bày bao gồm:

- Thông tin của người làm báo cáo: bạn chỉ nên nêu vắn tắt, bắt đầu từ lời kính gửi tới đối tượng tiếp nhận là người quản trị hoặc người phụ trách dự án bạn đang làm. Sau đó nêu đầy đủ họ và tên của bạn, đang làm việc ở bộ phận nào và giữ chức vụ gì.

- Các thông tin chung. Trong phần này chúng ta sẽ trình bày ba dạng nội dung là công việc đang đảm nhận là gì, trách nhiệm của từng thành viên cùng dự án, kết quả đạt được hiện tại như thế nào.

- Nội dung chi tiết của quá trình thực hiện công việc: phần này bạn có thể lập bảng tiến độ công việc bao gồm các hàng và cột thể hiện cho từng hạng mục nội dung riêng.

Nhìn chung, nếu tạo trên word mẫu đơn này thì bạn sẽ có thể kết hợp đa dạng các kiểu trình bày, vừa viết nội dung vừa có thể sử dụng bảng để thể hiện chi tiết các mục công việc chi tiết. Vậy với cách lập bảng qua excel có gì đặc biệt hơn so với word?

4.2.2. Tạo bảng báo cáo công việc qua excel

Excel là công cụ hiển thị toàn bộ bằng bảng tính. Vì thế, khi lập báo cáo bằng excel, người lập cần có một cách trình bày riêng để phù hợp với cách thể hiện của excel. Các thông tin chỉ cần ghi ngắn gọn và chủ yếu tận dụng các hàng, các cột để trình bày qúa trình làm việc, tiến độ của công việc.

Lợi thế của bảng tính excel đó là bạn không cần phải tạo bảng vì đã có sẵn sàng các ô, cột, hàng để nhập thông tin. Thêm vào đó, excel có các hàm tính toán giúp bạn có thể cài đặt và thuận lợi thực hiện ngay các thao tác nhanh hơn.

Nhìn chung, bạn có thể dễ dàng lập mẫu báo cáo tiến độ công việc bằng word hoặc excel theo hướng dẫn ở trên. Qua đó bạn hoàn toàn có thể yên tâm về việc tạo mẫu văn bản đúng tiêu chuẩn. Các thông tin điền trong báo cáo tuyệt đối cần sự chính xác để sự tiếp nhận và đánh giá sau đó của cấp lãnh đạo được chính xác, sát sao công việc đang thực hiện một cách hiệu quả.