1. Lập bảng quản lý văn phòng phẩm có ý nghĩa gì?

Việc xây dựng một bảng dùng để quản lý văn phòng phẩm sẽ đem đến cho người phụ trách có thể làm việc hiệu quả hơn, nhất là làm tốt trong công tác quản lý đồ dùng thuộc nhóm văn phòng phẩm. Nhắc đến đồ dùng văn phòng phẩm hẳn bạn hiểu rõ nó đa dạng như thế nào.

Trong một không gian làm việc, thậm chí ở nhiều phòng ban khác nhau đều có sự hiện diện của đồ dùng văn phòng phẩm khác nhau về kiểu loại và số lượng nên nếu bạn là người phụ trách quản lý chúng mà không có được bí quyết để quản lý hiệu quả thì đương nhiên có nhiều hậu quả kèm theo chẳng hạn như các đồ dùng văn phòng phẩm được sử dụng bừa bãi, không có nguyên tắc chung để đảm bảo mọi người có thể sử dụng tiết kiệm và giữ gìn.

Tệ hơn là gây ra những tốn kém về tài chính cho doanh nghiệp một cách không cần thiết hoặc rủi ro có thể làm thất thoát vật dụng văn phòng phẩm do việc không bảo quản đúng quy định. Nhìn chung, mọi thứ rủi ro trên sẽ được thay đổi theo chiều hướng tích cực hơn nếu như bạn có thể quản lý chúng thật sự tốt.

Vậy khi nào bạn biết rằng bản thân cần quan tâm thật nhiều đến cách để quản lý các đồ dùng văn phòng phẩm. Rất đơn giản, hãy xem bạn có nằm trong nhóm đối tượng nắm giữ trọng trách này hay không nhé.

Xem thêm: Tham khảo bảng đánh giá thành viên trong nhóm đầy đủ và chính xác

2. Đối tượng cần lập bảng quản lý đồ dùng văn phòng phẩm

Nhìn vào nơi có sự xuất hiện của nhiều đồ dùng văn phòng phẩm bạn sẽ biết được môi trường để thực hiện nhiệm vụ này và nhìn vào vị trí nghề nghiệp của bản thân thì bạn có được câu trả lời bạn có cần quan tâm đến cách lập bảng để quản lý chúng hay không.

Các vật dụng văn phòng phẩm xuất hiện rất nhiều ở môi trường văn phòng, có lẽ vì đó mà nó được gọi là văn phòng phẩm. Vậy có nghĩa là ở bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều sẽ có hoạt động quản lý đối với vấn đề này. Bộ phận được giao nhiệm vụ đó không ai khác ngoài những nhân viên thuộc phòng hành chính văn phòng.

Những nhân viên hành chính ở văn phòng sẽ là người đứng ra mua chính những đồ dùng văn phòng phẩm cần thiết theo nhu cầu của doanh nghiệp và cũng chính là họ sẽ phải nắm được tình hình sử dụng, tình trạng của chúng.

Ngoài nhân sự ra thì những người làm việc tại các cửa hàng bán đồ dùng văn phòng phẩm cũng phải có kỹ năng lập bảng quản lý đối với các mặt hàng văn phòng phẩm được bày bán ở cửa hàng. Đó là điều đương nhiên. Chỉ cần nơi nào có sự xuất của đồ dùng văn phòng phẩm thì ở đó sẽ phải có người quản lý chúng để đảm bảo rõ ràng tình trạng tồn tại của từng yếu tố.

Như vậy, qua việc xác định ý nghĩa quan trọng của bảng quản lý văn phòng phẩm cũng như xác định rõ bản thân có nhiệm vụ quản lý chúng thì bạn hãy tìm cho mình những cách lập bảng tối ưu nhất để nhiệm vụ đảm bảo sẽ được làm tốt.

3. Cách lập bảng biểu quản lý đồ dùng văn phòng phẩm

3.1. Tải biểu mẫu có sẵn về sử dụng

Đây là cách thường xuyên, phổ biến được áp dụng bởi nhân viên hành chính. Lợi ích của việc tải bảng biểu về rất rõ ràng, đó là sự nhanh chóng để sử dụng và tiết kiệm thời gian, công sức cho việc tự lập bảng. Các giá trị hàng và cột đều đã được xây dựng sẵn, người quản lý đồ dùng chỉ cần điền thông tin nội dung theo các chỉ mục có sẵn. Ví dụ tại cột quy định về số lượng thì bạn viết rõ số lượng, cột thể loại đồ dùng sẽ được ghi rõ tên của vật dụng, cột tình trạng, bạn điền tình trạng hiện tại của đồ dùng cụ thể như thế nào.

Nói chung, chỉ cần dựa vào các nội dung đã quy định sẵn mà điền nội dung, nó giống như cách bạn đang trả lời cho những câu hỏi đã đặt ra sẵn vậy.

Tuy nhiên đôi khi việc sử dụng bảng có sẵn sẽ đem đến một số mục không thiết thực để sử dụng vì nó nằm ngoài phạm vị quản lý của công ty dẫn đến thừa yếu tố. Tương tự bảng cũng có thể thiếu những nội dung mà bạn cần ghi chép lại để quản lý phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Dù sao đây vẫn là một lựa chọn tối ưu. Nếu như bạn không muốn để những tình trạng đó diễn ra, bạn tâm huyết với việc quản lý của mình cho các đồ dùng văn phòng phẩm thì có thể lựa chọn cách thực hiện thứ hai, đó là tự tay lập bảng quản lý văn phòng phẩm. Khi tiến hành, có những điểm gì cần lưu ý?

3.2. Tự lập bảng quản lý đối với đồ dùng văn phòng phẩm

3.2.1. Xác định các nội dung cơ bản cần thể hiện trong bảng

Một bảng tiêu chuẩn để quản lý tốt các đồ dùng văn phòng phẩm sẽ phải có các thông tin bao gồm:

- Tên đồ dùng văn phòng phẩm

- Số lượng

- Chi phí

- Tình trạng sử dụng

- Cách xử lý

Đây là những nội dung quan trọng để bạn dựa vào phục vụ cho những hoạt động kiểm tra và đưa ra các phương án giải quyết khi cần.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Nội dung biên bản xét thi đua khen thưởng cuối năm mới nhất

3.2.2. Xây dựng định mức cho đồ dùng văn phòng phẩm

Trước khi quyết định mua các đồ dùng và ghi chúng vào bảng quản lý thì nhân viên hành chính sẽ phải làm một bản tính toán định mức phù hợp cần mua. Sau đó, bạn trao đổi với các phòng ban để có sự thỏa thuận, chốt số lượng, loại đồ dùng thì mới xin cấp trên phê duyệt. Đồ văn phòng phẩm khi được mua về sẽ được nhập vào bảng quản lý để nhân viên tiện theo dõi và kiểm tra tình trạng của việc sử dụng cũng như qua đó điều chỉnh để việc sử dụng vừa hiệu quả vừa tiết kiệm.

3.2.3. Lập bảng quản lý trên file excel

Excel sẽ là công cụ đồng hành cùng với bạn trong nghiệp vụ vô cùng quan trọng này. Bảng tính được tạo ra cũng nhanh chóng với đặc trưng các hàng, cột đã được chia sẵn. Thêm vào đó có rất nhiều tính năng bổ trợ để bạn ghi và trình bày các nội dung bên trong dễ dàng, dễ nhìn và dễ hiểu.

Từ bước một, bạn đã tính toán được số hàng và số cột cần dùng. Giờ đây chỉ cần đếm để lấy đúng con số đó và bắt đầu xác lập nội dung thông số cho từng hàng, từng cột. Ví dụ ở cột A bạn dùng ghi Số thứ tự, cột B dùng viết tên đồ dùng, cột C để thể hiện số lượng và cứ nối tiếp như vậy để thể hiện các tham số khác. Sau đó, các số liệu cụ thể sẽ được điền theo đúng ô, đúng hàng và cột thì sau đó, việc quản lý của bạn trên file này sẽ rất hiệu quả.

Đến đây, bài viết chia sẻ cách lập bảng quản lý văn phòng phẩm đã khép lại nhưng hứa hẹn sẽ mở ra cho bạn đọc, nhất là những ai hoat động trong công tác hành chính văn phòng có được những cách hay hơn để nâng cao tính chuyên môn nghiệp vụ của mình. vieclam123 chúc các bạn sẽ luôn là một nhân viên bài bản, ưu tú, được tin tưởng giao phó cho mọi hoạt động quản lý tài sản của công ty.