1. Tìm hiểu chung về kế toán bán hàng trên excel

Với những ai làm trong ngành kế toán thì chắc hẳn họ cũng biết được rằng excel là một phần mềm cần phải thành thạo để làm tốt các công việc liên quan đến nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Mọi hoạt động hạch toán đều phải thực hiện thông qua excel thì kết quả mới có thể chính xác tuyệt đối.

Doanh nghiệp bán hàng sẽ được các bộ phận kinh doanh, bán hàng cùng với bộ phận kế toán tiến hành thực hiện những công việc cập nhật số liệu bán hàng trên các file excel để việc quản lý sổ sách được diễn ra một cách dễ dàng hơn.

Kế toán bán hàng trên excel là việc quản lý những hoạt động liên quan đến bán hàng của doanh nghiệp trên phần mềm excel. Từ phần mềm này, kế toán viên sẽ tiến hành lập ra các sheet cụ thể cho từng mục để tiến hành cập nhật và tính toán doanh thu của doanh nghiệp, các hoạt động thu, các hoạt động chị và thông tin lợi nhuận bán hàng của doanh nghiệp.

Quá trình mà kế toán bán hàng thông qua excel sẽ được thực hiện thông qua sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản tiền, tiền gửi ngân hàng, bảng phiếu xuất khi, sổ chi tiết công nợ và các khoản phải thu của khách hàng.

Các tài khoản mà kế toán viên cần thực hiện trên excel sẽ rất nhiều loại tài khoản khác nhau. Chủ yếu các tài khoản được sử dụng nhiều nhất sẽ là tài khoản doanh thu, tài khoản bán hàng, tài khoản hàng bán bị trả lại, tài khoản giá vốn hàng bán, tài khoản hàng gửi đi bán,...

Chứng từ, hóa đơn, các loại phiếu và vô số những loại giấy tờ khác là một trong những giấy tờ quan trọng để thực hiện kế toán bán hàng trên excel. Đây là những giấy tờ quan trọng để làm căn cứ thực hiện việc hạch toán bán hàng của kế toán viên.

2. Bật mí đến cho bạn cách làm kế toán bán hàng trên excel

2.1. Vai trò của việc thực hiện kế toán bán hàng trên excel

Quá trình thực hiện kế toán bán hàng trên excel là một tiến trình quan trọng và nếu như có bất cứ sai sót nào trong tiến trình này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kết quả của doanh thu và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Phần mềm excel là phần mềm bảng tính có độ tính nhanh nhạy và chính xác cho nên khi quản lý hoạt động kinh doanh, hạch toán kế toán bán hàng thông qua phần mềm sẽ nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.

Nếu không thực hiện thông qua excel mà thực hiện kế toán bán hàng bằng cách truyền thống thì doanh nghiệp sẽ khó lòng mà cập nhật được những thông tin liên quan đến bán hàng của doanh nghiệp. Từ đây các nghiệp vụ tài khoản được hạch toán sẽ bị trở nên sai số và đồng thời sẽ xác định được những doanh thu và lợi nhuận cực kỳ mất thời gian.

Như vậy, nó chung là thực hiện kế toán bán hàng trên excel là hoạt động cần phải diễn ra một cách liên tục để đảm bảo được sự thay đổi của các thông số trong nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp. 

2.2. Chi tiết cách làm kế toán bán hàng trên excel

Hóa đơn bán hàng là chứng từ mà kế toán viên cần phải quan tâm đầu tiên. Trong quá trình xuất các hóa đơn thì kế toán bán hàng sẽ cần hạch toán trên excel file nhật ký chung và nắm đầy đủ các thông tin về tình hình thanh toán, tính hợp lệ của từng loại hóa đơn. Những chi phí khác liên quan mà bên bán hàng phải chịu cũng cần phải hạch toán kế toán bán hàng trên file excel sổ nhật ký chung.

Để có thể nhập các số liệu kế toán bán hàng chính xác trên file excel thì nhân viên kế toán sẽ thực hiện các bút toán về ghi nợ tài khoản và ghi có tài khoản trong quá trình phát sinh những nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp.

2.2.1. Làm hạch toán bán hàng ở sổ nhật ký chung trên excel

Dựa theo những căn cứ về hóa đơn đầu vào cũng như là hóa đơn đầu ra của doanh nghiệp kế toán cần dựa vào để tiến hành hạch toán theo từng loại hóa đơn khác nhau. Trong đó ghi nợ tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tài khoản 131 và ghi có tài khoản doanh thu 511 và kèm theo tài khoản thuế nếu có.

Trong quá trình đưa các số liệu và sổ nhật ký chung của doanh nghiệp thì nếu kế toán viên thấy có phát sinh công nợ thì phải theo dõi công nợ của khách hàng thật chi tiết. 

Đối với doanh thu thì doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ thì đầu tiên cần phải xác định doanh thu bán hàng theo dòng tiền cộng dồn trên hóa đơn mà chưa tính thuế. Còn nếu như kê khai theo phương pháp trực tiếp thì sẽ cần phải tính doanh thu dựa vào tổng tiền khách hàng thanh toán và trong đó đã được tính thuế.

Bút toán ghi nhận về giá vốn kế toán bán hàng trên file excel thì mỗi doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá khác nhau thì sẽ có những bút toán khác nhau. Hầu hết mọi doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp tính giá bình quân gia hạn quyền và bút toán sẽ là nợ tài khoản 632 và có tài khoản 156

Các chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuê ngoài liên quan đến dịch vụ bán hàng thì cũng phải hạch toán kế toán bán hàng trên excel theo bút toán là nợ tài khoản 641, 1331 và có các loại tài khoản 111, 112, 331. 

2.2.2. Kế toán bán hàng trên excel  bảng kê phiếu xuất kho

Đây là phần kế toán dựa vào phiếu xuất kho bán hàng, phiếu giao hàng để đưa vào trong phần phiếu xuất kho trên file excel. Nếu như trong đó có hạch toán giá vốn hàng bán thì người làm kế toán bán hàng sẽ cần phải thực hiện trong phần giá vốn của file excel và khi tính giá gốc sẽ dựa trên phương pháp tính giá mà doanh nghiệp đang lựa chọn.

2.3. Những điều cần chú ý khi làm kế toán bán hàng trên excel

Việc thực hiện kế toán bán hàng trên excel là điều mà mỗi cá nhân đảm nhiệm vị trí kế toán bán hàng cần phải làm. Để có thể hiện đúng và tốt kế toán bán hàng trên excel thì bạn cần phải có kiến thức về ngành, thành thạo các nghiệp vụ kế toán và đồng thời hiểu rõ về các nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp của mình.

Tiếp đến bạn là người hiểu rõ về phần phềm excel và các hàm tính toán cơ bản đến nâng cao trong kế toán. Đâu là điều cực kỳ quan trọng để các thông số, số liệu khi làm kế toán bán hàng ra một kết quả chuẩn xác nhất.

Khi cập nhật các nghiệp vụ vào trong file excel thì cần phải đúng với các số liệu trên chứng từ, các thông số cần được cập nhật liên tục và đúng thời gian. Mỗi quy định hạch toán theo thông tư thì sẽ có sự khác biệt nhau về các bút toán cho nên bạn cũng cần nắm chắc điều này để tiến hành thực hiện kế toán bán hàng trên excel để không xảy ra các sai số không đáng có.

Ngoài việc sử dụng phần mềm excel phục vụ cho công việc kế toán bán hàng thì doanh nghiệp nên áp dụng thêm các phần mềm bổ trợ trong kế toán, quản lý tài chính bán hàng để các thông tin về số liệu chính xác hơn nữa.

Như vậy, toàn bộ nội dung trên là những chia sẻ về cách làm kế toán bán hàng trên excel cực chuẩn và chi tiết. Hy vọng rằng qua đây bạn có thêm được nhiều thông tin hơn để biết cách hạch toán kế toán bán hàng trên phần mềm excel.