1. Trường hợp được cấp và thủ tục xin cấp lại BHXH

Nếu bạn thắc mắc không biết trong trường hợp nào được cấp lại sổ BHXH và thủ tục chuẩn bị giấy tờ xin cấp lại ra sao? Vậy thì hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết được các thông tin về việc cấp lại sổ BHXH.

1.1. Trường hợp nào phải cấp lại sổ BHXH?

1.1.1. Những trường hợp cần phải cấp lại sổ BHXH

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH tại Khoản 2, Điều 46, người tham gia BHXH được cấp lại sổ BHXH trong các trường hợp sau:

- Trường hợp được cấp lại sổ, bìa và tờ rời khi người lao động làm hỏng, mất, muốn gộp hoặc thay đổi sổ, thay đổi tên, họ, tên đệm, ngày tháng năm sinh; người lao động được hưởng BHXH 1 lần vẫn còn thời gian đóng BHTN chưa được hưởng.

- Trường hợp được cấp lại bìa sổ khi ghi sai quốc tịch hoặc giới tính.

- Trường hợp được cấp lại tờ rời trong sổ BHXH khi người lao động làm hỏng hoặc mất tờ này.

1.1.2. Có được cấp lại sổ BHXH khi làm mất hay không?

Theo quy định ở trên, người lao động hoàn toàn có thể được cấp lại sổ BHXH khi bị hỏng hoặc mất.

Bên cạnh đó, tại Khoản 4 của Nghị định này có nêu rõ, nếu người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên và thời gian ghi để đóng BHXH không trùng nhau, người lao động sẽ bị thu hồi lại toàn bộ sổ BHXH, sau đó cơ quan BHXH sẽ hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, thời gian hưởng BHXH, thời gian đóng BHXH, hưởng BHTN của các sổ BHXH vào trong 1 cuốn sổ mới.

Vì vậy, người lao động trong quá trình làm việc chờ ngày chốt sổ để nghỉ hưu, mỗi người chỉ được có 1 sổ BHXH duy nhất.

Xem thêm: Đơn đề nghị hưởng bảo hiểm xã hội một lần – học cách điền nội dung

1.2. Đề nghị cấp lại sổ BHXH có những thủ tục nào?

Người lao động sử dụng sổ BHXH để theo dõi việc đóng và hưởng BHXH, cũng như là cơ sở để có thể giải quyết được các chế độ về BHXH. Nếu người lao động thuộc vào 1 trong các trường hợp được cấp lại sổ kể trên, bạn cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai tham gia và điều chỉnh các thông tin trên sổ BHYT, BHXH (theo mẫu TK1-TS).

- Mẫu đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH dành cho người lao động.

- Trong trường hợp người lao động cấp lại sổ BHXH do thay đổi tên, họ, chữ đệm, giới tính, dân tộc, ngày tháng năm sinh, quốc tịch,... của người lao động thì lập bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS. Cụ thể hơn, đối với trường hợp xin cấp lại do điều chỉnh các nội dung trên sổ sẽ chia thành 2 trường hợp:

+ Đối với người tham gia: Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS; Sổ BHXH (nếu người lao động bảo lưu trước năm 2008 trong quá trình đóng BHXH). Hồ sơ kèm theo gồm có: Trích lục khai sinh hoặc giấy khai sinh; thẻ căn cước công dân/ chứng minh nhân dân/ hộ chiếu; các quyết định và văn bản chứng minh địa điểm làm việc đối với người lao động tham gia thay đổi chỗ làm việc.

+ Đối với đơn vị: Đối với người lao động nộp hồ sơ qua đơn vị, cần có bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS; với người điều chỉnh các thông tin trên sổ BHXH  như họ tên, tên đệm, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc,... xác nhận tờ khai tham gia BHXH và điều chỉnh một số thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS;

Khi bạn đã chuẩn bị đủ các giấy tờ cần thiết, bạn nộp hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH thông qua đơn vị bạn làm việc hoặc tại cơ quan BHXH quận, huyện nơi bạn sinh sống. Kể từ 10 ngày nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ cấp lại cho người lao động BHXH mới. Còn thời gian không quá 45 ngày nếu cơ quan BHXH cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh hoặc những cơ quan, đơn vị làm việc của người lao động.

2. Hướng dẫn chi tiết viết đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH

Để có thể viết chuẩn mẫu đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội, trước khi viết đơn đề nghị, bạn có thể tải mẫu đơn này tại đây:

Tải ngay

Sau khi tải xong mẫu đơn này, bạn điền đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn sau:

- Kính gửi: Bạn cần ghi tên cơ quan BHXH huyện, tỉnh nơi bạn tham gia BHXH hoặc doanh nghiệp tham gia BHXH. 

Ví dụ: “Kính gửi: Bảo hiểm xã hội huyện/tỉnh Hoàng Mai”.

- Thông tin cá nhân, mục này người lao động cần điền đầy đủ thông tin của mình như: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh (ghi theo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân).

- Nguyên quán: Ghi rõ nguyên quán của bạn, từ thôn xóm, đường phố, tới xã/ phường/ thị trấn, quận/ huyện/ thị xã/ thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/ thành phố.

- Nơi cư trú: Nơi thường trú hoặc tạm trú của bạn, ghi rõ địa chỉ tương tự như trên, từ số nhà, đường phố, thôn xóm tới tỉnh/ thành phố của mình.

- Thông tin chứng minh nhân dân (căn cước công dân): Ghi rõ số chứng minh nhân dân, ngày cấp và nơi cấp.

- Thông tin sổ BHXH: Ghi rõ số sổ BHXH và nơi cấp sổ BHXH lần đầu tiên (ở tỉnh hoặc huyện).

- Nơi làm việc hoặc nơi tham gia BHXH: Đối với người tham gia BHXH bắt buộc, ghi rõ nơi làm việc là tên doanh nghiệp hoặc và địa chỉ của doanh nghiệp; đối với người tham gia BHXH tự nguyện, ghi rõ nơi tham gia thuộc huyện, tỉnh nào.

- Lý do cấp lại sổ BHXH (hoặc cấp lại tờ rời, trang sổ): Bạn cần ghi rõ lý do mình xin cấp lại sổ BHXH. Bạn ghi các lý do theo mục (1.1.1.) kể trên như bị mất, hỏng, gộp, sửa thông tin, sai giới tính, quốc tịch…, đồng thời ghi rõ cấp lại sổ, bìa, hay tờ rời.

Xem thêm: Nội dung chi tiết mẫu đơn xin rút sổ bảo hiểm xã hội dành cho bạn

3. Thời gian bao lâu thì được giải quyết cấp lại sổ BHXH?

Khi người lao động chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ theo quy định và thuộc diện được cấp lại sổ BHXh, bạn sẽ được cơ quan BHXH xem xét, kiểm tra và giải quyết.

Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH ban hành, đơn vị hoặc cá nhân thực hiện cấp lại sổ BHXH là:

- Nếu người lao động hoặc đơn vị xin cấp lại sổ BHXH do thay đổi tên, họ, tên đệm, các thông tin khác trên sổ như ngày tháng năm sinh, dân tộc, giới tính, quốc tịch, hoặc sổ BHXH bị hỏng, mất; cộng các thời gian nhưng người lao động không cần đóng BHXH, gộp sổ BHXH hoặc điều chỉnh nghề nghiệp hoặc công việc nặng nhọc, nguy hiểm, độc hại hoặc đặc biệt độc hại, nặng nhọc, nguy hiểm thì thời gian như sau:

+ Kể từ ngày nhận hồ sơ không quá 10 ngày nếu hồ sơ đúng quy định.

+ Trường hợp cần xác minh quá trình đóng BHXH ở doanh nghiệp tỉnh khách hay nhiều doanh nghiệp thì cần văn bản thông báo để người lao động biết và thời hạn không quá 45 ngày.

+ Nếu người lao động chỉ điều chỉnh các thông tin đã ghi trên sổ BHXH, kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ sẽ không vượt quá 5 ngày.

- Đơn vị hay doanh nghiệp hoặc người lao động cần lập các hồ sơ theo đúng quy định và khi đã hoàn tất việc kê khai, người tham gia BHXH cần ký và ghi rõ họ tên của mình. Người lao động cần có xác nhận của nơi bạn đang làm việc nếu kê khai thay đổi về nhân thân như họ, tên, tên đệm, ngày tháng năm sinh hoặc giới tính. Còn nếu người đang bảo lưu đóng BHXH thì không cần xác nhận của cơ quan đang làm việc. Địa điểm nộp như sau:

+ Trong trường hợp nộp hồ sơ giấy:  Người lao động có thể thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

+ Trường hợp người lao động thực hiện giao dịch điện tử: Các đơn vị sử dụng lao động cần thực hiện các thủ tục về đổi, cấp lại hay điều chỉnh các thông tin trên sổ BHXH của người lao động sẽ thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm của Tổ chức I-VAN hoặc kê khai BHXH Việt Nam. Sau đó, hồ sơ được ký điện tử và gửi đến nơi bạn thực hiện lập hồ sơ là Tổ chức I-VAN hoặc Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

Sau khi các giấy tờ trong hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH hoàn thành, người lao động nhận sổ qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc bộ phận 1 cửa của cơ quan BHXH. Các đơn vị sử dụng lao động nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH và trả kịp thời cho người lao động.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin cần thiết về đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH. Trong trường hợp bạn thay đổi thông tin trên sổ BHXH, bị hỏng hoặc mất sổ BHXH, người lao động sẽ được cấp lại sổ BHXH. Thủ tục và thời gian cấp đã được vieclam123.vn ghi rõ ở trên, người lao động cần nắm rõ thời gian và thủ tục để có thể hoàn tất xin cấp lại sổ BHXH nhanh chóng và kịp thời.