1. Cách viết email bằng tiếng Anh cơ bản

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta vẫn thường sử dụng email bằng tiếng Anh để viết thư cảm ơn, xin lỗi, lời mời,.. với những người bạn hay đối tác nước ngoài. Email bằng tiếng Anh còn được sử dụng với mục đích thương mại, trao đổi, hay phàn nàn về sản phẩm, dịch vụ.

Một email bằng tiếng Anh hoàn chỉnh sẽ bao gồm những phần chính sau:

+ Salutation & Greeting (Chào hỏi)

+Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)

+ Reasons for writing (Lý do viết thư)

+ Main point (Nội dung chính)

+ Concluding sentence (Kết thúc email)

+ Signing off (Ký tên)

Mỗi phần được nhắc đến trên đây sẽ bao gồm những thông tin cụ thể sau:

1.1. Chào hỏi

Bạn dùng cấu trúc Dear+ danh xưng+ tên người nhận,

Ví dụ:

• Dear Mr. Peter, Dear Ms. Hoa,

Trong trường hợp bạn không biết rõ tên người nhận, bạn có thể viết một cách lịch sự chung chung như: 

• Dear Sir/Madam,

Với những người bạn thân thiết, để cách nói trở nên thân mật, chúng ta có thể mở đầu email bằng lời chào: 

• Hi, Nam, 

• Hello, Linh

1.2. Lời chào hỏi ban đầu

Trước khi bắt đầu nói về nội dung chính của bức thư, chúng ta nên có lời chào hỏi ban đầu để tạo ấn tượng tốt với người đọc. Tùy vào từng đối tượng nhận email và mục đích viết thư mà chúng ta có thể sử dụng những lời chào hỏi ban đầu khác nhau. Cụ thể:

Hỏi thăm sức khỏe thân mật:

• How are you? (Bạn vẫn khỏe chứ?)

• How are you doing? (Dạo này anh làm gì rồi?)

Hỏi thăm một cách trang trọng hơn:

•  I hope that you are doing well. (Tôi hy vọng rằng bạn vẫn khỏe)

• I wish that you had a nice day. (Tôi hy vọng rằng bạn đã có một ngày tốt lành)

Nếu bạn đang hồi đáp thư của một đối tượng nào đó, mở đầu bức thư nên là lời cảm ơn: 

• Thank you for your reply. (Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp)

•  Thank you for contacting us.

1.3. Giới thiệu chung, mục đích, lí do viết thư

Sau khi đã có lời chào hỏi đầu tiên, bạn nên nói cho người đọc về mục đích viết email, bởi lúc này họ chắc chắn đang rất tò mò về nguyên nhân của bức thư này. Bạn có thể viết về lí do viết thư theo một số cách như:

• I am writing to ask about the product of your company. (Tôi viết email này để hỏi thêm thông tin về sản phẩm của quý công ty)

• I am writing with reference to other services of your company. (Tôi đang viết thư để tham khảo thêm về dịch vụ khác của quý công ty)

• I am writing to clarify some points of the contract that was signed yesterday with your company. (Tôi viết thư này để làm rõ một vài điểm trong hợp đồng cái mà được kí kết vào hôm qua với công ty của bạn)

• I would be interested in your customer care services policies and I would like to have more information about this. (Tôi cảm thấy thú vị với chính sách chăm sóc khách hàng của công ty bạn và tôi muốn biết thêm thông tin về điều này)

• I am writing to complaint about your service that I receive last week. (Tôi đang viết thư này để phàn nàn về dịch vụ ở bên bạn, cái mà tôi nhận được vào tuần trước.)

• I would like to contact you for the following reason. (Tôi muốn liên hệ với bạn vì một số lí do sau)

1.4. Nội dung chính

Khi đã có lời chào hỏi ban đầu, giới thiệu khái quát về mục đích viết thư, chắc hẳn người nhận đã hiểu được phần nào mục đích của bạn. Tiếp theo, bạn cần trình bày nội dung chính của bức thư một cách rõ ràng, mạch lạc nhất. Tùy vào từng mục đích mà bạn viết phần “main content” trong email khác nhau. Tuy nhiên, bạn cũng có thể áp dụng một số mẫu câu dưới đây cho nhiều email khác nhau:

Khi đề cập đến vấn đề được nhắc tới trước đó:

• As I mentioned before,...(như tôi đã đề cập trước đó)

• Regarding to,..../Concerning…/With regards to…..(Về vấn đề…./Liên quan tới vấn đề/ với vấn đề……..)

Khi muốn đưa ra yêu cầu cụ thể:

• I would be satisfied if + yêu cầu cụ thể (tôi sẽ cảm thấy rất thỏa mãn nếu như….)

• I would like to have more information about…..(Tôi muốn có nhiều thông tin hơn về……)

• Could I have more details about….(Tôi có thể có thêm chi tiết về….được không?)

Khi bạn muốn thông báo tin tốt lành tới đối tượng nhận email:

• I am very happy to announce that…..(Tôi cảm thấy rất vui khi thông báo rằng……..)

• I am delighted to inform you that….(Tôi rất vui khi thông báo với bạn rằng)

• You will be interested to hear that……….(Bạn chắc chắn sẽ rất thú vị khi nghe tin này)

Khi muốn thông báo một tin không tốt lành đến với đối tượng đọc email:

• We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)

•  It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)

•  After careful consideration we have decided… (Sau khi đã xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định…)

•  I am writing in reply to your letter of regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để trả lời lá thư của bạn tờ hóa đơn chưa được thanh toán của bạn)

Khi muốn phàn nàn về sản phẩm, dịch vụ mà bạn nhận được hoặc một vấn đề gì đó:

• I would like to express my dissatisfaction with your products. (Tôi muốn thể hiện sự không hài lòng của tôi về sản phẩm bên bạn)

• I would like to complain about the carelessness in your work. (tôi muốn phàn nàn về sự thiếu cẩn trọng trong công việc của quý công ty)

• I would like to query the service charges that seem very high compare with other companies. (Tôi muốn thắc mắc về phí dịch vụ, cái mà dường như rất cao so với những công ty khác)

Khi bạn viết email với mục đích xin lỗi:

• We are so sorry for this inconvenient caused by the bad weather so that the plane couldn’t take off on time. (Chúng tôi rất xin lỗi bởi sự bất tiện này được gây ra bởi thời tiết xấu nên chuyến bay không thể cất cánh đúng giờ)

• I would like to apologise for our carelessness. (Tôi muốn xin lỗi về sự bất cẩn của chúng tôi)

Khi bạn viết email với mục đích hủy đơn hàng, sản phẩm:

• Thank you for your quotation about this trip but I would like to cancel my order………..(Cảm ơn bạn vì đã báo giá chuyên đi này nhưng tôi muốn hoãn lịch trình……)

1.5. Kết thúc email

Phần kết thúc email, bạn có thể khái quát lại nội dung đã được trình bày bên trên hoặc nêu lên mong muốn sớm nhận được thư phản hồi từ người nhận. Cụ thể:

• I hope to receive your reply soon. (Tôi mong rằng sớm nhận được phản hồi từ bạn)

• Please let me know if you have any other ideas. (Vui lòng cho tôi biết nếu như bạn có bất kì quan điểm nào khác)

• I look forward to your feedback. (Tôi mong chờ phản hồi của bạn)

• I would be grateful if you can reply me as soon as possible. (Tôi sẽ rất vui nếu bạn phản hồi email của tôi ngay khi có thể)

• Please respond us at your earliest convenience. (Vui lòng phản hồi chúng tôi sớm nhất có thể)

1.6. Phần chữ ký

Cuối mỗi email thường là phần chữ ký của người viết thư. Một số cách viết trong email tiếng Anh trước khi bạn ký tên của mình như sau:

Cách viết thân mật, dành cho bạn bè, người thân, người có mối quan hệ thân thiết: best, best wishes, regards, take care, bye

Cách viết trang trọng khi viết email công việc cho đối tác, khách hàng: Best regards, warm regards, your sincerely,...

Trường hợp ở phần mở đầu bạn không để cập đến tên đối tượng nhận thư thì ở phần chữ ký bạn có thể sử dụng: yours faithfully. 

2. Một số lưu ý trong cách viết email bằng tiếng Anh

Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý một số điểm sau đây để email của bạn thật sự chuyên nghiệp và không làm mất cảm tình của người đọc đối với bạn.

• Không viết tắt

• Sử dụng “would like” thay vì “want”, dùng “may”, “could” thay cho “can”, dùng “would” thay cho “will”.

• Dùng “Dear” ở đầu email và dùng “Please” khi muốn đưa ra yêu cầu dù đây có là một bức thư phàn nàn thì cũng cần lịch sự.

• Câu văn phải có đầy đủ các thành phần câu, không nên viết những câu phức tạp có đến 3-4 mệnh đề

• Tránh những lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp cơ bản

3. Một số từ viết tắt thông thường trong email bằng tiếng Anh

Trong email bằng tiếng Anh, bạn cũng có thể sử dụng những từ viết tắt được công nhận dưới đây:

• ASAP: as soon as possible

• CC: carbon copy (lá thư được gửi cho nhiều người và người nhận được biết bạn đã gửi cho những ai)

•  ENC = enclosure (email có kèm theo giấy tờ)

• PP = per procurationem (Ký thay cho người viết thư)

• PS = postscript (dùng cho thư viết tay khi bạn muốn viết thêm thông tin gì đó mặc dù đã kết thúc thư)

•  PTO (informal) = please turn over (email có hai mặt, mặt sau)

• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Như vậy, trên đây là cách viết email bằng tiếng Anh mà bạn nên biết để có thể vận dụng trong công việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày. Vieclam123.vn chúc các bạn có thể thành thạo trong việc viết email bằng tiếng Anh và luôn thuận lợi, suôn sẻ trong công việc.

>> Tham khảo ngay:

• Mách bạn cách viết một lá thư bằng tiếng Anh chuẩn nhất!
• Viết đơn xin việc bằng tiếng Anh sao cho chuẩn