1. Tìm hiểu về biểu mẫu xác nhận mức lương

1.1. Biểu mẫu xác nhận lương là gì?

Biểu mẫu xác nhận lương (còn được gọi là giấy xác nhận thu nhập). Đây là loại giấy tờ được dùng để chứng minh tài chính và xác định mức thu nhập trên thực tế. Qua đó xác nhận mức lương hàng tháng của cá nhân trong các doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức.

Giấy xác nhận lương sẽ do người lao động lập và yêu cầu người sử dụng lao động xác nhận mức lương thực tế hàng tháng của người lao động tại cơ quan, doanh nghiệp nhằm chứng minh được tài chính của người đó.

Khi nộp giấy xác nhận mức lương, cá nhân có thẩm quyền sẽ xem xét và kiểm tra để cấp cho người yêu cầu biểu mẫu xác nhận mức lương.

Xem thêm: Cách soạn mẫu giấy ủy quyền nhận tiền lương hưu chuẩn theo quy định

1.2. Mục đích của giấy xác nhận lương là gì?

Giấy xác nhận lương có mục đích là để chứng minh tài chính và xác nhận thu nhập. Nó được sử dụng như một loại tài liệu quan trọng để bổ sung cho các loại hồ sơ có liên quan đến các thủ tục như:

- Thủ tục vay vốn ngân hàng.

- Hồ sơ mua nhà ở xã hội.

- Quyết toán vấn đề thuế thu nhập cá nhân.

- Xin visa để sang nước ngoài đi du lịch, du học.

- Làm thủ tục để được định cư nước ngoài.

- Chứng minh thu nhập để giành quyền nuôi con khi ly hôn giữa vợ và chồng.

1.3. Đặc điểm của biểu mẫu xác nhận lương

Biểu mẫu xác nhận lương có 2 đặc điểm chính như sau: 

- Về nội dung: Biểu mẫu xác nhận các thông tin liên quan đến tiền lương của người lao động bao gồm các vấn đề về lương, thưởng, phụ cấp,... Đặc biệt là giấy xác nhận mức lương có thể xác nhận mức lương hàng tháng nhưng nó cũng có thể xác nhận mức lương trong một khoảng thời gian cụ thể tùy vào mục đích của người muốn xác nhận.

- Về độ bảo mật: Việc xác nhận lương không giống với việc xác nhận các công tác. Đây là vấn đề có liên quan nhiều đến bảo mật thông tin về chính sách lương thưởng của đơn vị nhất là đối với những người làm kinh doanh. Chính vì vậy mà việc xác nhận lương phải được thực hiện với mục đích hợp lý.

2. Cách viết biểu mẫu xác nhận lương

2.1. Nội dung trong mẫu giấy xác nhận lương

2.1.1. Phần mở đầu

Giống như tất cả các loại văn bản hành chính khác thì Quốc hiệu, tiêu ngữ là nội dung không thể thiếu trong giấy xác nhận lương “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

Tên của biểu mẫu này được viết bằng chữ in hoa và có dấu và được căn chính giữa của văn bản, cụ thể là “GIẤY XÁC NHẬN LƯƠNG”

2.1.2. Phần nội dung

Trong nội dung của biểu mẫu xác nhận lương cần phải đề cập đến các nội dung như sau:

Phần kính gửi: Nội dung này sẽ phụ thuộc vào nơi mà người người lao động đang làm việc  

(doanh nghiệp, tổ chức, các cơ quan...) Bạn có thể viết nội dung kính gửi đến Ban Giám đốc hay Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình đang công tác, làm việc.

Tiếp đến là các thông tin về họ và tên, ngày sinh, số chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân ( thông tin về ngày cấp và nơi cấp), địa chỉ thường trú, số điện thoại liên hệ.

Thông tin về cơ quan, đơn vị đang công tác. Cần ghi đầy đủ tên công ty, doanh nghiệp, cơ quan tổ chức. Tuy nhiên, người khai phải khai đúng với tên theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc theo Quyết định thành lập.

Tải biểu mẫu xác nhận lương chuẩn nhất tại đây:

Mẫu biểu mẫu xác nhận lương

Các thông tin về địa chỉ, số điện thoại, vị trí, chức danh (chức vụ) cần ghi cụ thể chức danh hoặc chức vụ của người khai như trưởng phòng, phó phòng, nhân viên, chuyên viên,…

Cần ghi cụ thể loại hợp đồng đang làm việc tại công ty và ghi rõ đó là hợp đồng không có thời hạn hay là hợp đồng có thời hạn là bao lâu,…

Tiếp đến là thông tin về thu nhập hàng tháng của người xin xác nhận lương. Đó có thể là thu nhập trong một tháng hoặc trong một thời gian cụ thể nào đó. Tùy vào yêu cầu của người xin xác nhận lương.

Sau đó đề cập đến lý do viết giấy xác nhận lương. Tùy vào mục đích mà cá nhân muốn xin giấy xác nhận lương. Bạn có thể ghi lý do trong giấy là để chứng minh tài chính hoặc chứng minh đủ điều kiện mua nhà ở xã hội,…

2.1.3. Phần kết thúc

Trong phần kết thúc của biểu mẫu xác nhận lương cần có thông tin về cam kết, lời cảm ơn và chữ ký xác nhận của công ty và người khai: 

“Tôi xin cam đoan những lời khai trên là chính xác, nếu các nội dung trên không đúng sự thật tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật và trước Công ty.

Kính mong Giám đốc/ Tổng Giám đốc xem xét xác nhận.

Tôi xin chân thành cảm ơn!”

Sau đó là chữ ký phía công ty bao gồm họ và tên, chữ ký, chức vụ và đóng dấu của người ký và chữ ký kèm họ và tên của người khai.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Nội dung cơ bản của mẫu đơn xin nâng lương trước thời hạn

2.2. Một số lưu ý về nội dung và cách trình bày biểu mẫu xác nhận lương

Nội dung trong mẫu giấy xác nhận lương cần phải được trình bày một cách rõ ràng và mạch lạc. Các nội dung phải được trình bày một cách khoa học nhất. Đảm bảo được thứ tự trước sau đúng với cấu trúc cần thiết đã nêu bên trên của loại biểu mẫu này. Chú ý các nội dung khi hết ý thì phải được viết xuống dòng. Không viết các nội dung liền mạch vì như thế sẽ không đảm bảo được nội dung giấy xác nhận là chính xác.

Tất cả các nội dung đã đề cập ở trên đều phải chính xác hoàn toàn. Vì đây là những thông tin có giá trị và có ảnh hưởng đến các thủ tục liên quan khác. Nếu như các nội dung không được trình bày một cách chính xác thì bạn hoàn toàn phải chịu trách nhiệm bởi những gì mà bản thân đã đưa ra trong giấy xác nhận trên.

Khi viết chú ý không để mắc phải các lỗi sai chính tả vì như vậy sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp của biểu mẫu xác nhận. Vậy nên trước khi hoàn thành xong biểu mẫu bạn cần phải kiểm tra lại thật kỹ các nội dung cũng như là cách trình bày để nội dung hoàn toàn được chính xác trước khi gửi đi.

3. Người có thẩm quyền ký giấy xác nhận lương

Khi làm biểu mẫu xác nhận mức lương cho các cá nhân lao động tại các doanh nghiệp, sau khi hoàn thiện xong văn bản này thì người lao động cần gửi đến cho người sử dụng lao động tại cơ quan, đơn vị mà mình đang làm việc để có thể xin xác nhận mức lương.

Nếu người lao động khi làm việc trong các doanh nghiệp thì cần phải có chữ ký xác nhận mức lương của giám đốc doanh nghiệp.

Nếu trong trường hợp người lao động làm việc tại các cơ quan, đơn vị thuộc nhà nước thì cần nộp giấy xác nhận lương này cho cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình để xin xác nhận mức lương.

Trên đây là một số thông tin và hướng dẫn về biểu mẫu xác nhận lương mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết này của vieclam123, bạn đọc có thể làm được giấy xác nhận lương phù hợp với mục đích của bản thân nhé!