1. Tìm hiểu về biên bản phạt nhân viên

1.1. Xử phạt về các vi phạm trong công ty

Người lao động khi vi phạm vào những nội quy và quy chế của công ty thì sẽ bị lập biên bản phạt nhân viên. Những quy chế này đã được nêu rõ trong biểu mẫu quy định công ty mà mỗi công ty xây dựng. Nhân viên sẽ bị xử lý theo các quy định của công ty được ghi trong hợp đồng đã ký với công ty. Tuy nhiên khi bị xử phạt thì người sử dụng lao động cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, người sử dụng lao động cần chứng minh được lỗi mà người lao động mắc phải. Tất nhiên, khi kết tội một ai đó thì cần phải thực hiện điều tra các vi phạm xem họ đã vì phạm vào điều gì, khoản gì. Vậy thì người lao động mới có thể biết lỗi mà mình đã vi phạm và vi phạm vào những quy định gì của công ty.

Thứ hai, cần có sự có mặt của tổ chức đại diện người lao động. Nếu trường hợp mà các công ty hay tập đoàn lớn có tổ chức công đoàn thì cần phải có người đại diện xử phạt người lao động để đảm bảo được các quyền lợi của người lao động.

Thứ ba, việc xử phạt phải được lập thành văn bản để làm bằng chứng chứng minh các vi phạm của người lao động và tránh được những mâu thuẫn có thể xảy ra sau này.

Xem thêm: [CHI TIẾT]Biểu mẫu quy trình đào tạo nhân viên mới ấn tượng nhất

1.2. Cách viết biên bản phạt nhân viên

1.2.1. Mở đầu biên bản

Nội dung trong phần mở đầu của biên bản phạt nhân viên gồm có các thông tin như sau: tên công ty/ doanh nghiệp, số của quyết định ban hành, Quốc hiệu & tiêu ngữ, địa điểm và ngày soạn thảo biên bản, tên biên bản.

Các thông tin sẽ được trình bày theo thứ tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Nội dung của những thông tin trên được thể hiện như sau:

Trong biên bản thì nội dung về tên của công ty/ doanh nghiệp cùng với số quyết định sẽ được viết đầu tiên ở lề bên trái của biên bản. 

“CÔNG TY….

Số: ..”

Bên cạnh tên công ty/ doanh nghiệp là nội dung của Quốc hiệu và tiêu ngữ được viết ở lề bên phải: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”

Địa điểm, ngày soạn thảo văn bản: “…., ngày…. tháng…. năm …” sẽ được viết ngay bên dưới của Quốc hiệu, tiêu ngữ.

Cuối cùng là tên của biên bản được trình bày ở chính giữa giấy với cỡ chữ to và in đậm để làm nổi bật nội dung mà biên bản muốn đề cập: “BIÊN BẢN PHẠT NHÂN VIÊN”

Tải biên bản phạt nhân viên

1.2.2. Nội dung biên bản

Trong biên bản phạt nhân viên cần đề cập đến các thông tin chung về người vi phạm: họ và tên người vi phạm, chức vụ, phòng/ ban, ngày vi phạm, địa điểm vi phạm, hình thức vi phạm, thiệt hại (nếu có),..

Ví dụ: “- Tên nhân viên (ghi đầy đủ họ và tên)

- Chức vụ (ghi chức vụ cụ thể)

- Phòng/ ban (nơi mà nhân viên làm việc)

- Ngày vi phạm:

- Địa điểm vi phạm

- Hình thức vi phạm

- Thiệt hại (nếu có)”

Ngoài các thông tin trên thì trong văn bản cũng cần có thêm các thông tin về những lần nhắc nhở trước đó của công ty. Tức là các mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên trước đó, xem xét nhân viên này đã vi phạm và bị nhắc nhở bao nhiêu lần. Mỗi công ty, doanh nghiệp lại có một quy định khác nhau về việc lập biên bản phạt nhân viên. Thông thường, khi các công ty có nhân viên vi phạm nội quy, quy định của công ty thì sẽ không tiến hành phạt ngay. Nếu nhân viên đó vi phạm quá số lần mà công ty đã đưa ra thì mới tiến hành việc lập biên bản.

Dựa vào điều đó mà trong biên bản phạt của nhân viên thì cần đưa ra các lần phạt trước đó của nhân viên để làm cơ sở cho việc lập biên bản.

Nội dung trong phần này có thể kẻ bảng hay liệt kê tùy thuộc vào cách trình bày của người viết. Tuy nhiên bạn có thể lựa chọn cách kẻ bảng để nội dung được thể hiện một cách rõ ràng nhất.

Nội dung trong phần này bao gồm các lần nhắc nhở, cảnh cáo (tối đa là 3 lần). Trong các lần vi phạm thì cần có thông tin về các lỗi vi phạm: thời gian vi phạm, người nhắc nhở, tang vật thu được (nếu có).

Ví dụ: “Nhắc nhở, Bằng văn bản, Thời gian,Người lập biên bản

Cảnh cáo lần 1:                

Cảnh cáo lần 2:                

Cảnh cáo lần 3:                

Tang vật thu được khi vi phạm (nếu có):....

Ý kiến của nhân viên đã vi phạm:....”

Tiếp đến là nội dung của hình thức xử phạt:….(trong viên bản có thể lựa chọn các hình thức sau như: nhắc nhở, cảnh cáo, theo dõi, đình chỉ sa thải hay các hình thức khác tùy thuộc vào mức độ vi phạm của nhân viên).

Cuối cùng là kết luận chung của việc lập biên bản. Trong kết luận chung bạn nên trình bày một câu ngắn gọn như: “Kết luận: Biên bản quyết định xử lý nhân viên, phòng (ban) về việc…..”

1.2.3. Kết thúc biên bản

Phần kết thúc của biên bản phạt nhân viên cần có các thông tin về tên và chữ ký của: người lập biên bản, người bị lập biên bản, người chứng kiến, ban lãnh đạo thì văn bản mới trở nên có hiệu lực. Trong nội dung này nên có đầy đủ hết tất cả tên và chữ ký của những người trên để đảm bảo là văn bản trở nên có giá trị. Nếu không có chữ ký của một trong những người này thì văn bản rất dễ trở thành văn bản phiến diện, một phía vì không đáp ứng đủ những yêu cầu được đặt ra.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Nội dung biên bản xét thi đua khen thưởng cuối năm mới nhất

2. Những lưu ý khi viết biên bản phạt của nhân viên

Khi viết biên bản phạt nhân viên thì người lập biên bản cần chú ý đến nội dung được đề cập và cách trình bày trong biên bản. Nội dung của biên bản phải đảm bảo cung cấp được đầy đủ các thông tin của người vi phạm bao gồm: các lỗi vi phạm, ngày vi phạm và hình thức xử lý. Đây là một trong những thông tin quan trọng nếu thiếu các thông tin này thì văn bản sẽ không đảm bảo được giá trị và tính khách quan khi xử phạt.

Nội dung của biên bản nên trình bày một cách ngắn gọn nhưng vẫn đủ thông tin. Sẽ chẳng có ai lập một biên bản xử phạt dài tận 2 - 3 trang giấy. Một biên bản xử phạt của nhân viên thì nên có đội dài tối đa là 1 trang giấy để thông tin được thể hiện một cách cô đọng nhất. Nếu biên bản trình bày một cách dài dòng thì văn bản sẽ khiến người đọc trở nên mông lung vì có thể không xác định được những lỗi vi phạm của nhân viên. Đồng thời một văn bản dài cũng sẽ khiến cho việc thông báo mất nhiều thời gian hơn.

Khi viết biên bản này thì bạn cần chú ý đến cách trình bày vì đây là văn bản sẽ được nhiều người đọc, quan sát, ký biên bản nên hình thức của biên bản phải được đảm bảo là gọn gàng, sạch đẹp nhất. Thống nhất một phông chữ, kiểu chữ để biên bản đảm bảo được tính nhất quán và trang trọng nhất.

Trên đây là cách viết biên bản phạt nhân viên chuẩn mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết trên đây, bạn đọc có thể soạn thảo được biên bản phạt dành cho nhân viên ở các công ty, doanh nghiệp một cách chính xác nhất. Bạn hãy tham khảo cách viết các mẫu văn bản khác tại vieclam123.vn nhé!