1. Tại sao cần trả lời thư mời phỏng vấn?

Khi nhận được thư mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, rất nhiều ứng viên, đặc biệt là những ứng viên chưa có nhiều kinh nghiệm thường cảm thấy rất bối rối, không biết trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào, thậm chí còn không biết có nên trả lời thư mời phỏng vấn hay không!

Câu trả lời là: bạn chắc chắn cần phải trả lời thư mời phỏng vấn.

Nếu bạn có thể tham gia buổi phỏng vấn theo thời gian được sắp xếp bởi nhà tuyển dụng, bạn cần xác nhận để nhà tuyển dụng biết được bạn có thể tham gia.

Nếu bạn muốn có sự thay đổi trong thời gian phỏng vấn, bạn cũng có thể trao đổi với nhà tuyển dụng thông qua thư trả lời thư mời phỏng vấn.

Trong trường hợp bạn từ chối tham gia phỏng vấn thì cũng nên trả lời thư mời phỏng vấn để thông báo cho nhà tuyển dụng biết điều đó. Việc này thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng và tạo cơ hội cho những ứng viên khác cũng đang chờ đợi công việc này.

Việc trả lời thư mời phỏng vấn dù bạn có tham gia phỏng vấn được hay không thể hiện sự tôn trọng và thái độ chuyên nghiệp của bạn. Điều này cũng giúp hồ sơ ứng tuyển của bạn trở nên “đẹp” hơn trong mắt nhà tuyển dụng, và biết đâu tương lai nó sẽ giúp ích cho bạn thì sao? Khi bạn muốn ứng tuyển một vị trí khác trong công ty hoặc hoạt động trong lĩnh vực có mối quan hệ mật thiết trong công ty?

Đọc đến đây nếu như trước đó bạn có thói quen không trả lời thư mời phỏng vấn hoặc chỉ trả lời những thư mời mình tham gia phỏng vấn được thì hãy rút kinh nghiệm nhé. Còn bây giờ, hãy cùng theo dõi tiếp bài viết của Vieclam123.vn để biết được cần trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào nhé. 

2. Trả lời phỏng vấn như thế nào?

Khi trả lời thư mời phỏng vấn, bạn cần lưu ý một số điều sau đây:

Chọn “Reply all” (Trả lời tất cả): Bạn cần phải chắc chắn được lá thư mời phỏng vấn đó được gửi cho một mình bạn hay các bộ phận khác trong công ty nữa. Hãy chọn gửi thư trả lời của bạn tới tất cả những người nhận được thông tin về thư mời phỏng vấn giống bạn.

Trong trường hợp thư mời yêu cầu bạn gửi thư trả lời tới một địa chỉ email cụ thể, thì bạn cũng cần tuân thủ theo hướng dẫn để chắc chắn thư trả lời được tới đúng người cần đọc.

Thời gian gửi thư: bạn nên gửi thư trả lời thư mời phỏng vấn ngay khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Nếu không thể trả lời ngay thì bạn cần trả lời càng sớm càng tốt, tránh để nhà tuyển dụng chờ đợi lâu bởi bạn có thể để mất cơ hội vào tay những ứng viên khác nếu không gửi thư xác nhận phỏng vấn sớm đấy. 

Tiêu đề chứa đầy đủ tên họ của bạn: Hãy chắc chắn rằng trong thư trả lời thư mời phỏng vấn, bạn có điền đầy đủ tên họ của mình và nội dung của email. Ví dụ: “Xác nhận lời mời phỏng vấn vị trí nhân viên marketing-Nguyen Van Nam” Nội dung trả lời thư mời phỏng vấn: Đầu tiên, bạn cần gửi lời chào và cảm ơn nhà tuyển dụng đã sắp xếp cho bạn buổi phỏng vấn tại vị trí bạn ứng tuyển. Xác nhận lại thời gian và địa điểm phỏng vấn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào còn thắc mắc thì có thể hỏi nhà tuyển dụng, sau đó để lại thông tin liên lạc để nhà tuyển dụng tiện liên lạc trao đổi với bạn. 

Một số câu hỏi mà bạn có thể đặt ra cho nhà tuyển dụng nếu như trong thư mời phỏng vấn họ không đề cập đến những thông tin này như: chi tiết về buổi phỏng vấn như tên nhà tuyển dụng, chức vụ, vị trí công việc, loại hình phỏng vấn, thời gian, địa điểm phỏng vấn, hồ sơ, trang phục cần lưu ý, tài liệu cần đem theo,....Những thông tin này sẽ rất hữu ích với bạn để bạn có thể chuẩn bị cho buổi phỏng vấn một cách tốt nhất. 

Lời cảm ơn: Lời cảm ơn của bạn phần kết thư sẽ thể hiện thái độ trân trọng của bạn tới vị trí phỏng vấn này. Vì vậy, đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng nhé.

Chữ ký cuối email: chữ ký cuối email là thủ tục cuối cùng bạn cần thực hiện để hoàn thành thư trả lời thư mời phỏng vấn. Nếu có thể, bạn cũng nên để lại số điện thoại và địa chỉ liên lạc để nhà tuyển dụng tiện liên hệ với bạn nếu có bất kỳ sự thay đổi nào.

3. Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn

Mẫu 1: Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn cơ bản

To: Bộ phận nhân sự, công ty ABC

CC: [bộ phận khác có liên quan, cũng nhận được thư mời phỏng vấn giống bạn]

Tiêu đề: Trả lời thư mời phỏng vấn-Ngày 20/10/2020-Nguyen Mai Linh

Kính gửi anh/chị,

Trước tiên, tôi xin cảm ơn anh/chị và quý công ty đã sắp xếp cho tôi buổi phỏng vấn vị trí nhân viên kinh doanh vào ngày 20 tháng 10 năm 2020, tại trụ sở công ty số 123 Đinh Tiên Hoàng. Tôi rất vui vì đã nhận được thư mời phỏng vấn từ anh/chị.

Tôi viết email này để xác nhận tôi có thể tham gia buổi phỏng vấn theo thời gian mà anh/chị đã sắp xếp. Với kỹ năng và kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực kinh doanh, tôi hy vọng có thể sớm gắn bó với công ty trong thời gian tới.

Một lần nữa xin cảm ơn anh/chị đã quan tâm.

Vui lòng liên hệ với tôi theo số điện thoại 0987xxxxx, nếu anh/chị và quý công ty có bất kỳ sự thay đổi nào.

Trân trọng,

Mai Linh

Nguyễn Mai Linh.

Mẫu 2: Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn mở rộng

Kính gửi anh/chị,

Cảm ơn anh chị vì cuộc trao đổi lịch hẹn phỏng vấn vào sáng nay. Tôi rất vui vì nhận được thư mời phỏng vấn từ quý công ty cho vị trí nhân viên Content Marketing vào 15h ngày 21 tháng 10 năm 2020 tại 34 Hoàng Mai, Hà Nội.

Tuy nhiên, vào thời gian được sắp xếp trong lịch phỏng vấn, tôi có một bài kiểm tra đánh giá năng lực tiếng Anh nên không thể được. Tôi rất hy vọng quý công ty có thể sắp xếp một khung thời gian phỏng vấn khác. Tôi đã chờ đợi vị trí phỏng vấn này rất lâu và tôi rất tiếc vì sự bất tiện này.

Tôi có thể tham gia phỏng vấn vào bất kỳ khung giờ nào ngày 22 tháng 10 năm 2020. Rất mong thời gian đó là phù hợp với quý công ty để sắp xếp cho tôi buổi phỏng vấn khác.

Tôi xin chân thành cảm ơn và một lần nữa xin lỗi vì sự bất tiện này.

Rất mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty.

Trân trọng,

Mẫu 3: Thư trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

“Subject: Interview Confirmation- Digital Marketing Position-Nguyen Nam Anh

Dear Mr. Quan,

Thank you for your invitation letter for Digital Marketing Interview. I have been looking forward to this position for a long time and I am very excited about this interview opportunity. 

I confirm the date as you mentioned, 25th October,2020 at your company-98 Tay Son Street, Hanoi. I will be on time. If you have any changes, please reply to let me know in more detail.

One more time, thank you very much.

Best Regards,

Nam Anh,

Nguyen Nam Anh.”

Dịch thư:

Tiêu đề: Thư xác nhận phỏng vấn-Vị trí Digital Marketing-Nguyen Nam Anh

Gửi anh Quân,

Cảm ơn anh vì đã gửi thư mời phỏng vấn cho vị trí Digital Marketing. Tôi đã chờ đợi vị trí này rất lâu và tôi cực kì hứng thú với cơ hội phỏng vấn này. 

Tôi xác nhận có thể tham gia thời gian phỏng vấn bạn đã đề cập, vào ngày 25 tháng 10 năm 2020, tại công ty của bạn- 98 Tây Sơn, Hà Nội. Tôi sẽ đến đúng giờ. Nếu quý công ty có bất kỳ thay đổi nào thì vui lòng phản hồi lại để tôi biết được thông tin chi tiết.

Một lần nữa, cảm ơn quý công ty rất nhiều

Trân trọng,”

Như vậy, trên đây là hướng dẫn của Vieclam123.vn về cách trả lời thư mời phỏng vấn đúng chuẩn, chuyên nghiệp, lịch sự. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn khi giao tiếp với nhà tuyển dụng trong những tình huống như thế này.

>> Xem thêm tin:

• Thư từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp, lịch sự, không gây mất lòng
• Tìm hiểu thông tin về vòng phỏng vấn kế toán hữu ích nhất