Mẫu thông báo thay đổi nhân sự công ty được trình bày như thế nào? Câu trả lời sẽ được làm rõ ở nội dung bài viết dưới đây.

1. Bạn biết gì về mẫu thông báo thay đổi nhân sự?

Doanh nghiệp là một tổ chức được hoạt động dưới nhiều hình thức khác nhau, trong đó bao gồm rất nhiều hoạt động khác nhau. Những hoạt động này có thể diễn ra lần lượt hoặc diễn ra đồng thời tuỳ vào từng thời điểm.

Với mỗi vấn đề phát sinh, họ thường xử lý bằng văn bản phù hợp, vừa là để lưu trữ vừa là để giải quyết sự việc sao cho đúng quy trình.

Một trong những văn bản được sử dụng nhiều đó là mẫu thông báo thay đổi nhân sự. Rất nhiều người chưa hiểu rõ về mẫu văn bản này, nếu bạn là một trong số đó thì đừng bỏ qua những thông tin được chia sẻ dưới đây nhé.

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự là văn bản được doanh nghiệp tạo ra, nội dung chủ yếu là thông báo tình hình biến đổi nhân sự của công ty, đặc biệt là những nhân sự có vị trí lãnh đạo hoặc phụ trách.

Mẫu thông báo này sau khi được thiết lập hoàn chỉnh sẽ được gửi về các phòng ban khác trong công ty, ngoài ra chúng cũng được gửi tới các khách hàng và đối tác đang hợp tác với doanh nghiệp có nhân sự thay đổi

Mẫu thông báo này có thể xuất hiện nhiều hoặc ít tùy thuộc vào sự biến động nhân sự của công ty. Mỗi lần có nhân sự nghỉ việc mà người đó là những người chủ chốt thì doanh nghiệp sẽ thông báo để khách hàng nắm rõ.

2. Thông báo thay đổi nhân sự nhằm mục đích gì?

Chắc hẳn bạn đang thắc mắc rằng việc thay đổi nhân sự của một doanh nghiệp thì liên quan gì tới khách hàng hay đối tác mà phải thông báo sự biến động này cho họ?

Nếu không phải người làm trong nghề thì có lẽ rất ít người hiểu được mục đích của việc thông báo này.

Khách hàng và đối tác có nhu cầu được biết sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp mà họ đang hợp tác, lý do rất đơn giản, đó là vì nếu nhân sự đang hợp tác cùng họ nghỉ việc, bị sa thải hay chuyển bộ phận khác thì họ sẽ biết đường kết nối tới một người khác thay thế.

Việc thay đổi thông tin nhân sự không thông báo cho khách hàng điều đó thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với khách hàng đó. Đương nhiên nếu là khách hàng khó tính thì họ sẽ không dễ dàng chấp nhận hành động này từ phía doanh nghiệp.

Có thể bạn chưa biết, việc thông báo sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp tới khách hàng còn có một vai trò vô cùng quan trọng đó là tránh việc nhân viên cũ lợi dụng mối quan hệ này để thực hiện mục đích cá nhân.

Trên thực tế, có không ít nhân viên sau khi đã tạo được tệp khách hàng quen thuộc trên danh nghĩa của công ty thì họ nghỉ việc. Đương nhiên sẽ chẳng có gì đáng nói nếu như họ cứ lẳng lặng nghỉ việc theo đúng quy trình mà doanh nghiệp đưa ra nhưng không, họ vẫn dùng danh nghĩa của công ty để gợi ý cho khách hàng những phi vụ hợp tác cá nhân. Điều này rất gây ảnh hưởng tới hình ảnh cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài những mục đích nêu trên, việc thay đổi nhân sự còn là cách để doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi cho chính mình. Đương nhiên là áp dụng với những trường hợp nhân sự cũ không còn khả năng đáp ứng yêu cầu của công ty hoặc đó là nhân sự yếu kém cần thanh lọc,...

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự bản chất chỉ là một lá thư gửi tới khách hàng hoặc đối tác, chính vì vậy nó không phải là văn bản hành chính mang tính pháp lý và cũng không phải tuân theo 1 form cố định nào. Việc trình bày nội dung hay thể hiện thông báo như thế nào là hoàn toàn tuỳ thuộc vào doanh nghiệp, theo đó mỗi doanh nghiệp có thể có những cách trình bày riêng để mẫu thông báo của mình trở nên ấn tượng.

Nếu chưa biết hình thức trình bày mẫu thông báo này, hãy xem gợi ý chi tiết ở nội dung bên dưới bạn nhé.

3. Cách thức trình bày thông báo thay đổi nhân sự chuẩn nhất

Mặc dù nội dung của mẫu thông báo này không quá dài thế nhưng bạn có thể tạm chia bố cục của mẫu thông báo thành 3 phần khác nhau như những văn bản khác để thuận tiện cho việc hiểu rõ nội dung.

Với mỗi phần, nội dung sẽ là khác nhau và sở hữu độ dài ngắn khác nhau. Bạn sẽ phải trình bày từng phần như thế nào, những chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn sớm sở hữu nội dung hoàn chỉnh.

3.1. Cách trình bày phần mở đầu mẫu thông báo thay đổi nhân sự

Về cơ bản thì mẫu thông báo biến động nhân sự tại các doanh nghiệp không phải là giấy tờ quá ghê gớm và gây khó khăn cho bạn. Cho nên hãy cứ thoải mái khi trình bày mẫu thư này để hiệu quả được tăng cao nhé.

Trong phần mở đầu, người soạn thông báo cần chú ý trình bày đầy đủ và chính xác một số nội dung theo gợi ý sau đây:

- Tên doanh nghiệp: Bạn sẽ trình bày ở góc trái của văn bản, lưu ý viết chữ in hoa toàn bộ để phù hợp với nguyên tắc trong văn bản nhé.

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Cùng hàng với Tên doanh nghiệp nhưng vị trí của thành phần này sẽ nằm ở bên phải, trên cùng của văn bản thông báo. Tương tự bạn cũng viết chữ in hoa toàn bộ đối với dòng đầu tiên, dòng thứ 2 chỉ viết hoa chữ cái đầu các cụm từ được ngăn cách bởi dấu gạch ngang.

- Đừng bỏ qua yếu tố quan trọng đó là Thời gian và Địa điểm thông báo

- Tiêu đề của thông báo: Bạn có thể dựa vào nội dung thông báo để đặt tiêu đề sao cho vừa ngắn gọn, súc tích lại chính xác.

Ví dụ: 

MẪU THÔNG BÁO THAY ĐỔI NHÂN SỰ

THÔNG BÁO BIẾN ĐỘNG NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP

THÔNG BÁO

V/v: Thay đổi nhân sự quản lý cấp cao của doanh nghiệp

- Tiếp theo là các căn cứ phù hợp để ra thông báo thay đổi nhân sự này, bạn có thể nhắc đến một số căn cứ như Bộ luật lao động, Luật doanh nghiệp, Quyết định cụ thể của công ty ban hành có liên quan về việc thay đổi nhân sự,...

- Kính gửi: Ở phần này bạn cần ghi rõ tên đối tượng nhận thông báo hoặc thông tin về nơi nhận thông báo này. Thường thì thông báo này sẽ được gửi cho khách hàng và đối tác đang hợp tác với doanh nghiệp.

3.2. Bạn đã biết cách đưa nội dung thông báo thay đổi nhân sự chuẩn xác?

Kết thúc phần mở đầu với khá nhiều thông tin nhỏ, tuy nhiên chúng lại là những thông tin khá đơn giản và dễ trình bày đúng không nào.

Mục đích của việc thông báo nhân sự thay đổi chính là cho đối tác, khách hàng biết được điều này. Trong trường hợp nhân sự đang làm việc trực tiếp với họ thì phía họ sẽ có sự chuẩn bị để làm việc với người mới.

Nội dung phần này chính là đề cập tới vấn đề nhân sự nghỉ việc và thông báo điều này tới khách hàng hoặc đối tác kinh doanh. Đồng thời ghi rõ tên nhân sự thay thế kèm theo chức vụ, phòng ban.

Nội dung mẫu thông báo thay đổi nhân sự không quá dài, vậy nên bạn có thể hoàn thành nó chỉ trong thời gian ngắn.

3.3. Phần kết thông báo thay đổi nhân sự nên thể hiện nội dung gì?

Phần kết mẫu thông báo thay đổi nhân sự bạn nên nêu rõ nguyện vọng được hợp tác với khách hàng và đối tác lâu dài.

Ghi rõ địa điểm, thời gian thực hiện thông báo thay đổi nhân sự và ký xác nhận để kết thúc thông báo này.

4. Những lưu ý quan trọng khi tạo thông báo thay đổi nhân sự

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự tuy không quá dài, tuy nhiên đây là văn bản được gửi tới đối tác, khách hàng của công ty cho nên nhất định bạn không được lơ là.

Chú ý lỗi chính tả khi soạn thảo nội dung vì đây là lỗi cơ bản có thể khiến doanh nghiệp giảm thiểu sự chuyên nghiệp trước khách hàng hay đối tác của mình.

Mọi thông tin về nhân sự mới nên được nêu rõ, đặc biệt là trong trường hợp nhân sự mới chính là người sẽ tiếp tục hợp tác cùng khách hàng của bạn.

Khi viết thông báo thay đổi nhân sự nên chú ý tới cách diễn đạt của mình, điều chỉnh làm sao câu văn dễ hiểu, ngắn gọn và súc tích. Tránh các lối diễn đạt dài dòng gây khó hiểu cho người đọc.

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp, vì nó không chứa những nội dung cố định cho nên bạn không nên thiết lập thành một form chung. Thay vào đó hãy linh hoạt trong từng thông báo, bạn có thể tham khảo những mẫu thông báo có sẵn trên mạng để hoàn thiện thông báo của mình.

Chúc bạn sớm hoàn thành các nhiệm vụ được giao và ngày càng thành công hơn trong công việc của mình. Theo dõi vieclam123.vn mỗi ngày để có thêm nhiều thông tin bổ ích áp dụng chúng vào cuộc sống cũng như công việc bạn nhé.

Sau đây là mẫu thông báo thay đổi nhân sự chi tiết nhất, bạn có thể tham khảo để có hình dung rõ nét hơn về văn bản này:

mau-thong-bao-thay-doi-nhan-su.docx

mau-thong-bao-thay-doi-nhan-su-chuan-nhat.docx

mau-thong-bao-thay-doi-nhan-su-moi-nhat.docx

Mau-thong-bao-thay-doi-nhan-su-phu-trach.doc