1. Tìm hiểu chung về mẫu phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho là một chứng từ được quy định theo mẫu của Bộ Tài Chính. Đây chính là một chứng từ để theo dõi các tình hình tài sản của doanh nghiệp và cũng như cung cấp các thông tin liên quan đến nguồn tài sản, biến động của tài sản. Từ mẫu phiếu nhập kho, người ta có thể căn cứ vào đó để xác định một cách chi tiết về nguyên liệu vật liệt, tài sản cố định, hàng hóa nhập vào kho và số lượng hàng tồn kho trong chính doanh nghiệp.

Mẫu phiếu nhập kho thông thường được lập ra để nhằm giúp các nhân viên kế toán tiện theo dõi hàng hóa và quản lý một cách dễ dàng trong doanh nghiệp. Những người kế toán, đặc biệt là kế toán kho thì những công việc liên quan đến nhập kho đều cần đến mẫu phiếu nhập kho và đây chính là nhiệm vụ không thể nào thiếu được của họ.

Không chỉ vậy, phiếu nhập kho cũng có thể được bên bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý đảm nhiệm. Những mẫu phiếu nhập kho sẽ cần phải lập đến 3 liên và có chữ ký của những người cấp cao trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Tham khảo cách viết mẫu biên bản đối chiếu công nợ chuẩn nhất

2. Những điều cần biết về mẫu phiếu nhập kho và cách viết

2.1. Cách điền mẫu phiếu nhập kho chuẩn xác nhất

Mẫu phiếu nhập kho sẽ cần phải tuân theo đúng mẫu của thông tư của Bộ Tài Chính. Để có thể sở hữu được mẫu này bạn hoàn toàn có thể lên mạng và tải sẵn dưới dạng file excel. Bên cạnh đó, bạn cũng hoàn toàn có thể soạn thảo mẫu phiếu nhập kho miễn là theo đúng với mẫu chuẩn mà Bộ Tài Chính đã đưa ra. Khi lập cần phải rõ số phiếu và thời gian lập và các yếu tố khác như: họ tên của người giao vật tư, số hóa đơn, tên kho, địa điểm nhập kho hàng,..đúng như theo mẫu đã ban hành.

Phiếu nhập kho mục đích chủ yếu là quản lý hàng hóa và nguyên vật liệu nhưng không phải ai cũng biết cách điền chuẩn xác. Và sau đây, vieclam123.vn sẽ bật mí đến bạn cách viết mẫu phiếu nhập kho thật chuẩn xác và đúng quy định.

2.1.1. Phần số lượng trong mẫu phiếu nhập kho

Đầu tiên, trong phần số lượng của mẫu phiếu nhập kho thì sẽ có bao gồm 4 cột A, B, C, D. Những cột này sẽ chỉ bao quanh các nội dung về hàng hóa và thứ tự từng cột nội dung bạn sẽ cần phải điền như sau:

- Với cột A thì điền thứ tự các hàng hóa, vật liệu bằng chữ số

- Tiếp đến, với cột B thì ghi đầy đủ và rõ ràng tên các loại hàng hóa

- Còn cột C thì ghi đầy đủ mã số hàng hóa. Cột này chỉ ghi thi hàng hóa đã có một mã số cụ thể.

- Cuối cùng, trong cột D người lập mẫu phiếu nhập kho sẽ ghi đơn vị tính của hàng hóa. Phần này sẽ ghi đúng như theo hóa đơn

2.1.2. Phần số lượng trong mẫu phiếu nhập kho

Trong mẫu phiếu nhập kho thì phần để điền số lượng sẽ bao gồm tất cả là 4 cột lớn và cách điền sẽ như sau:

- Với cột số 1 thì ghi số lượng theo chứng từ hoặc có thể ghi theo hóa đơn, lệnh nhập.

- Cột số 2 thì kế toán kho sẽ phải ghi vào đó số lượng thực nhật vào kho. Thường thì số liệu ở cột số 1 sẽ trùng với cột số 2. Nhưng trong trường hợp mà hàng hóa chưa về đủ hoặc xảy ra một vài vấn đề như thất thoát, hỏng, dư thừa thì cột số 1 và cột số 2 sẽ khác nhau. Đây là mục quan trong trong mẫu phiếu nhập kho cho nên người lập phiếu bắt buộc phải ghi đúng số lượng.

- Trong cột số 3 sẽ là cột giá nhập kho. Giá nhập kho này sẽ được tính bằng mức giá mua chưa có thuế của hàng hóa. Bên cạnh đó, trong mức giá này sẽ còn phải cộng kèm với các chi phí thu mua khác nếu có.

- Cuối cùng, với cột số 4 thì đây là cột thành tiền. Công thức của cột này sẽ được tính bằng đơn giá nhân với số lượng.

Bên cạnh đó, trong phần số lượng của mẫu phiếu nhập kho sẽ còn bao gồm cả dòng cộng và dòng số được viết bằng chữ. Với dòng cộng thì sẽ được tính bằng cách cộng các giá trị trên phiếu nhập từ cột số lượng, đơn giá và thành tiền. Còn với dòng số viết bằng chữ thì người điền mẫu sẽ chỉ đơn thuần diễn giải bằng chữ tổng số tiền trên phiếu nhập kho.

Cuối cùng, để hoàn thiện mẫu phiếu nhập kho thì người lập phiếu sẽ cần phải ghi đầy đủ và chính xác những thông tin về họ tên, ngày tháng lập phiếu cùng với chữ ký. Trong mẫu này để hoàn thiện thì cũng phải cần đến chữ ký của người giao hàng, chữ ký của thủ kho và chữ ký của kế toán trưởng.

2.2. Các quy cách in mẫu phiếu nhập kho

Có rất nhiều loại mẫu phiếu nhập kho khác nhau như: phiếu nhập kho 1 liên, mẫu nhập kho 2 liên, phiếu nhập kho 3 liên…Với từng loại mẫu này thì quy cách để in cũng khác nhau và sau đây chúng tôi sẽ chỉ dẫn đến bạn những quy định để in từng mẫu:

- In mẫu phiếu nhập kho 1 liên:

Khi in mẫu nhập kho 1 liên thì mẫu này sẽ được in trên giấy với kích cỡ là 16x20 cm và sẽ được đóng thành 1 quyển bao gồm 80 tờ. Mẫu phiếu nhập kho 1 liên sẽ dành cho các ghi chép không cần phải đối chiếu và có thiết kế dạng cuốn vô cùng tiện dụng. Mẫu phiếu này khi in thường sẽ được sử dụng tại bộ phận kho của các doanh nghiệp nhỏ hoặc các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ.

- In phiếu nhập kho 2 liên:

Phiếu nhập kho 2 liên khi in cũng có kích cỡ hoàn toàn tương tự với mẫu phiếu nhập kho 1 liên. Mẫu phiếu nhập kho này sẽ thuận tiện cho việc đối chiếu các thông tin số lượng kho hàng một cách rất minh bạch và cũng được thiết kế theo dạng cuốn. Mẫu phiếu nhập kho 2 liên sẽ được đóng thành 1 quyển và có thiết kế rãnh xé bao gồm 100 tờ.

- In phiếu nhập kho 3 liên: Phiếu này khi đóng thành quyển sẽ có số lượng là 150 tờ với kích thước là 16x20 cm, mẫu này cũng sẽ được đóng thành dạng cuốn và có mục đích như mẫu phiếu nhập kho 1 liên và 2 liên.

Với từng liên mẫu nhập kho sau khi in xong thì các bộ phận trong từng doanh nghiệp sẽ cần phải sắp xếp cho thật hợp lý. Với liên 1 thì sẽ được lưu lại và giữ ở ban lập mẫu. Đối với liên 2 thì thủ kho sẽ có nhiệm vụ giữ và chuyển đến cho kế toán. Còn liên 3 để  được dùng để giao cho người nhận hàng

Xem thêm: Cách viết mẫu Đề nghị thanh toán tạm ứng chi tiết nhất hiện nay

2.3. Mức giá khi in mẫu phiếu nhập kho

Với từng liên mẫu phiếu nhập kho cho từng loại khổ giấy sẽ có mức giá khác nhau. Nhưng nhìn chung khi in mẫu phiếu nhập kho sẽ không quá đắt và giá sẽ chỉ trong khoảng dưới 70.000 VNĐ.

Với khổ giấy A4 thì khi in mẫu phiếu nhập kho 2 liên sẽ có giá từ 30.000 đến 55.000 VNĐ cho từng cuốn. Còn phiếu nhập kho 3 liên sẽ có mức giá cao hơn một chút là trong khoảng từ 40.000 đến 70.000 VNĐ.

Với khổ giấy A5 thì in mẫu phiếu nhập kho 2 liên sẽ có giá từ 15.000 đến 40.000 VNĐ trên một cuốn và 3 liên sẽ có mức giá từ 20.000 đến 50.000 VNĐ.

Với những chia sẻ trên thì chắc chắn rằng bạn đã hiểu thật chi tiết về định nghĩa của mẫu phiếu nhập kho và những điều cần biết khác. Hy vọng bài viết này sẽ đem đến cho bạn những thông tin hữu ích để điền mẫu phiếu nhập kho thật chính xác.