1. Hiểu như thế nào về mẫu phiếu đề nghị tiếp khách?

Mẫu phiếu đề nghị tiếp khách là một loại giấy tờ được dùng trong khi doanh nghiệp chuẩn bị tổ chức cuộc tiếp khách khứa. Họ có thể là đối tác, là khách hàng đến với công ty để thực hiện các công tác như tham gia họp dự án hay ký kết hợp đồng, ...

Nhìn chung, chỉ cần đơn vị cần phải đón khách tới thì sẽ cần phải lập phiếu giấy tờ này. Phiếu sau khi được lập sẽ xin xác nhận từ phía ban lãnh đạo, qua đó xác định cụ thể phần phân công nhiệm vụ của từng nhân viên trong hoạt động tổ chức tiếp khách sắp tới.

2. Sử dụng phiếu đề nghị tiếp khách khi nào?

Như đã nhắc tới ở nội dung trên, mẫu phiếu giấy tờ này được lập nên khi doanh nghiệp, đơn vị có mục đích đón tiếp vị khách quan trọng. Khách đến với doanh nghiệp nhằm mục đích nào đó nhưng tựu chung lại thì đều đem đến những cơ hội hợp tác phát triển cho đơn vị.

Phiếu yêu cầu tiếp khách này có thể được chỉ định bởi chính người chủ doanh nghiệp hoặc có thể được đề xuất lên từ các phòng ban thể hiện nhu cầu tiếp khách để phát triển chiến lược công ty. Nếu ở trường hợp thứ hai, lãnh đạo sẽ là người nhận đề xuất và từ đó xem xét, phê chuẩn cho hoạt động tiếp khách được thực hiện.

Ở trường hợp không tiếp khách quan trọng nhưng vẫn cần tổ chức hoạt động này dẫn đến phát sinh chi phí thì một yêu cầu kèm theo dành cho bộ phận tiếp khách đó là lập giấy yêu cầu dựa trên form chuẩn của phiếu đề nghị tiếp khách. Sau đó, nộp lên người lãnh đạo cấp cao, cũng có thể gửi tới cấp trưởng bộ phận để xin phê duyệt. Văn bản được duyệt thì người soạn sẽ nhận lại và chuyển đến bộ phận Hành chính nhân sự để kế hoạch tổ chức được xây dựng chỉn chu, bài bản.

Thông qua những thông tin cơ bản vừa nêu ở trên, bạn đã nắm bắt được thế nào là mẫu phiếu đề nghị tiếp khách và lập giấy tờ này trong hoàn cảnh cụ thể nào. Nhưng một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu sẽ phải nắm được đó chính là cách soạn thảo mẫu giấy tờ này như thế nào cho chuẩn.

Vậy cùng vieclam123.vn giải quyết vấn đề này ngay sau đây nhé.

3. Hướng dẫn soạn thảo phiếu đề nghị tiếp khách

3.1. Hướng dẫn triển khai nội dung

3.1.1. Nội dung mở đầu trong phiếu đề nghị tiếp khách

Mở đầu rất quan trọng trong mọi trường hợp. Bởi vì phần mở đầu sẽ có nhiệm vụ đặt ra vấn đề chính. Nó phải đủ sức thuyết phục thì việc được xem tiếp giấy tờ hoặc nội dung tiếp theo được chấp thuận mới dễ dàng được tiếp nhận.

Nguyên tắc đó cũng áp dụng cho mẫu phiếu đề nghị tiếp khách. Vậy mở đầu của giấy tờ này cần được trình bày như thế nào?

Người lập cần ghi đầy đủ tên của công ty và thời điểm cụ thể thực hiện soạn thảo văn bản. Sau đó, bạn tiếp tục trình bày thông tin của cá nhân/bộ phận đưa ra đề xuất tiếp khách kèm theo lý do cho đề xuất này. Lưu ý quan trọng nhất ở phần này đó là phải viết lý do, đề xuất cần được trình bày ngắn gọn và súc tích. Tuyệt đối tránh lời văn trình bày dài dòng, mang tính kể lể gây khó chịu cho người đọc là cấp trên của bạn. Nếu mắc phải lỗi này, phiếu đề nghị của bạn rất khó được phê chuẩn.

Phần mở đầu chỉ cần lưu ý được những điều quan trọng như thế là đủ để bạn thuận lợi xây dựng nội dung mở đầu cho mẫu phiếu đề nghị về việc tiếp khách trở nên hoàn hảo. Sau phần này, nhanh chóng chuyển sang triển khai cẩn thận phần nội dung chính.

Sẽ có nhiều yếu tố cần nắm rõ và cẩn thận thì mới xây dựng được nội dung chính quan trọng của giấy tờ này hoàn chỉnh, đáp ứng đúng yêu cầu.

3.1.2. Nội dung chính trong phiếu đề nghị tiếp khách cần viết như thế nào?

Dường như các kế hoạch sơ bộ của công tác tiếp khác dự kiến sẽ được triển khai đều sẽ phải trình bày rõ ràng trong nội dung chính của mẫu phiếu. Một số nội dung bạn phải đưa ra được đó là: thông tin khách hàng với việc điền đầy đủ họ và tên; dự kiến hoạt động tổ chức tiếp đón khách sẽ do nhân viên cụ thể nào đảm nhận.

Đây sẽ là những căn cứ đầu tiên mà nhà quản lý, cấp lãnh đạo dựa vào để nhận thấy hoạt động tiếp khách có sự tổ chức bài bản, đảm bảo cho sự uy tín của công ty trong mối quan hệ với đối tác, khách hàng. Với niềm tin được tạo dựng ngay từ ban đầu như vậy, phiếu đề nghị tiếp khách càng có cơ sở để được chấp thuận, được phê duyệt nhanh chóng.

Ngoài ra, trong nội dung của phiếu văn bản không thể không có thông tin chi tiết về các nội dung tiếp khách sẽ phải chuẩn bị, những khoản phí cần chi cho buổi tiếp khách. Những thông tin này rất quan trọng để người lãnh đạo cân nhắc về khoản chi phí có hợp lý không, nếu chưa, họ sẽ trực tiếp điều chỉnh, cân đối để phù hợp.

3.1.3. Kết thúc phiếu đề nghị tiếp khách

Để xác lập tính hiệu lực cho phiếu đề nghị tiếp khách thì mẫu phiếu cần có chữ ký đầy đủ của người lập và người phê duyệt. Lưu ý điều này để khi lập phiếu, bạn sẽ tạo lập hai phần chữ ký, một chữ ký của bạn trong tư cách của người soạn thảo giấy tờ này và chữ ký còn lại sẽ xin xác nhận từ người quản lý, lãnh đạo có thẩm quyền.

Đến đây, có thể nói bạn đã kết thúc trình bày mẫu phiếu đề nghị tiếp khách. Tuy nhiên, bạn có chắc nó đã hoàn thiện?Muốn giấy tờ của mình hoàn thiện đúng những quy chuẩn cơ bản thì bạn cần lưu ý thêm một số vấn đề mà vieclam123.vn sẽ chia sẻ sau đây.

3.2. Lưu ý gì khi trình bày mẫu phiếu đề nghị tiếp khách?

Mẫu phiếu đề nghị về việc tiếp khách để mang giá trị hiệu lực, nó cần được gửi tới các bộ phận, cá nhân theo quy trình sau: từ người lập văn bản, phiếu sẽ cần được gửi tới cho người đại diện của bộ phận xác nhận về nội dung để đảm bảo mẫu phiếu đã được trình bày đúng nội dung và phù hợp về hình thức. Sau đó, giấy tờ này mới đủ điều kiện để trình lên cấp lãnh đạo xin xác nhận phê duyệt.

Nếu không chỉ đơn giản là tiếp đón khách đến với công ty mà bộ phận phụ trách còn cần phải sử dụng tài liệu quan trọng nào đó trong công cuộc đón khách hoặc phục vụ cho mục đích hợp tác, ký hợp đồng, vậy thì doanh nghiệp sẽ soạn thảo kèm theo mẫu biên bản bàn giao tài liệu cho người phụ trách tiếp khách.

Mẫu giấy tờ này là bước đệm những rất quan trọng vì có sự chuyển giao tài liệu và trở thành căn cứ xác thực việc tài liệu đã đến tay ai nắm giữ, chịu trách nhiệm. Tránh việc chỉ đề xuất bằng lời nói và trao tài liệu bằng hành động chay mà không có căn cứ ràng buộc dẫn đến việc mất mát tài liệu, không quy trách nhiệm cho đối tượng cụ thể.

Để cập nhật và soạn thảo mẫu phiếu đề nghị tiếp khách đúng chuẩn, bạn hãy tải biểu mẫu dưới đây về máy. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng văn bản này hoặc dựa vào đó để tự tay tạo lập văn bản phiếu đề nghị tiếp khách.

MẪU PHIẾU ĐỀ NGHỊ TIẾP KHÁCH 1.doc

MẪU PHIẾU ĐỀ NGHỊ TIẾP KHÁCH 2.doc

MẪU PHIẾU ĐỀ NGHỊ TIẾP KHÁCH 3.doc

Như vậy, bài viết trên đây đã cung cấp các thông tin quan trọng đủ để giúp bạn đọc khám phá ra được vai trò và cách triển khai mẫu phiếu đề nghị tiếp khách. Qua đây, mong rằng doanh nghiệp bạn sẽ luôn suôn sẻ đón tiếp được nhiều khách hàng, đối tác đến với công ty và sở hữu trong tay nhiều hợp đồng có giá trị, xây dựng được nhiều mối quan hệ hợp tác bền lâu.