1. Tìm hiểu về công văn giải trình chậm nộp báo cáo

1.1. Mẫu công văn giải trình chậm nộp báo cáo là gì?

Các công ty, doanh nghiệp trong quá trình làm việc với cơ quan thuế hay các cơ quan chức năng có thể xảy ra tình trạng nộp chậm báo cáo vì một số lý do khách quan. Khi đó, cơ quan thuế hoặc các cơ quan chức năng sẽ yêu cầu doanh nghiệp, đơn vị đó thực hiện gửi công văn giải trình về việc nộp chậm báo cáo.

Mẫu công văn giải trình chậm nộp báo cáo là loại văn bản mà các doanh nghiệp, đơn vị soạn thảo dùng để gửi lên cơ quan thuế hay các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Qua đó, cơ quan này đưa ra lý do giải trình về việc đơn vị đó đã chậm nộp báo cáo theo quy định để đưa ra hướng giải quyết.

1.2. Doanh nghiệp phải nộp loại báo cáo nào?

1.2.1. Báo cáo thuế nộp hàng tháng

Thứ nhất, về thuế giá trị gia tăng nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì cần nộp các loại giấy tờ: Tờ khai thuế giá trị gia tăng số 01/GTGT, Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra mẫu 01-1/GTGT, Bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào số 01-2/GTGT, kèm các phụ lục khác (nếu có).

Nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp cần có: Kê khai trực tiếp trên giá trị gia tăng cần có tờ khai thuế giá trị gia tăng theo mẫu số 03/GTGT. Còn kê khai trực tiếp trên doanh thu cần có tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu 04/GTGT và bảng kê hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra mẫu 04-1/GTGT.

Thứ hai, về thuế thu nhập cá nhân cần có các loại giấy tờ:Tờ khai thuế thu nhập cá nhân số 02/KK-TNCN (Đối với doanh nghiệp trả thu nhập từ tiền lương, tiền công). Tờ khai thuế thu nhập cá nhân số 03/KK-TNCN (Đối với doanh nghiệp trả thu nhập từ đầu tư vốn, từ chuyển nhượng chứng khoán, từ bản quyền…)

1.2.2. Báo cáo thuế nộp hàng quý

Nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng phải kê khai Thuế GTGT theo quý thì mỗi quý phải nộp các loại báo cáo thuế sau: Nộp báo cáo thuế giá trị gia tăng gồm các tờ khai thuế thuế giá trị gia tăng hàng quý, thuế thu nhập cá nhân và thuế thu nhập doanh nghiệp. Trong thuế thu nhập doanh nghiệp gồm: tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính quý mẫu số 01A/TNDN. Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính quý mẫu số 01B/TNDN dành cho NNT khai theo tỷ lệ thu nhập chịu thuế trên doanh thu. Ngoài ra còn cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý theo mẫu BC26-AC.

1.2.3. Báo cáo tài chính

Cung cấp bảng biểu và các thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, các luồng tiền của doanh nghiệp cho người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế. Nộp báo cáo tài chính như quy định đã được đề ra.

1.3. Thông tin trong công văn giải trình chậm nộp báo cáo

Trong công văn giải trình chậm nộp báo cáo, doanh nghiệp cần thực hiện công văn giải trình với các cơ quan chức năng khi chưa thực hiện nộp báo cáo theo yêu cầu đúng thời gian quy định. Các thông tin trong mẫu công văn giải trình chậm nộp báo cáo bao gồm các thông tin như sau:

- Thông tin kính gửi đến cơ quan chức năng yêu cầu việc nộp báo cáo

- Thông tin về doanh nghiệp bao gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở chính công ty, mã số thuế, đại diện pháp luật doanh nghiệp, chức vụ.

- Nội dung giải trình trình bày chi tiết về lý do vì sao chưa thực hiện báo cáo và nộp theo đúng thời gian.

- Đề xuất giúp đỡ: Dựa vào lý do của việc chưa hoàn thành báo cáo đúng thời hạn thì công ty sẽ đề xuất sự hỗ trợ từ các cơ quan chức năng.

Xem thêm: Mẫu công văn xác nhận không nợ thuế và thông tin chi tiết liên quan

2. Cách viết mẫu công văn giải trình chậm nộp báo cáo

Để thực hiện công văn giải trình về việc nộp báo cáo không đúng với thời gian quy định thì các công ty, doanh nghiệp cần soạn một mẫu công văn giải trình việc chậm nộp báo cáo. Cách viết đầy đủ và hoàn chỉnh của mẫu công văn này cần có những nội dung cơ bản như sau:

- Đầu tiên là thông tin về Quốc hiệu, tiêu ngữ cùng với tên doanh nghiệp.

- Tên công văn là “Công văn giải trình chậm nộp báo cáo”.

- Trong phần kính gửi cần gửi đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết việc công ty, doanh nghiệp gửi công văn giải trình việc chậm nộp báo cáo để giải quyết.

- Cung cấp các thông tin về doanh nghiệp bao gồm: Tên doanh nghiệp, mã số thuế (mã số doanh nghiệp), địa chỉ của trụ sở của công ty, số điện thoại, email liên hệ,...

Tải mẫu công văn giải trình chậm nộp báo cáo tại đây

Tham khảo mẫu công văn giải trình chậm nộp báo cáo

Thông tin về người đại diện pháp luật của công ty, doanh nghiệp (cụ thể về là thông tin về họ tên, vị trí của người đại diện).

-  Đưa ra nội dung của báo cáo giải trình:

+ Trình bày các quy định theo pháp luật và căn cứ pháp lý về nghĩa vụ phải nộp báo cáo.

+ Lý do khiến cho công ty, doanh nghiệp dẫn tới việc nộp báo cáo chậm.

+ Các giấy tờ khác liên quan được đính kèm (nếu có).

- Đưa ra lời cam đoan về thông tin về những nội dung đã trình bày ở trên là đúng sự thật.

- Đề nghị cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét nội dung mà mẫu công văn giải trình chậm nộp báo cáo vừa đề cập và đề xuất sự giúp đỡ dựa vào lý do khiến việc chưa hoàn thành báo cáo đúng thời hạn để có thể đề xuất hỗ trợ từ các cơ quan chức năng.

- Gửi lời cảm ơn đến với người tiếp nhận công văn giải trình này

- Cuối cùng là ký và ghi rõ họ tên và có đóng dấu của doanh nghiệp.

Xem thêm: Những thông tin về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN chi tiết nhất

3. Lưu ý khi viết công văn giải trình chậm nộp báo cáo

Các thông tin được đưa ra phải hoàn toàn chính xác vì đây là những thông tin quan trọng được trình lên các cơ quan có thẩm quyền nên tính xác thực phải được đặt lên hàng đầu. Nếu công ty hay doanh nghiệp đó đề cập đến các nội dung trong công văn không đúng sự thật sẽ dẫn đến việc xảy ra các vấn đề phát sinh nghiêm trọng sau này.

Khi viết công văn về việc giải trình chậm nộp báo cáo, các thông tin trong công văn phải được trình bày một cách rõ ràng và cụ thể. Các thông tin đưa ra phải ngắn gọn để đảm bảo được việc nội dung của công văn không bị lan man, dài dòng, đáp ứng được đúng tính chất mà một công văn giải trình yêu cầu.

Chú ý đến việc trình bày các nội dung sao cho hợp lý, ngoài việc phải trình bày tốt về mặt nội dung cũng cần phải chú ý đến hình thức trình bày công văn. Chú ý khi trình bày cần chú ý đến phông chữ, cỡ chữ và khoảng cách của các nội dung với nhau. Chú ý đến những lỗi sai có thể gặp phải như là lỗi sai chính tả. Trước khi hoàn thiện công văn để nộp đến các cơ quan chức năng thì cần phải kiểm tra thật kỹ xem có mắc phải những sai sót nào không để kịp thời sửa chữa.

Trên đây là hướng dẫn cách viết mẫu công văn giải trình chậm nộp báo cáo chuẩn mà bạn cần biết. Hy vọng với những nội dung mà vieclam123.vn vừa đề cập đến thì bạn đọc có thể hiểu và biết cách làm công văn giải trình việc chậm nộp báo cáo khi cần.