Không phải là bây giờ nhưng có thể sau này bạn sẽ phải thiết lập mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc, chính vì thế cần tìm hiểu cách viết nội dung cho văn bản này càng sớm càng tốt, bạn sẽ không phải bỡ ngỡ khi được yêu cầu.

1. Bạn biết gì về mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc?

Mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc là một trong những giấy tờ quan trọng do bất cứ cá nhân nào trong tổ chức, doanh nghiệp thiết lập khi cần thiết.

Trên thực tế, mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc không được quy định phải xuất hiện bao nhiêu lần thế nên tùy vào tính chất của mỗi người mà mẫu văn bản này có thể xuất hiện với tần suất nhiều hay ít.

Nội dung của biên bản là đề cập tới việc xác nhận lại phần công việc mà họ đã hoàn thành, với việc xác nhận và có văn bản rõ ràng này sẽ giúp họ được thanh toán tiền lương hoặc chuyển qua công việc mới.

Mẫu biên bản xác nhận đã hoàn thành xong công việc được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, cụ thể:

- Bạn đang thi công một hạng mục cho một nhà đầu tư, khi hoàn thành hạng mục của mình thì bạn có thể viết biên bản và yêu cầu xác nhận về việc hoàn thành đúng tiến độ của mình.

- Bạn là nhân viên được giao nhiều nhiệm vụ khác nhau, đó đều là những nhiệm vụ quan trọng vì vậy cứ hoàn thành xong 1 đầu việc thì bạn có thể làm biên bản xác nhận đã hoàn thành công việc. Hoặc có thể đợi kết thúc toàn bộ các đầu việc rồi lập biên bản, tuy nhiên cách này có thể sẽ khiến bạn bị quên thông tin từng hạng mục và bàn giao kém chi tiết. 

Xem thêm: Bật mí cách viết biểu mẫu báo cáo công việc chi tiết và đầy đủ nhất

2. Mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc có mục đích gì?

Làm sao để chứng minh phần công việc mà bạn đang đảm nhận đã hoàn thành với đối tác hoặc khách hàng của mình? Đó là dựa vào mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc.

Bên cạnh đó, việc thiết lập biên bản xác nhận hoàn thành công việc có sự chứng kiến của 2 bên và đây cũng là văn bản có giá trị pháp lý cao. Chính vì thế cho nên biên bản này có thể là bằng chứng xác thực để giải quyết các tranh chấp hay kiện tụng sau này.

Nếu như bạn chưa biết cách viết nội dung chuẩn xác của mẫu biên bản hoàn thành công việc, vậy thì ngay bây giờ hãy theo dõi những hướng dẫn chi tiết mà vieclam123.vn chia sẻ nhé.

3. Nội dung và cách viết mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc

3.1. Trong biên bản xác nhận hoàn thành công việc có những nội dung gì?

Để có một nội dung chất lượng, trước hết người soạn thảo biên bản cần nắm rõ các thành phần cấu tạo bên trong đó. Bạn đã tìm hiểu xem mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc này gồm có những phần nào chưa?

Bạn không thể có một biên bản chuẩn chỉnh nếu như làm thiếu đi một trong những phần sau đây:

- Phần mở đầu

- Phần nội dung chính

- Phần kết biên bản

Với từng phần nêu trên, bạn cần thể hiện một số nội dung quan trọng khác, vậy đó là những nội dung gì và cách viết cụ thể ra sao? Hãy cùng tôi làm rõ với những thông tin bên dưới.

3.2. Cách ghi thông tin trong biên bản xác nhận hoàn thành công việc

3.2.1. Cách ghi phần mở đầu trong biên bản xác nhận hoàn thành công việc

Vẫn là những thông tin quen thuộc, phần mở đầu của biên bản xác nhận hoàn thành công việc cũng không có nhiều khác biệt so với những mẫu biên bản khác. Nội dung cụ thể như sau:

- Quốc hiệu và Tiêu ngữ: Thành phần cốt cán và quan trọng luôn chiếm slot trên đầu, xuất hiện ở nhiều văn bản hành chính trong đó có mẫu biên bản xác nhận hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Khi trình bày bạn cần thể hiện nó thành 2 dòng tách biệt, nội dung căn giữa và viết đúng chính tả.

- Tiêu đề biên bản: Mục này cần viết chữ in hoa, to và rõ ràng, nhớ căn giữa để tạo điểm nhấn cho văn bản.

Nội dung cụ thể như sau: 

MẪU BIÊN BẢN XÁC NHẬN HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

BIÊN BẢN XÁC NHẬN HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO

BIÊN BẢN XÁC NHẬN

V/v: Hoàn thành công việc được giao

Ngay bên dưới là phần số hiệu văn bản theo quy định của công ty.

Phần mở đầu còn bao gồm một số thông tin quan trọng mà bạn không được bỏ qua đó là: Ghi rõ ngày tháng lập biên bản; Bên A/B, Mã số thuế; Trụ sở chính; Đại diện theo pháp luật của từng bên.

Lưu ý, bên A chính là bên nghiệm thu công việc, bên B là bên hoàn thành công việc và cần được xác nhận. Vì vậy ở mục thông tin của bên B (là bên nhận tiền) thì cần ghi thêm Số tài khoản ngân hàng để được thanh toán tiền công theo thỏa thuận trước đó.

3.2.2. Nội dung chính trong mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc

Nội dung chính của biên bản xác nhận hoàn thành công việc chính là xác nhận của bên nghiệm thu đối với các hạng mục công việc cần nghiệm thu.

Theo đó, bên nghiệm thu cần đưa ra các mục rõ ràng bao gồm các đầu việc cần xác nhận, các giấy tờ kèm theo công việc được bàn giao và nội dung đề nghị thanh toán theo hợp đồng đã ký trước đó.

Đó là các hạng mục mà cần liệt kê chi tiết trong biên bản này, tuy nhiên tùy vào công việc của mỗi người mà các đầu việc được liệt kê có số lượng khác nhau. 

Ngoài việc thể hiện theo kiểu liệt kê từng hạng mục, người lập biên bản xác nhận cũng có thể thiết lập bảng với các hạng mục chi tiết như Số thứ tự, Tên sản phẩm/công việc, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Ghi chú. Việc trình bày theo dạng bảng sẽ khoa học và chắc chắn khiến người xem nắm bắt thông tin hiệu quả hơn.

Ngoài ra, một yếu tố cực kỳ quan trọng mà biên bản xác nhận hoàn thành công việc không được quên đó là thông tin về Tổng số tiền cần thanh toán. Đây là mục quan trọng nhất mà 2 bên cần phải làm biên bản để xác nhận, nếu quên thì sau này có thể xảy ra kiện tụng không đáng có.

3.2.3. Bạn đã biết viết phần kết biên bản xác nhận hoàn thành công việc

Chúng ta vừa tìm hiểu những thông tin chính trong biên bản xác nhận hoàn thành công việc, vậy ở phần cuối này bạn cần trình bày những gì để hoàn tất biên bản một cách tốt nhất?

Trước khi đưa ra chữ ký, hãy xác nhận nội dung là 2 bên không còn liên quan gì tới các công việc đã được bàn giao cũng như không có quyền lợi hay nghĩa vụ gì liên quan tới sự việc này.

Sau cùng là chữ ký của đại diện 2 bên, lưu ý là ký vào phần dành cho mình để kết thúc biên bản.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao công việc đơn giản, dễ viết nhất hiện nay

4. Lưu ý quan trọng khi viết biên bản xác nhận hoàn thành công việc

Mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc là một trong những giấy tờ quan trọng do các bên liên quan chứng kiến và tạo lập. Chính vì có giá trị pháp lý cao cho nên khi trình bày cần hết sức chú ý về cả nội dung lẫn hình thức.

Cụ thể, với nội dung cần làm rõ vấn đề được bàn giao, ghi chính xác các hạng mục được bàn giao, tránh nhầm lẫn tên công việc này với đầu việc khác.

Về hình thức trình bày, cần lưu ý những tiểu tiết như lỗi chính tả, dùng từ phổ thông, diễn đạt câu ngắn gọn, súc tích,...

Khi trình bày cần làm rõ các phần với nhau để người đọc dễ nắm bắt thông tin trong biên bản.

Những lưu ý vừa rồi cũng đã khép lại bài viết của vieclam123.vn, hy vọng thông tin về mẫu biên bản xác nhận hoàn thành công việc trên đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin tham khảo phục vụ cho công việc của mình. Chúc bạn ngày càng thành công và phát triển với sự nghiệp mình đã chọn.