1. Hiểu như thế nào về biên bản làm việc với khách hàng

Biên bản làm việc với khách hàng là mẫu văn bản xuất hiện trong cuộc họp giữa hai bên: công ty bạn và đối tác/khách hàng. Biên bản làm việc này sẽ ghi lại các thông tin về địa điểm, thời gian, các nội dung được đề cập trong lần làm việc gặp gỡ công ty bạn với khách hàng.

Nói cách khác, đây là một văn bản được lập nên thể hiện mối quan hệ hợp tác giữa công ty và khách hàng. Trong đó, biên bản ghi lại nội dung thông tin về cụ thể thỏa thuận ở đã có ở quá khứ hoặc hiện tại. Biên bản tạo lập căn cứ pháp lý, là cách yêu cầu các bên thực hiện cam kết.

Nhìn chung, mẫu văn bản này sẽ ghi chép một cách đầy đủ tiến trình diễn ra theo các hoạt động của buổi làm việc với khách. Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong quá trình thiết lập mối quan hệ ngoại giao giữa đôi bên. Cụ thể, bạn cần nắm bắt những gì để có thể lập biên bản này đúng quy chuẩn?

Xem thêm: Bật mí mẫu công văn giải trình với khách hàng dành riêng cho bạn

2. Ý nghĩa của mẫu biên bản làm việc với khách hàng

Việc lập biên bản làm việc với khách hàng được lập ra một cách chủ động từ phía công ty. Thông thường sẽ do người thư ký cuộc họp thực hiện. Không phải ngẫu nhiên công ty lại ghi chép mọi vấn đề diễn ra trong cuộc họp.

Với thể loại là một văn bản biên bản, giấy tờ này sẽ giúp toàn bộ quá trình buổi họp được ghi đầy đủ để làm căn cứ xác định các nội dung quan trọng được thảo luận, thống nhất. Bên cạnh đó, mẫu biên bản làm việc với khách hàng còn là bằng chứng chứng minh tính xác thực của toàn bộ nội dung buổi thảo luận. Dựa vào đó, các bên đều có trách nhiệm thực hiện theo đúng những gì đã thỏa thuận, lên kế hoạch.

3. Hướng dẫn lập mẫu biên bản làm việc với khách hàng

3.1. Cập nhật biểu mẫu biên bản làm việc với khách hàng

Trước khi bắt tay vào triển khai nội dung cho mẫu biên bản này, bạn đọc quan tâm nhất định phải tải biểu mẫu biên bản làm việc giữa công ty với khách hàng về máy. Việc này giúp cho quá trình tìm hiểu hình thức, cách thức triển khai nội dung của văn bản được thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Ngay bên dưới, vieclam123.vn sẽ gửi tới bản biểu mẫu đúng chuẩn để có thể tham khảo, cũng có thể sử dụng ngay mẫu này áp dụng cho quá trình tạo lập biên bản:

Mẫu

3.2. Cập nhật nội dung của biên bản làm việc với khách hàng

Trong biên bản cần phải có những thành phần và nội dung cơ bản sau đây:

Quốc hiệu, tiêu ngữ: đây là yếu tố bắt buộc không thể thiếu trong tất cả các văn bản hành chính. Do đó, với biên bản này cũng phải trình bày đầy đủ.

Tên của văn bản và nội dung trích yếu.

Thời gian lập biên bản

Các thành phần tham dự buổi gặp gỡ giữa các bên

Nội dung chính của biên bản

Kết thúc biên bản

Ký tên xác nhận

Xem thêm: Tìm hiểu chi tiết mẫu công văn xin lỗi khách hàng chuẩn nhất hiện nay

3.3. Những lưu ý quan trọng khi soạn biên bản làm việc với khách hàng

Khi soạn thảo mẫu biên bản này, bạn cần chú ý thực hiện đúng theo những nguyên tắc sau:

Thứ nhất, biên bản cần có chữ ký đầy đủ của những người liên quan, đóng vai trò là người đại diện hợp pháp của các đôi bên. Bạn có thể xem ví dụ sau đây để dễ hiểu nguyên tắc thứ nhất này: khi cả hai phía là doanh nghiệp bạn và đối tác/khách hàng cùng lập biên bản trong quá trình làm việc với nhau thì giám đốc hoặc người đại diện trên phương diện pháp luật ở phía công ty sẽ phải ký xác nhận ở cả hai biên bản. Nếu người ký là trưởng phòng thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền từ giám đốc hay ủy quyền bởi cấp trên có thẩm quyền. Sự xuất hiện của giấy ủy quyền cũng sẽ được biên bản ghi lại.

Còn nếu sự thỏa thuận, làm việc chỉ ở mức hai cá nhân, bạn là chủ thể và một các nhân khác là khách hàng của bạn thì nội dung trong biên bản chỉ được đề cập đến các vấn đề thuộc về cá nhân, không nhân danh tập thể, công ty và không đưa những nội dung liên quan tới tài sản chung.

Nguyên tắc thứ hai cần được lưu ý đó chính là nội dung thỏa thuận phải phù hợp, tuân thủ tính pháp lý.

Nguyên tắc thứ ba chính là sự ràng buộc về thời gian. Biên bản phải xác định thời gian cụ thể, rõ ràng để sự thỏa thuận có cơ hội được thực thi đúng theo thời gian quy định ghi trong biên bản.

Ngoài ra, người lập cũng cần phải chú trọng đến hình thức trình bày. Mẫu biên bản này được trình bày theo chuẩn form mẫu của văn bản hành chính đã được nhắc ở phần nội dung trên. Kể từ khi form mẫu này được tạo cũng đồng nghĩa rằng giá trị pháp lý của văn bản hoàn toàn được xác lập. Như thế toàn bộ những nội dung kèm theo đó bắt buộc phải được đưa ra một cách nghiêm túc, chính xác trong lối trình bày ngắn gọn, đúng trọng tâm.

Câu chữ sử dụng để trình bày văn bản bắt buộc phải thể hiện được văn phong trang trọng, dễ hiểu, không dùng tiếng lóng hay từ ngữ địa phương để diễn đạt. Những lỗi cơ bản như chính tả tuyệt đối không được mắc phải vì biên bản sau khi được lập không chỉ ban hành nội bộ mà sẽ gửi đến cho phía đối tác xem xét và ký xác nhận.

Vậy nên, bạn hãy ghi chép cẩn thận mọi nội dung đã được nêu ra trong buổi làm việc với khách hàng. Sau đó sử dụng ngôn từ phù hợp, ngắn gọn để trình bày lại một cách đầy đủ, rõ ràng và đảm bảo tính chính xác của buổi gặp gỡ đó trong hình thức biên bản. Có như vậy, việc hợp tác giữa đôi bên mới có sự kết nối an toàn và suôn sẻ.

Như vậy, với những chia sẻ tỉ mỉ được vieclam123.vn gửi gắm qua bài viết, bạn đã nắm bắt được những lưu ý quan trọng, nguyên tắc cơ bản để trình bày mẫu biên bản làm việc với khách hàng. Rất mong qua đây, việc xây dựng biên bản sẽ trở nên dễ dàng và không làm mất của bạn nhiều thời gian.