1. Đôi nét về mẫu biên bản kiểm kê vật tư 

Mẫu biên bản kiểm kê vật tư còn có tên đầy đủ là biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa. Đây là biên bản được lập bởi kế toán, thủ kho hay bất kỳ người nào có liên quan đến kho và phụ trách việc kiểm kê hàng hóa, sản phẩm, vật tư ở trong kho. Việc lập biên bản nhằm xác định số lượng, chất lượng của những vật tư có trong kho ở tại thời điểm thực hiện việc kiểm kê.

Với những doanh nghiệp sở hữu các kho hàng thì biên bản kiểm kê vật tư chính là mẫu văn bản phổ biến và cực kỳ quen thuộc. Hiện nay có 2 mẫu biên bản để những người thực hiện việc kiểm kê có thể áp dụng chính là: Mẫu biên bản kiểm kê vật tư theo thông tư 133 và thông tư 200. Tùy thuộc vào nhu cầu hay tính chất của các vật tư, công cụ, sản phẩm trong kho mà doanh nghiệp sẽ áp dụng mẫu biên bản tương ứng sao cho phù hợp nhất. Cùng vieclam123 tìm hiểu nhé!

Xem thêm: Bật mí chi tiết mẫu quyết định đưa tài sản vào sử dụng mới nhất

2. Vai trò và mục đích của mẫu biên bản kiểm kê vật tư

2.1. Mục đích của biên bản kiểm kê vật tư là gì?

Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa, công cụ được lập ra để xác định các vấn đề như số lượng, chất lượng và giá trị của những vật tư được kiểm kê trong kho ở thời điểm đó. Điều này sẽ trở thành căn cứ xác nhận cũng như xác định được trách nhiệm trong quá trình bảo quản và xử lý các vấn đề liên quan tới công cụ, hàng hóa, sản phẩm trong kho và quá trình ghi sổ kế toán tương ứng.

Đây là sẽ mẫu biên bản không thể thiếu với các doanh nghiệp sở hữu những kho hàng cho mình. Từ đó có thể thấy được chi tiết và cụ thể về số lượng, chất lượng, giá trị tương ứng của những vật tư trong kho hàng. Qua đó đánh giá được trách nhiệm trong công việc với công tác quản lý, bảo quản kho hàng, ghi sổ sách kế toán của những người phụ trách liên quan.

2.2. Vai trò của mẫu biên bản kiểm kê vật tư

Mặc dù chỉ là biên bản kiểm kê, thế nhưng, mẫu biên bản này có ý nghĩa rất quan trọng với doanh nghiệp trong công tác quản lý kho hàng của mình.

Việc lập biên bản kiểm kê vật tư thể hiện được sự chuyên nghiệp và sự rõ ràng trong công tác kiểm kê kho hàng. Đây chính là thủ tục không thể thiếu để đảm bảo sự công bằng trong công tác đánh giá sau đó với những người phụ trách liên quan đến kho.

Cùng với đó, thông qua biên bản, người đọc có thể nắm bắt nhanh chóng về các loại vật tư, hàng hóa, vật liệu trong kho ở thời điểm kiểm kê gồm những gì, chất lượng ra sao, số lượng thế nào và giá trị tương ứng là bao nhiêu. Từ đó có thể thuận lợi hơn trong công tác phối hợp với những bộ phận khác để điều tiết quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trong kho.

Không những vậy, biên bản kiểm kê vật tư còn là căn cứ, cơ sở xác nhận về các mặt hàng có trong kho ở thời điểm kiểm kê ra sao. Từ đó đối chiếu với những sự thay đổi để nắm bắt tình hình quản lý kho hàng có hiệu quả hay không. Tránh các trường hợp thất thoát ngoài ý muốn.

Xem thêm: Biên bản định giá tài sản - Biểu mẫu quan trọng trong doanh nghiệp

3. Lập mẫu biên bản kiểm kê vật tư như thế nào?

3.1. Nội dung cơ bản của biên bản kiểm kê vật tư

Để lập được một mẫu biên bản kiểm kê vật tư chuẩn xác thì bạn sẽ cần phải xác định được chính xác những nội dung cần đề cập đến trong biên bản là gì. Điều này sẽ giúp biên bản được lập đúng mục đích và đúng nội dung truyền tải.

Thông thường, các nội dung cần được nhắc đến trong biên bản kiểm kê vật tư như sau:

- Tên của doanh nghiệp và bộ phận tương ứng

- Tên của biên bản được lập (thường sẽ là BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, HÀNG HÓA, SẢN PHẨM)

- Những người tham gia vào việc kiểm kê hàng hóa 

- Thông tin của các vật tư, hàng hóa được kiểm kê. Mục này sẽ bao gồm những vấn đề được đánh giá trong quá trình kiểm kê (số lượng, chất lượng, giá trị,...)

Làm rõ được những nội dung này thì biên bản của bạn đã lập đúng mục đích và phục vụ tốt cho quá trình xác nhận sau này.

3.2. Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa, vật tư

Thông thường, khi tiến hành việc kiểm kê vật tư trong kho hàng thì các mẫu biên bản in sẵn sẽ được sử dụng để mang đến sự tiện lợi cho người dùng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như có thể dễ dàng hơn trong quá trình kiểm kê hàng hóa khi biết được mình cần đánh giá những vấn đề cụ thể nào của các loại vật tư, hàng hóa trong kho.

Dưới đây sẽ là mẫu biên bản kiểm kê hàng hóa các bạn có thể tham khảo cho mình.

Link tải: mau-bien-ban-kiem-ke-vat-tu.doc

Link tải: mau-bien-ban-kiem-ke-vat-tu-1.doc.docx

3.3. Phương pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm kê vật tư

3.3.1. Trách nhiệm ghi biên bản

Đối với việc lập biên bản kiểm kê vật tư thì người lập cần ghi chính xác, khách quan và phản ánh đúng quá trình kiểm kê vật tư được thực hiện. 

Đặc biệt là với các nội dung như số lượng, chất lượng của hàng hóa, sản phẩm, công cụ cần được phản ánh một cách cụ thể, rõ ràng và trung thực. Điều này sẽ giúp cho quá trình đánh giá và làm rõ được trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình bảo quản, lưu trữ hàng hóa, công cụ trong kho hàng.

Biên bản sau khi được lập cần được thông qua trước toàn bộ những người tham gia vào quá trình kiểm kê để xác nhận về mặt nội dung ghi trong biên bản. Đảm bảo được độ chính xác, tin cậy cao nhất.

Cùng với đó, biên bản cũng sẽ phải được lập thành 2 bản khi đã được phê duyệt. 1 bản sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán, bản còn lại sẽ do thủ kho thực sự lưu giữ. Điều này nhằm đảm bảo việc đối chiếu, xác minh thông tin trong trường hợp sau này xảy ra các vấn đề tranh chấp liên quan.

3.3.2. Cách ghi biên bản kiểm kê vật tư

Phần đầu của biên bản sẽ gồm có 2 nội dung, bên trái sẽ là tên và thông tin của đơn vị, bộ phận sử dụng. Hoặc có thể thay thế tên đơn vị bằng con dấu của công ty. Phía bên phải sẽ hiển thị mẫu biên bản kiểm kê vật tư được sử dụng tương ứng.

Ở giữa sẽ là tên của biên bản được lập tương ứng, viết bằng chữ in hoa. Phía dưới sẽ là thời gian thực hiện việc kiểm kê vật tư, hàng hóa trong kho. Tiếp đến là thông tin của những người thực hiện và tham gia vào quá trình kiểm kê.Thường sẽ có 1 trưởng ban và những người còn lại là ủy viên. Cần ghi rõ họ tên, chức vụ tương ứng của từng người.

Về nội dung của biên bản kiểm kê vật tư sẽ được thể hiện thông qua bảng với từng trường thông tin. 

- Cột A, B, C, D sẽ ghi nội dung tương ứng là số thứ tự, tên của vật tư, nhãn hiệu cụ thể, quy cách, đơn vị tính của từng loại vật tư được tiến hành kiểm kê trong kho hàng.

- Cột 1 sẽ cần ghi đơn giá tương ứng của các loại vật tư đó (tùy theo doanh nghiệp mà đơn vị của đơn giá sẽ được ghi sao cho phù hợp nhất).

- Cột 2 và 3 sẽ ghi số lượng, số tiền của các vật tư theo như sổ kế toán của doanh nghiệp.

- Cột 4 và 5 cũng sẽ ghi số lượng, đơn giá nhưng dựa trên quá trình kiểm kê thực tế.

- Trong trường hợp nếu như so với sổ kế toán mà thừa thì sẽ ghi vào cột 6, 7. Còn nếu thiếu thì sẽ ghi đúng vào cột 8, 9. 

- Cột 10 sẽ ghi phẩm chất lương ứng của các loại vật tư là tốt 100%. Cột 11 sẽ là kém phẩm chất và cột 12 là mất phẩm chất.

Trong trường hợp khi thực hiện việc kiểm kê mà có sự chênh lệch nhất định thì phải trình báo lên với giám đốc, quản lý doanh nghiệp để tiến hành giải quyết sự chênh lệch này.

Cuối cùng, khi các cột thông tin được hoàn thiện, biên bản được thông qua thì những người có trách nhiệm sẽ tiến hành ký xác nhận vào trong biên bản.

Trên đây chính là những thông tin chi tiết về mẫu biên bản kiểm kê vật tư gửi tới các bạn. Mong rằng, qua chia sẻ trong bài, các bạn đã hiểu rõ hơn về mẫu biên bản này cũng như có thể dễ dàng hơn trong quy trình lập biên bản kiểm kê vật tư một cách nhanh chóng.