1. Mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng là gì?

Mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng chính là một văn bản xuất hiện trong doanh nghiệp, bên trong là toàn bộ nội dung về hàng hóa hỏng cần được hủy theo quy định của Nhà nước.

Thông thường các doanh nghiệp hoạt động mảng thực phẩm sẽ sử dụng tới mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng này nhiều hơn so với những doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực khác. Bởi lẽ đồ ăn hay đồ uống là những thứ có hạn sử dụng ngắn, trong khi lượng hàng tiêu thụ ra không kịp.

Biên bản hủy hàng hóa hỏng có hiệu lực khi có sự chứng kiến của các thành viên liên quan.

Trước khi tìm hiểu cách lập biên bản huỷ hàng hỏng, bạn nên biết mục đích của mẫu văn bản này là gì để cho ra nội dung chính xác. Và thông tin đó sẽ được làm rõ ở phần tiếp theo, mời bạn theo dõi.

Xem thêm: [CẬP NHẬT] Mẫu hợp đồng vận chuyển hàng hóa mới nhất hiện nay

2. Các trường hợp sử dụng mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng

Hiện nay, có khá nhiều nguyên nhân khiến cho hàng hóa trong kho của doanh nghiệp bị hư hỏng, do đó doanh nghiệp cần đưa ra giải pháp huỷ số hàng hỏng để đảm bảo không làm ảnh hưởng tới các mặt hàng khác.

Ngoài ra, việc huỷ hàng hư hỏng còn giúp cho doanh nghiệp hạn chế việc giao nhầm hàng, điều này rất dễ khiến khách hàng khiếu nại.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ sử dụng tới mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng trong những trường hợp sau đây:

Thứ nhất, hàng trong kho có thời gian lưu trữ quá lâu, khoảng thời gian này vượt quá so với ngày hết hạn sử dụng. Đối với những sản phẩm như vậy doanh nghiệp cần kiểm tra và phát hiện kịp thời, sau đó tiến hành lập biên bản huỷ chúng.

Thứ hai, hàng hóa trong kho bị hư hỏng sau khi sản xuất, được bộ phận kiểm tra chất lượng phát hiện và chúng buộc phải bị tiêu huỷ. Lúc này doanh nghiệp cũng sẽ phải lập biên bản để thống kê và xác nhận số lượng, mặt hàng đã bị huỷ.

Thứ ba, cơ quan có thẩm quyền sẽ thường xuyên thanh tra, kiểm tra các cơ sở sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện những sai phạm không đáng có. Trong trường hợp này nếu như họ phát hiện bất cứ lô hàng nào không đảm bảo tiêu chuẩn, làm sai quy cách thì đều phải lập biên bản yêu cầu tiêu huỷ số hàng hoá đó.

Trên đây là một vài trường hợp cần sử dụng tới biên bản tiêu huỷ hàng hoá hư hỏng. Vậy bạn đã biết nội dung của mẫu biên bản này được trình bày như thế nào chưa? Cùng khám phá những thông tin dưới đây và cập nhật ngay nếu bạn quan tâm nhé.

3. Cách lập biên bản hủy hàng hóa hỏng dân văn phòng nên biết

Thường thì mẫu biên bản huỷ hàng hoá cũng được cấu tạo tương tự như các mẫu biên bản hay văn bản hành chính khác, thành phần chính vẫn bao gồm 3 phần đó là phần mở đầu, phần nội dung chính và phần kết.

Nếu chưa có kinh nghiệm thì có lẽ việc tham khảo hướng dẫn viết nội dung từng phần đối với bạn là cần thiết. Hãy xem với mẫu biên bản này thì bạn cần trình bày những thông tin như thế nào nhé.

3.1. Cách viết phần đầu biên bản hủy hàng hóa hỏng

Biên bản hủy hàng hóa hỏng được bắt đầu với tên doanh nghiệp và Quốc hiệu - Tiêu ngữ. Đối với những văn bản không cần đề tên doanh nghiệp thì Quốc hiệu và Tiêu ngữ sẽ đứng độc lập ở chính giữa, tuy nhiên trong biên bản huỷ hàng hoá lại có cả tên doanh nghiệp cho nên khi trình bày bạn cần cân nhắc vị trí của 2 yếu tố này.

Thông thường, cả 2 yếu tố này sẽ được sắp xếp ở hàng đầu tiên trên cùng, tuy nhiên mỗi yếu tố sẽ được đứng gọn ở một bên trái hoặc phải để tạo sự cân xứng cho văn bản.

Bên dưới tên doanh nghiệp cần ghi rõ số biên bản, còn dưới Quốc hiệu - Tiêu ngữ bạn cần ghi rõ ngày tháng năm lập biên bản.

Tiêu đề của biên bản khá quan trọng, chính vì thế bạn không được phép quên hay bỏ qua nó. Khi trình bày hãy viết chữ in hoa toàn bộ đồng thời căn chỉnh ra giữa dòng để tạo sự nổi bật. Nhìn vào đó người đọc sẽ phân biệt với những mẫu biên bản khác.

Bạn có thể kết thúc phần mở đầu ngay sau khi đưa ra các căn cứ hợp lý với biên bản huỷ hàng hoá. Những căn cứ này có thể dựa vào những quyết định mà công ty ban hành trước đó có liên quan tới hàng hóa hỏng, căn cứ vào biên bản kiểm kê cùng với đề xuất huỷ hàng do các bộ phận gửi,...

Mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng có được chấp nhận hay không phần lớn là nội dung trong biên bản có chuẩn xác hay không. Vậy làm sao để có một nội dung biên bản chuẩn chỉnh nhất?

Xem thêm: Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa - cập nhật thông tin chi tiết

3.2. Cách viết nội dung chính trong biên bản hủy hàng hóa hỏng

Trước khi kê khai các sản phẩm bị hỏng cần tiêu huỷ, người soạn thảo văn bản cần nêu rõ những thành viên tham gia trong việc xác nhận hàng hóa hỏng này gồm những ai? Chức vụ là gì trong công ty? Họ thuộc phòng ban nào?

Sau đó thì bắt đầu tiến hành liệt kê danh sách các hàng hóa hỏng. Khi tiến hành kê khai danh mục sản phẩm hỏng, bạn có thể lập bảng với các trường nội dung liên quan để nội dung trở nên dễ hiểu.

Khi lập bảng, người soạn thảo biên bản huỷ hàng hỏng cần đề cập tới những thông tin sau đây:

- Số thứ tự

- Tên hàng hóa hỏng

- Đơn vị tính

- Số lượng sản phẩm

- Ngày nhập kho

- Ngày hết hạn sử dụng

Khép lại phần nội dung chính trong biên bản huỷ hàng hoá bị hỏng, bạn có thể chuyển qua phần kết trước khi kết thúc mẫu biên bản này. Nội dung sau đó sẽ được thể hiện như thế nào, mời bạn theo dõi ngay thông tin dưới đây.

3.3. Cách viết phần kết trong biên bản hủy hàng hóa hỏng

Cuối cùng, không thể thiếu phần chữ ký. Vì có nhiều người tham gia vào việc kiểm kê hàng hỏng, cho nên phần chữ ký cũng sẽ có nhiều người. Cụ thể, cần chữ ký của kế toán, nhân viên kho hàng, bảo vệ và Giám đốc.

4. Lưu ý khi trình bày mẫu biên bản huỷ hàng hỏng

Không chỉ 1 người xem, mẫu biên bản hủy hàng hóa hỏng được trình lên nhiều cấp lãnh đạo sau đó mới được duyệt. Vì vậy, người soạn thảo cần làm chắc, làm kỹ và chuẩn xác đối với biên bản này.

Bạn nhất định phải bỏ ra thời gian để tìm hiểu và nghiên cứu những điều mình chưa biết, từ đó mẫu biên bản mới trở nên hoàn hảo.

Một lưu ý dành cho những ai có nhiệm vụ soạn thảo biên bản hủy hàng hóa hỏng đó chính là lỗi chính tả, dùng 2 màu mực, sử dụng từ tối nghĩa hoặc từ địa phương,...

Dựa vào những hướng dẫn viết mẫu biên bản huỷ hàng hoá hỏng trên đây mong rằng các bạn nhân viên phụ trách việc soạn thảo sẽ nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Để cập nhật thêm nhiều tin tức bổ ích khác hãy truy cập website vieclam123.vn thường xuyên bạn nhé.