1. Thế nào là mẫu biên bản họp hội đồng thành viên?

Mô hình hoạt động của công ty TNHH và công ty hợp danh là mô hình Hội đồng thành viên. Khi muốn tiến hành cuộc họp thì hai mô hình này phải tập hợp hội đồng thành viên và tiến hành cuộc họp.

Khi cuộc họp được diễn ra thì Hội đồng thành viên có quyền biểu quyết các công việc được đưa ra trong cuộc họp. Để thực hiện được điều này thì cuộc họp phải có biên bản họp hội đồng để ghi lại cuộc họp đó.

Vậy biên bản họp hội đồng thành viên là biên bản ghi nhận các nội dung, ý kiến và những biểu quyết tại cuộc họp. Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên sẽ ghi lại tất cả các nội dung, ý kiến của cuộc họp. Đồng thời ghi lại các thông tin của người tham gia, diễn biến, kết quả bỏ phiếu và kết quả cuối cùng của cuộc họp.

Biên bản họp hội đồng thành viên là một trong những cơ sở để đưa ra các quyết định và nghị quyết có liên quan đến tổ chức, hoạt động trong công ty hay những giao dịch được thực hiện với khách hàng và đối tác.

Biên bản họp hội đồng thành viên là văn bản được pháp luật quy định về hình thức và nội dung nên các thông tin trong biên bản phải đảm bảo chính xác, trung thực.

Xem thêm: Mô tả mẫu biên bản đối thoại định kỳ tại doanh nghiệp mới nhất

2. Tìm hiểu về cách viết mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

2.1. Điều kiện có thể tiến hành cuộc họp hội đồng thành viên

Để tiến hành cuộc họp thành viên thì số người tham gia cuộc họp phải phải chiếm ít nhất hai phần ba tổng số thành viên.

Nghị quyết của Hội đồng thành viên sẽ được thực hiện khi có hơn một nửa số thành viên dự họp tán thành biểu quyết.

Để sửa đổi, bổ sung điều lệ, tổ chức lại công ty và chuyển nhượng vốn điều lệ thì phải được ít nhất ba phần tư số thành viên dự họp tán thành.

Nghị quyết của Hội đồng thành viên sẽ có hiệu lực tính từ ngày được thông qua nghị quyết, trừ trường hợp công ty có các quy định khác.

2.2. Hướng dẫn viết mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

2.2.1. Phần mở đầu biên bản họp hội đồng thành viên

Trong phần mở đầu của mẫu biên bản họp hội đồng thành viên sẽ không thể thiếu các thông tin về Quốc hiệu và tiêu ngữ, ngày tháng năm viết đơn được trình bày ở lề bên phải. Lề bên trái sẽ là tên của công ty.

Tiếp đến sẽ là tên của biên bản: BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY ….

Các thông tin về giờ họp và địa điểm họp

Phần này sẽ ghi các thông tin của công ty bao gồm:

- Tên đầy đủ của công ty

- Giấy phép kinh doanh số…. đăng ký ngày….

- Trụ sở của công ty

- Người đại diện theo pháp luật và chức vụ của người đó

2.2.2. Phần nội dung mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

- Nêu mục đích của cuộc họp

- Tên các thành viên có mặt tham dự

- Đề cập đến các nội dung được đưa ra trong cuộc họp: có thể có nhiều nội dung khác nhau.

- Tóm tắt ý kiến của các thành viên khi đưa ra trong cuộc họp.

- Thông tin về việc biểu quyết trong cuộc họp: biểu quyết tán thành và biểu quyết không tán thành của từng vấn đề (đưa ra % cụ thể).

- Các quyết định được thông qua và không được thông qua trong cuộc họp.

- Kết luận của biên bản về việc các nội dung trong biên bản sẽ được thông qua tại cuộc họp Hội đồng thành viên của Công ty. Văn bản này sẽ phù hợp với quy định tại điều lệ của Công ty và có hiệu lực thi hành từ ngày ký.

- Thông tin về số lượng biên bản và giá trị hiệu lực của các biên bản đó.

Ngoài các nội dung đã nêu ở trên, nếu có các vấn đề phát sinh thì thư ký sẽ đưa vào trong biên bản họp hội đồng thành viên.

Xem thêm: Soạn thảo mẫu biên bản làm việc giữa 2 bên chuẩn nhất

2.2.3. Phần kết mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

- Tên, chữ ký, kèm theo dấu của giám đốc

- Tên, chữ ký của thư ký cuộc họp

- Tên và chữ ký của các thành viên tham gia cuộc họp Hội đồng thành viên.

3. Hội đồng thành viên có quyền và nghĩa vụ gì khi tham gia?

Khi tham dự cuộc họp Hội đồng thành viên sẽ có các quyền và nghĩa vụ như sau:

- Nhân danh chủ sở hữu công ty sẽ thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty

- Nhân danh công ty sẽ thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty. Trừ quyền, nghĩa vụ của Giám đốc hay Tổng giám đốc

- Hội đồng thành viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, cùng với chủ sở hữu công ty về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.

Đặc biệt, Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ do chủ sở hữu bổ nhiệm hoặc các thành viên của Hội đồng thành viên bầu theo nguyên tắc quá bán.

Theo quy định Điều 61 của Luật Doanh nghiệp 2014 thì Biên bản họp thành viên là biên bản ghi lại nội dung cuộc họp để thông qua các công việc của Công ty. Vì bất kỳ một quyết định được đưa ra đều phải nhận được sự đồng tình của các thành viên.

Trong cuộc họp của hội đồng thành viên thì diễn biến của cuộc họp có thể được ghi âm và lưu trữ dưới hình thức điện từ khác. Điều đó phải được làm xong ngay trước khi kết thúc cuộc họp.

4. Lưu ý khi viết mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

Người lập biên bản cần phải lưu ý những điều sau để lập biên bản họp hội đồng thành viên:

- Biên bản của cuộc họp hội đồng thành viên sẽ không bắt buộc được lập dưới dạng văn bản. Nhưng người phụ trách cần phải tiến hành ghi chép hoặc đánh máy các nội dung để biên bản thuận tiện cho việc lưu trữ, tìm kiếm sau này.

- Các thông tin trong văn bản phải được trình bày theo một bố cục rõ ràng để nội dung của mẫu biên bản họp hội đồng thành viên được thể hiện rõ nhất.

- Không thể thiếu được Quốc hiệu và Tiêu ngữ trong biên bản.

- Có thể có nhiều nội dung trong biên bản họp hội đồng thành viên nhưng các nội dung đó phải đảm bảo được các nội dung cần thiết phải có.

- Biên bản phải tóm tắt được các ý kiến của tất cả các thành viên khi tham dự cuộc họp để ghi nhận các ý kiến, quan điểm đóng góp của các thành viên khi biểu quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý trong công ty.

- Các vấn đề được đưa ra bàn luận thì cần ghi ra số phiếu các lưu ý về giá trị của số phiếu. Vì mỗi số phiếu biểu quyết của mỗi thành viên có thể sẽ khác nhau và phụ thuộc và tỷ lệ góp vốn của thành viên đó trong công ty.

- Trước khi cuộc họp kết thúc thì người lập biên bản sẽ đọc lại biên bản cho toàn bộ các thành viên tham gia. Khi cuộc họp kết thúc thì chủ tọa cần phải ký tên, đóng dấu và có các chữ của người có mặt.

Trên đây là cách viết biên bản họp hội đồng thành viên mà bạn có thể tham khảo. Hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết này bạn đọc có thể hiểu được các nội dung mà một mẫu biên bản họp hội đồng thành viên cần phải có. Từ các thông tin vieclam123 cung cấp bạn có thể soạn được một biên bản đúng trong trường hợp cần thiết.