Mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị được viết thế nào? Có nội dung cũng như là hình thức ra sao? Tìm hiểu kỹ về cách viết mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị để sử dụng trong các cuộc họp hội đồng quản trị tại doanh nghiệp.
MỤC LỤC
Hiện nay, hệ thống doanh nghiệp tại nước ta nổi bật lên với hai loại hình cụ thể gồm loại hình công ty Trách nhiệm hữu hạn và loại hình công ty Cổ phần. Trong công ty Trách nhiệm hữu hạn thì có Hội đồng thành viên, còn trong Công ty Cổ phần thì lại có Hội đồng quản trị.
Qua phân tích trên, chúng ta có thể thấy rằng mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị là mẫu văn bản được hình thành khi mà diễn ra cuộc họp đối với Hội đồng quản trị trong các công ty Cổ phần. Đây là mẫu văn bản bắt buộc phải có trong cuộc họp, ghi lại toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, những nội dung diễn ra trong cuộc họp và có đầy đủ các yếu tố khác.
Chúng ta vừa tìm hiểu một cách sơ lược về mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị, từ đó có cơ sở để hiểu sâu hơn về mẫu biên bản này và tìm ra cách viết chuẩn, đúng quy định để tạo nên những hiệu quả và đúng quy trình của cuộc họp Hội đồng quản trị nói riêng và các cuộc họp tại Doanh nghiệp nói chung.
Xem thêm: Nội dung mẫu biên bản họp chuyển nhượng cổ phần bạn đã nắm rõ?
Pháp luật có quy định rõ tại Điều số 158 trong bộ Luật Doanh nghiệp được ban hành 2020 đối với nội dung của Biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị.
Một vài điểm đáng chú ý trong quy định như sau:
- Bắt đầu cuộc họp cho tới khi kết thúc đối với cuộc họp Hội đồng quản trị sẽ cần phải ghi âm lại tùy vào mức độ và tính chất của cuộc họp, lưu giữ dưới nhiều hình thức khác nhau.
Trong biên bản họp này thì người viết có thể viết bằng văn bản tiếng Việt và cũng có thể dịch thuật ra văn bản nước ngoài khác dựa vào nội dung và mục đích họp. Hai bản biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài sẽ có hiệu lực tương đương, tuy nhiên nếu trường hợp trong biên bản được dịch sang tiếng nước ngoài không đúng với văn bản tiếng Việt thì chỉ văn bản bằng tiếng Việt mới có hiệu lực.
- Biên bản phải có đầy đủ các nội dung cần thiết trong cuộc họp, thể hiện rõ các các câu chữ, lối hành văn phù hợp, xúc tích, không viết dài dòng.
- Nếu trường hợp Chủ tọa không ký biên bản mà biên bản vẫn đảm bảo về nội dung và dược các thành viên đã tham dự vào cuộc họp ký thì Biên bản này vẫn sẽ có tính hiệu lực.
- Đảm bảo về độ trung thực, ấn tượng, chính xác về khía cạnh nội dung ghi trong biên bản, cũng là độ chính xác của các nội dung được làm rõ trong cuộc họp.
- Biên bản họp này cùng với những tài liệu, công cụ được dùng phục vụ cuộc họp đều được lưu lại tại trụ sở của doanh nghiệp.
Sau đây là hướng dẫn cùng với kinh nghiệm giúp cho bạn có thể viết được nội dung mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị như sau:
Trong Biên bản họp Hội đồng quản trị, người viết cần phải chuẩn bị trước mẫu văn bản với bố cục và khung mẫu sẵn với đủ các phần nội dung chi tiết như sau:
- Phần đầu mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị
Phần này gồm các yếu tố, thông tin về tên đơn vị, số hiệu văn bản, hình thức, thể thức, tên văn bản, thời gian họp và một số thông tin của doanh nghiệp.
- Phần nội dung của Biên bản họp Hội đồng quản trị:
Trong nội dung của biên bản họp này, người viết sẽ viết thông tin liên quan tới các thành viên và nội dung chính của cuộc họp.
- Phần kết của chữ ký của người tham gia họp, của người thư ký cuộc họp và chủ tọa.
Xem thêm: Mẫu biên bản cuộc họp công ty và hướng dẫn cách ghi chi tiết
Viết nội dung từng phần để tạo nên mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị chuyên nghiệp:
Trong phần đầu tiên này, người viết phải đảm bảo có những yếu tố như sau:
- Tên đơn vị diễn ra cuộc họp Hội đồng quản trị: Viết chữ in hoa, được bôi chữ đậm, viết trên đầu phía tay trái của Biên bản. Tên công ty không được viết tắt, phải viết rõ ràng CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
- Số hiệu của biên bản: Bạn ghi số hiệu ở ngay dưới của tên đơn vị, ghi theo thứ tự số văn bản trong văn thư doanh nghiệp của bạn. Phần số hiệu được ghi cụ thể như sau:
Số: .../năm/BB-HĐQT
Sau “Số” là dấu hai chấm (:), phía sau chữ số văn bản là dấu gạch chéo (/) và ghi năm, tiếp theo là dấu gạch chéo và ghi tên văn bản theo ký hiệu viết tắt BB-HĐQT. Đối với tên loại văn bản và tên của Hội đồng quản trị cần được ngăn cách bởi dấu gạch ngang (-) và viết liền, không có dấu cách.
- Quốc hiệu – Tiêu ngữ: được ghi ở phía bên tay phải văn bản, trên cùng, viết theo quy định của văn bản hành chính cụ thể.
- Tên văn bản: Bạn ghi rõ BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ và được bôi đậm, chữ thẳng đứng, được căn giữa. Ngay phía dưới tên văn bản là tên đầy đủ của doanh nghiệp tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị.
- Nội dung chính của cuộc họp sẽ được nêu ngắn gọn trong phần V/v được viết ở ngay phía dưới của phần số hiệu văn bản, căn trái.
- Thời gian, địa điểm cụ thể diễn ra cuộc họp Hội đồng Quản trị: Bạn cần ghi rõ từng chi tiết về giờ, phút, ngày, tháng và năm cụ thể. Địa điểm thì ghi tên của trụ sở chính công ty diễn ra cuộc họp.
- Thông tin mã số của doanh nghiệp và ngày cấp mã số đó.
- Nhắc lại một lần nữa nội dung, vấn đề được bàn tới trong cuộc họp này.
Về mặt nội dung thì sẽ có các ý chính gồm: Thông tin của các thành phần có mặt tham gia vào trong cuộc họp và nội dung chính của cuộc họp.
+) Về thành phần tham gia:
Bạn cần đề cập rõ thông tin của các đối tượng sau:
- Thành viên của HĐQT: gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên.
- Chủ tọa cùng với thư ký của cuộc họp: ghi rõ họ tên, chức vụ của từng người.
+) Về nội dung của cuộc họp HĐQT
Người viết biên bản cần phải ghi rõ từng nội dung chính được bàn luận trong cuộc họp, ghi ngắn gọn nhưng vẫn phải đủ ý để giúp cho các thành viên và người đọc biên bản có thể hiểu rõ được nội dung.
Sau đó, cần ghi về tình hình kết quả biểu quyết đối với nội dung cụ thể đó:
- Nêu rõ tổng số lượng thành viên tham dự tán thành, đồng ý với nội dung.
- Nêu rõ tổng số lượng thành viên tham dự KHÔNG tán thành với nội dung.
- Nêu rõ tổng số lượng thành viên tham dự mà không đưa ra ý kiến.
Cuối cùng là kết luận về tỷ lệ đối với người tán thành các vấn đề trong cuộc họp, tỷ lệ này tính bằng phần trăm trên tổng số người không tán thành và người không có ý kiến.
Khi đã tính toán và có kết quả về tỷ lệ người đồng ý biểu quyết tán thành, người viết cần nêu rõ thời gian kết thúc của cuộc họp này, cam đoan về việc ký vào biên bản họp của các thành viên tham dự.
Tiếp theo, ghi rõ số lượng của Biên bản được lập ra cụ thể, tính chất pháp lý của các bản được tạo ra, địa chỉ lưu và gửi Biên bản cụ thể.
Cuối cùng là chữ ký của các thành viên tham dự họp trong HĐQT, chữ ký của Thư ký và của Chủ tọa.
Tải mẫu Biên bản họp HĐQT:
bien-ban-hop-hoi-dong-quan-tri.doc
Bien_Ban_Hop_Hoi_Dong_Quan_Tri.doc
Bien_Ban_Hop_Hoi_Dong_Quan_Tri.pdf
Như thế, mẫu Biên bản họp Hội đồng quản trị được hướng dẫn chi tiết dưới đây sẽ giúp tạo nên văn bản Biên bản hoàn thiện, đúng quy định và có giá trị với đầy đủ các nội dung, tuân thủ đúng hình thức lập Biên bản họp. Truy cập thường xuyên vào vieclam123 để đọc thêm nhiều thông tin bổ ích khác nhé.
Ngoài mẫu Biên bản họp HĐQT thì vieclam123.vn cũng cung cấp về hướng dẫn viết mẫu Quyết định Bổ nhiệm giám đốc.
MỤC LỤC
14/07/2023
13/07/2023
11/04/2023
22/03/2023